Nguồn ngân sách và kinh phí trường học là cơ sở để kế toán xác định đúng nguồn hình thành, mục đích sử dụng và phạm vi theo dõi của từng khoản thu, chi. Việc phân loại rõ ngân sách nhà nước, nguồn thu sự nghiệp, tài trợ và các nguồn hợp pháp khác giúp nhà trường hạn chế sử dụng lẫn nguồn và thuận lợi hơn khi đối chiếu, khóa sổ và quyết toán.
Muốn hiểu tài chính trường học, trước tiên phải biết tiền của trường đến từ đâu
Tài chính trường học công lập không chỉ có một dòng tiền duy nhất từ ngân sách nhà nước. Trong cùng một năm, trường có thể đồng thời nhận dự toán ngân sách, nguồn thu học phí hoặc nguồn hỗ trợ học phí, doanh thu dịch vụ, tài trợ, kinh phí thực hiện nhiệm vụ riêng và các khoản thu hộ – chi hộ. Mỗi dòng tiền có bản chất, mục đích sử dụng và cách theo dõi khác nhau.
Từ năm ngân sách 2026, việc quản lý ngân sách phải đặt trong khung của Luật Ngân sách nhà nước số 89/2025/QH15. Đồng thời, trường công lập vẫn thực hiện kế toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC. Vì vậy, trước khi định khoản, kế toán phải trả lời được một câu hỏi nền tảng: khoản tiền này hình thành từ cơ chế nào và nhà trường có quyền sử dụng đến đâu?
Vì sao trường học không chỉ có một nguồn kinh phí?
Trường công lập vừa thực hiện nhiệm vụ giáo dục do Nhà nước giao, vừa có thể cung cấp một số dịch vụ giáo dục hoặc dịch vụ hỗ trợ theo quy định. Do đó, nguồn tài chính của trường hình thành từ nhiều cơ chế khác nhau chứ không chỉ từ dự toán ngân sách.
Ngoài ra, từng nhiệm vụ cũng có thể được cấp kinh phí theo cách khác nhau. Một khoản dùng trả lương thường xuyên, một khoản mua thiết bị cho chương trình riêng và một khoản tài trợ để xây thư viện không thể được xem là cùng một nguồn dù tất cả đều đang nằm trong tài khoản của trường.
Bản đồ các dòng tiền thường xuất hiện trong trường học
Có thể hình dung dòng tiền của trường theo sáu nhóm lớn: ngân sách nhà nước; học phí và các khoản hỗ trợ học phí; doanh thu dịch vụ; tài trợ hoặc viện trợ; nguồn phục vụ đầu tư, mua sắm; và các khoản thu hộ – chi hộ.
Mỗi nhóm lại có thể chia nhỏ theo nhiệm vụ, niên độ, đối tượng hoặc mục đích. Chính việc xây bản đồ này giúp kế toán không nhầm giữa “tiền đang có trong tài khoản” và “nguồn mà trường thực sự được quyền sử dụng”.
Nguồn tiền nào thuộc ngân sách, nguồn nào không thuộc ngân sách?
Nguồn ngân sách là khoản được cấp, giao hoặc bố trí từ ngân sách nhà nước theo dự toán, nhiệm vụ, chương trình hoặc cơ chế ngân sách tương ứng. Trường phải theo dõi việc giao dự toán, sử dụng và quyết toán theo quy định về ngân sách.
Ngược lại, một số khoản như doanh thu dịch vụ, tài trợ hoặc khoản thu hợp pháp khác có thể không mang bản chất dự toán NSNN. Tuy nhiên, “không phải ngân sách” không đồng nghĩa trường được sử dụng tùy ý; chúng vẫn chịu điều chỉnh của cơ chế tài chính, quyết định phê duyệt và quy định chuyên ngành.
Vì sao xác định sai nguồn kinh phí có thể làm sai toàn bộ báo cáo?
Nếu một khoản chi từ nguồn nhiệm vụ riêng lại được ghi vào nguồn hoạt động thường xuyên, số quyết toán của cả hai nguồn đều bị sai. Một nguồn có thể bị thể hiện là chưa sử dụng trong khi nguồn khác lại bị ghi chi vượt.
Sai nguồn còn kéo theo sai báo cáo quản trị, sai số dư cuối năm và sai cách xử lý chuyển nguồn hoặc quyết toán. Vì vậy, nguồn kinh phí phải được xác định tại thời điểm nghiệp vụ phát sinh, không nên chờ đến cuối năm mới phân loại lại.
Nguồn ngân sách nhà nước trong trường học được hình thành như thế nào?
Nguồn ngân sách của trường hình thành thông qua quá trình lập dự toán, phân bổ, giao dự toán và điều chỉnh theo thẩm quyền. Trường không chỉ cần biết “được cấp bao nhiêu” mà còn phải biết số tiền được cấp cho nhiệm vụ gì, thuộc niên độ nào và điều kiện sử dụng ra sao.
Luật Ngân sách nhà nước 2025 áp dụng từ năm ngân sách 2026 tiếp tục đặt việc lập, chấp hành, quyết toán và công khai ngân sách trong một chu trình thống nhất. Điều này có nghĩa kế toán trường phải theo dõi nguồn từ lúc được giao đến khi quyết toán, không chỉ tại thời điểm rút tiền.
Ngân sách cấp cho hoạt động thường xuyên
Đây là nhóm kinh phí phục vụ những hoạt động có tính chất thường xuyên của đơn vị theo cơ chế được giao. Tùy mức độ tự chủ và quyết định giao dự toán, khoản kinh phí có thể được quản lý trong phạm vi tự chủ hoặc theo nội dung không giao tự chủ.
Kế toán cần theo dõi riêng dự toán được giao, số đã sử dụng và phần còn lại. Không nên hiểu rằng cứ hoạt động xảy ra thường xuyên thì tất cả đều thuộc một nguồn; vẫn phải căn cứ quyết định giao dự toán và cơ chế tài chính cụ thể.
Ngân sách cấp cho nhiệm vụ không thường xuyên
Các nhiệm vụ phát sinh riêng như tổ chức kỳ thi, đào tạo chuyên đề, thực hiện đề án hoặc sửa chữa đặc thù có thể được bố trí kinh phí không thường xuyên.
Những nguồn này nên được mở mã nhiệm vụ riêng ngay từ đầu. Nếu trộn chung với nguồn thường xuyên, cuối năm rất khó chứng minh khoản tiền đã được sử dụng đúng nhiệm vụ được giao.
Kinh phí cấp theo chương trình, đề án hoặc nhiệm vụ cụ thể
Một chương trình có thể quy định rõ mục tiêu, đối tượng, nội dung chi và thời gian thực hiện. Khi trường tiếp nhận kinh phí, kế toán phải gắn khoản tiền với đúng mã chương trình hoặc nhiệm vụ.
Chi phí phát sinh cũng phải được tập hợp theo cùng mã. Cách làm này giúp khi quyết toán có thể đi từ tổng số của chương trình xuống từng hóa đơn và chứng từ thay vì lọc thủ công toàn bộ sổ kế toán.
Kinh phí bổ sung trong năm được xử lý ra sao?
Kinh phí bổ sung phải có căn cứ từ quyết định điều chỉnh hoặc giao bổ sung. Kế toán cần cập nhật cả dự toán và mã nguồn tương ứng, tránh chỉ ghi tăng số tiền có thể sử dụng trên phần mềm.
Nếu nguồn bổ sung dành cho một nhiệm vụ mới thì phải mở mã nhiệm vụ mới. Nếu bổ sung cho nguồn hiện hữu, cần bảo đảm số điều chỉnh được thể hiện đúng niên độ và mục lục ngân sách tương ứng.
Học phí có phải là ngân sách của trường không?
Học phí không nên được đồng nhất với nguồn ngân sách nhà nước. Đây là khoản thu gắn với chính sách học phí và hoạt động giáo dục, được quản lý theo cơ chế riêng. Đặc biệt, từ ngày 03/09/2025, Nghị định 238/2025/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 81/2021/NĐ-CP và Nghị định 97/2023/NĐ-CP trong lĩnh vực học phí.
Đối với mầm non và phổ thông công lập, chính sách miễn hoặc hỗ trợ học phí hiện phải được đọc cùng Nghị định 238/2025/NĐ-CP và quy định cụ thể của địa phương. Vì vậy, khi kế toán nói “nguồn học phí”, cần xác định rõ đây là học phí người học trực tiếp nộp, phần được ngân sách hỗ trợ hay một dòng tiền khác.
Bản chất của nguồn thu học phí
Học phí gắn với việc cung cấp dịch vụ giáo dục theo cơ chế thu và chính sách học phí. Nó không phải là khoản ngân sách được giao theo dự toán chi thường xuyên chỉ vì trường công lập là đơn vị thu.
Khi chính sách quy định người học được miễn và ngân sách thực hiện hỗ trợ theo cơ chế tương ứng, kế toán còn phải phân biệt giữa quyền thu học phí và nguồn ngân sách hỗ trợ chính sách. Đây là lý do không nên sử dụng một mã nguồn duy nhất mang tên “học phí” cho mọi trường hợp.
Học phí được sử dụng cho những nhóm chi nào?
Việc sử dụng nguồn học phí phải phù hợp cơ chế tài chính áp dụng cho đơn vị và quy định về quản lý nguồn thu của cơ sở giáo dục. Trường không thể chỉ căn cứ việc tài khoản còn tiền để quyết định chi.
Trong quản trị nội bộ, trường nên theo dõi học phí gắn với hoạt động giáo dục, chi phí nhân sự, chuyên môn, quản lý và các nội dung được phép sử dụng. Việc mở chi tiết giúp chứng minh nguồn thu được sử dụng phù hợp với nhiệm vụ.
Học phí phải theo dõi khác ngân sách như thế nào?
Nguồn ngân sách phải theo dõi dự toán, số rút và quyết toán ngân sách. Học phí lại cần theo dõi doanh thu, công nợ người học, miễn giảm và số thực thu theo cơ chế kế toán.
Do đó, cùng một khoản chi tiền điện có thể được phân bổ cho hoạt động sử dụng ngân sách và hoạt động từ nguồn thu dịch vụ, nhưng phần nguồn và cách quản trị vẫn phải được tách riêng.
Sai lầm khi coi học phí là khoản tiền có thể chi tùy ý
Sai lầm thường gặp là nghĩ rằng học phí do phụ huynh đóng nên trường được toàn quyền sử dụng. Trên thực tế, trường công lập vẫn phải tuân thủ cơ chế tài chính, dự toán nội bộ, quy chế chi tiêu và các quy định liên quan.
Một rủi ro khác là dùng nguồn học phí cho khoản chi không liên quan đến hoạt động hoặc không đủ căn cứ. Dù tiền không phải rút trực tiếp từ dự toán NSNN, khoản chi vẫn có thể bị xem xét về tính hợp pháp và hợp lý.
Các khoản thu dịch vụ và hoạt động sự nghiệp – nguồn kinh phí thường bị bỏ sót
Ngoài học phí, trường có thể phát sinh doanh thu từ nhiều dịch vụ khác nhau tùy cấp học và mô hình hoạt động. Đây là nhóm nguồn dễ bị gom chung vào “thu khác” và mất khả năng phân tích.
Theo Thông tư 24, hoạt động dịch vụ của đơn vị sự nghiệp công lập phải được theo dõi theo bản chất doanh thu và chi phí. Vì vậy, kế toán trường nên thiết lập riêng từng hoạt động có quy mô hoặc cơ chế thu đáng kể.
Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ giáo dục
Nguồn này có thể phát sinh từ dịch vụ phù hợp chức năng của cơ sở giáo dục và được tổ chức theo quy định. Cần phân biệt học phí chính khóa với khoản thu dịch vụ để tránh sử dụng sai khái niệm.
Mỗi dịch vụ nên có căn cứ tổ chức, mức thu, đối tượng thu và cách sử dụng nguồn rõ ràng. Khi lập sổ, kế toán cần gắn doanh thu và chi phí của cùng dịch vụ để có thể đánh giá kết quả hoạt động.
Nguồn thu từ khai thác cơ sở vật chất
Nếu pháp luật và cơ chế quản lý tài sản công cho phép khai thác cơ sở vật chất trong trường hợp cụ thể, khoản thu phải được quản lý theo đúng phương án và thẩm quyền.
Không nên tự động xem khoản thu từ cho thuê hoặc khai thác tài sản là nguồn thu tự do của trường. Vì tài sản công còn chịu một lớp quy định riêng về quản lý, khai thác và xử lý nguồn thu.
Nguồn thu từ hoạt động liên kết
Hoạt động liên kết có thể phát sinh dòng tiền giữa trường và đơn vị đối tác. Kế toán phải đọc hợp đồng để xác định trường đang trực tiếp cung cấp dịch vụ, cùng thực hiện dịch vụ hay chỉ thu hộ một phần tiền.
Chỉ khi xác định được vai trò của trường mới biết khoản tiền phải ghi nhận là doanh thu, khoản phải trả hay một khoản thu khác. Tên gọi “liên kết” không tự động quyết định bản chất kế toán.
Khi nào nguồn thu dịch vụ cần theo dõi riêng từng hoạt động?
Nên tách riêng khi từng hoạt động có mức thu, chi phí hoặc đối tượng sử dụng khác nhau. Ví dụ dịch vụ bán trú và một chương trình kỹ năng có cấu trúc chi phí rất khác nhau.
Nếu gom chung, trường không biết dịch vụ nào đang thặng dư, dịch vụ nào chi vượt. Vì vậy, việc mở mã hoạt động riêng giúp cả kế toán và hiệu trưởng quản trị tốt hơn.
Tài trợ, viện trợ và đóng góp tự nguyện – nguồn tiền nhạy cảm nhất trong trường học
Tài trợ cho cơ sở giáo dục phải bảo đảm nguyên tắc tự nguyện, công khai và đúng mục đích. Thông tư 16/2018/TT-BGDĐT về tài trợ cho cơ sở giáo dục hiện vẫn được Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật ghi nhận là còn hiệu lực.
Chính vì liên quan phụ huynh và xã hội, đây là nguồn cần minh bạch đặc biệt. Một khoản được gọi là “tài trợ” nhưng thực tế áp mức bình quân hoặc gây áp lực đóng góp có thể làm sai bản chất tự nguyện của tài trợ.
Phân biệt tài trợ với khoản thu bắt buộc
Tài trợ phải xuất phát từ sự tự nguyện của tổ chức hoặc cá nhân. Trường không nên ấn định mức bắt buộc, đưa khoản tài trợ thành điều kiện để học sinh được hưởng dịch vụ giáo dục hoặc biến nó thành khoản thu bình quân.
Khoản thu bắt buộc chỉ có thể thực hiện khi có căn cứ pháp lý về nghĩa vụ nộp. Việc đổi tên một khoản bắt buộc thành “tự nguyện” không làm thay đổi bản chất.
Tài trợ bằng tiền và tài trợ bằng hiện vật khác nhau thế nào?
Tài trợ bằng tiền làm phát sinh dòng tiền và cần theo dõi số nhận, số sử dụng và số còn lại. Tài trợ bằng hiện vật lại có thể tạo ra vật tư, công cụ hoặc tài sản cố định.
Nếu nhận máy tính, máy chiếu hoặc thiết bị, trường còn phải thực hiện ghi nhận và quản lý tài sản tương ứng. Không có tiền vào tài khoản không có nghĩa không phát sinh nghiệp vụ kế toán.
Tài trợ có mục đích phải theo dõi ra sao?
Nếu nhà tài trợ xác định khoản tài trợ để xây thư viện, mua máy tính hoặc hỗ trợ học sinh, trường phải theo dõi riêng mục tiêu đó.
Chi từ nguồn tài trợ phải có khả năng truy từ chứng từ về đúng mục đích ban đầu. Không nên bù chéo sang hoạt động khác chỉ vì nguồn khác đang thiếu tiền.
Những khoản tài trợ nào dễ phát sinh rủi ro?
Rủi ro thường xuất hiện khi thu trực tiếp từ phụ huynh theo đầu học sinh, khi sử dụng danh nghĩa ban đại diện để tổ chức thu hoặc khi mục tiêu tài trợ không được công khai rõ.
Rủi ro khác là nhận hiện vật nhưng không định giá, không ghi sổ và không quản lý tài sản sau bàn giao. Khi kiểm kê, tài sản tồn tại nhưng không có nguồn gốc hồ sơ rõ ràng.
Thu hộ – chi hộ không phải là nguồn kinh phí thực sự của trường
Thu hộ là một trong những khái niệm dễ gây sai số nhất trong kế toán trường học. Tiền vào tài khoản trường nhưng trường chỉ giữ để chuyển cho bên khác thì về bản chất trường không phải là người hưởng doanh thu.
Vì vậy, phải phân biệt dòng tiền với nguồn kinh phí. “Tiền đi qua tài khoản trường” chưa đủ để kết luận đây là nguồn của trường.
Vì sao kế toán hay nhầm khoản thu hộ với doanh thu?
Lý do phổ biến là kế toán nhìn vào sao kê ngân hàng: tiền vào thì ghi thu, tiền ra thì ghi chi. Cách hạch toán theo dòng tiền như vậy dễ làm phình cả doanh thu lẫn chi phí.
Theo kế toán dồn tích, phải xác định quyền và nghĩa vụ. Nếu trường có nghĩa vụ chuyển tiền cho một bên khác thì khoản nhận vào có thể làm tăng khoản phải trả chứ không phải doanh thu.
Các khoản thu hộ thường gặp trong trường học
Tùy mô hình thực tế, trường có thể thu hộ một số khoản cho đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài nếu việc tổ chức thu phù hợp quy định. Không nên mặc nhiên coi mọi khoản như bảo hiểm, đồng phục, hoạt động ngoại khóa hay dịch vụ bên thứ ba đều là thu hộ; phải xem hợp đồng và vai trò của trường.
Nếu trường trực tiếp tổ chức, chịu trách nhiệm cung cấp và hưởng doanh thu thì bản chất có thể khác hoàn toàn. Vì vậy, phải xem từng khoản cụ thể.
Cách quản lý khoản thu hộ để không làm phình nguồn thu
Kế toán nên mở đối tượng phải trả cho đơn vị được thu hộ. Khi nhận tiền, tăng tiền và tăng khoản phải trả; khi chuyển tiền, giảm tiền và giảm khoản phải trả theo bản chất.
Đồng thời phải đối chiếu số đã thu, số đã chuyển và số còn treo. Nếu số thu hộ còn tồn lâu mà không có lý do, cần kiểm tra ngay.
Dấu hiệu nhận biết một khoản chỉ là thu hộ
Ba dấu hiệu quan trọng gồm: trường không phải bên cuối cùng được hưởng khoản tiền; tiền phải chuyển cho đơn vị khác; và trường không chịu trách nhiệm chính về việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ tương ứng.
Tuy nhiên, phải đọc đầy đủ hồ sơ. Nếu hợp đồng cho thấy trường trực tiếp cung cấp dịch vụ rồi thuê nhà thầu thực hiện một phần thì không thể đơn giản gọi toàn bộ khoản thu là thu hộ.
Kinh phí đầu tư và mua sắm tài sản – không thể quản lý như chi thường xuyên
Mua một hộp bút và đầu tư phòng máy đều làm tiền giảm nhưng bản chất hoàn toàn khác. Mua sắm tài sản có thể làm tăng giá trị tài sản của trường và kéo theo quản lý tài sản công trong nhiều năm.
Do đó, nguồn tài chính hình thành tài sản phải được theo dõi gắn với hồ sơ đầu tư, mua sắm, nghiệm thu và bàn giao.
Nguồn kinh phí mua sắm thiết bị
Thiết bị có thể được mua từ ngân sách, nguồn thu hoạt động, quỹ, tài trợ hoặc nguồn hợp pháp khác tùy trường hợp. Mỗi nguồn phải đáp ứng điều kiện sử dụng tương ứng.
Khi ghi tăng tài sản, kế toán không nên chỉ lưu hóa đơn. Hồ sơ cần cho phép xác định tài sản được hình thành từ nguồn nào và nhiệm vụ nào.
Nguồn kinh phí sửa chữa và cải tạo cơ sở vật chất
Chi sửa chữa thường xuyên có thể phục vụ duy trì hoạt động, trong khi cải tạo hoặc nâng cấp lớn có thể làm thay đổi giá trị tài sản.
Nguồn sử dụng phải phù hợp với dự toán hoặc phương án được duyệt. Không nên lấy một nguồn được bố trí cho hoạt động thường xuyên để tự ý sử dụng cho công trình có bản chất đầu tư hoặc nâng cấp.
Trường hợp một tài sản hình thành từ nhiều nguồn
Ví dụ phòng máy trị giá 600 triệu đồng có thể sử dụng 400 triệu ngân sách và 200 triệu tài trợ. Kế toán cần ghi nhận đầy đủ nguyên giá tài sản nhưng đồng thời lưu được cơ cấu nguồn hình thành.
Nếu không tách từ đầu, sau này khi báo cáo tài trợ hoặc quyết toán ngân sách sẽ rất khó xác định phần giá trị thuộc mỗi nguồn.
Vì sao phải theo dõi nguồn gắn với từng tài sản?
Thông tin này cần cho quản lý tài sản, kiểm toán, quyết toán và xử lý tài sản trong tương lai. Nó còn giúp chứng minh việc sử dụng nguồn đúng mục đích.
Đặc biệt với tài sản tài trợ có điều kiện, việc theo dõi nguồn giúp trường chứng minh tài sản vẫn được sử dụng đúng cam kết.
Một nguồn kinh phí đi qua trường học như thế nào từ lúc được cấp đến lúc quyết toán?
Nguồn kinh phí không xuất hiện và biến mất trong một bút toán. Nó có cả vòng đời từ phê duyệt, phân bổ, sử dụng, đối chiếu đến quyết toán.
Hiểu vòng đời giúp kế toán xây được hồ sơ đầy đủ cho từng nguồn thay vì lưu chứng từ rời rạc.
Bước 1 – hình thành nguồn và được phê duyệt
Điểm bắt đầu có thể là quyết định giao dự toán, quyết định tài trợ, hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản xác lập quyền thu.
Kế toán cần lưu căn cứ nguồn ngay khi phát sinh. Không nên chỉ đợi khi tiền vào tài khoản mới tạo mã nguồn.
Bước 2 – phân bổ nguồn cho từng nhiệm vụ
Một nguồn tổng có thể phục vụ nhiều hoạt động. Trường nên xác định kế hoạch phân bổ theo nhiệm vụ, bộ phận hoặc chương trình.
Đây là điểm kết nối giữa dự toán tài chính và kế toán. Nếu không phân bổ, trong năm kế toán chỉ biết tổng nguồn còn bao nhiêu nhưng không biết nhiệm vụ nào đã sử dụng vượt mức.
Bước 3 – phát sinh chi và kiểm tra hồ sơ
Mỗi khoản chi phải được kiểm tra đồng thời ba yếu tố: nội dung chi có hợp lệ không, có đúng nguồn không và còn đủ nguồn hay không.
Sau đó mới thực hiện thanh toán và hạch toán. Cách kiểm soát này giúp tránh tình trạng “chi đúng việc nhưng lấy sai nguồn”.
Bước 4 – đối chiếu và quyết toán
Cuối kỳ, số phát sinh trên kế toán phải được đối chiếu với Kho bạc, ngân hàng, dự toán, công nợ và hồ sơ nguồn.
Đối với nguồn phải quyết toán, từng khoản chi phải có khả năng truy về căn cứ nguồn ban đầu. Đây chính là vòng khép kín của quản lý kinh phí.
Cách xây dựng mã nguồn kinh phí để kế toán không bị “rối nguồn”
Phần mềm có thể có hàng trăm tài khoản nhưng nếu không thiết kế mã nguồn thì vẫn khó quản trị. Mã nguồn giúp gắn một nghiệp vụ với dòng tài chính tạo ra nó.
Một hệ thống tốt nên đơn giản, nhất quán và dễ mở rộng chứ không nên tạo mã quá dài khó nhớ.
Mỗi nguồn nên có mã theo dõi riêng
Ví dụ có thể xây NS-TX cho ngân sách thường xuyên, NS-NV cho nhiệm vụ riêng, HP cho học phí hoặc DV cho dịch vụ. Đây chỉ là mã nội bộ minh họa, không thay thế mã mục lục ngân sách chính thức.
Quan trọng là mọi kế toán sử dụng cùng quy ước. Không nên một người gọi “NS thường xuyên” còn người khác tạo mã “TX2026” cho cùng nguồn.
Kết hợp mã nguồn với mã nhiệm vụ
Một mã có thể gồm hai lớp: nguồn + nhiệm vụ. Ví dụ NSNV-TINHOC cho kinh phí NSNN thực hiện phòng tin học.
Nhờ vậy, khi lọc sổ kế toán trường vừa biết tổng nguồn NSNN nhiệm vụ riêng vừa biết riêng số đã sử dụng cho phòng tin học.
Có nên tách theo phòng ban hoặc bộ phận?
Nên tách nếu trường cần quản trị chi phí theo tổ, khoa hoặc bộ phận và dữ liệu thực tế đủ để phân bổ.
Tuy nhiên, không nên làm mã nguồn gánh quá nhiều chức năng. Phòng ban nên là một trường dữ liệu riêng, không nhất thiết đưa vào tên mã nguồn.
Mẫu cấu trúc mã nguồn dễ áp dụng
Có thể dùng cấu trúc: [Loại nguồn]-[Nhiệm vụ]-[Năm]. Ví dụ NS-NV01-26 hoặc TT-TV-26 đối với một nguồn tài trợ cho thư viện.
Đây là mã quản trị nội bộ nên trường có thể thiết kế phù hợp phần mềm. Nguyên tắc là nhìn mã phải biết nguồn nào, nhiệm vụ nào và niên độ nào.
8 lỗi quản lý nguồn ngân sách và kinh phí trường học thường gặp
Các lỗi về nguồn thường ít được nhìn thấy ngay vì tổng tiền và tổng chi vẫn có thể cân. Chúng chỉ bộc lộ khi quyết toán hoặc khi kiểm tra từng chương trình.
Tám lỗi đáng chú ý gồm: chi sai nguồn; không tách nhiệm vụ; ghi thu hộ thành doanh thu; không theo dõi tài trợ; không mở chi tiết theo niên độ; chuyển nguồn sai; gắn sai tài sản với nguồn; và chỉ kiểm tra tổng tiền thay vì kiểm tra từng nguồn.
Chi đúng nội dung nhưng sai nguồn
Một hóa đơn văn phòng phẩm có thể hoàn toàn hợp lệ nhưng nếu được thanh toán từ nguồn chỉ dành cho một đề án chuyên môn khác thì vẫn sai nguồn.
Đây là lý do kế toán phải kiểm tra “được chi từ nguồn nào” chứ không dừng ở “khoản này có được phép chi hay không”.
Không theo dõi riêng kinh phí có mục tiêu
Nguồn có mục tiêu phải gắn với đúng nhiệm vụ. Nếu hòa chung vào tiền hoạt động, khi nhiệm vụ kết thúc sẽ không biết còn dư bao nhiêu.
Cách xử lý tốt nhất là mở mã riêng từ ngày nhận quyết định và khóa việc hạch toán sai mã trên phần mềm nếu có thể.
Thu hộ nhưng ghi nhận thành nguồn thu
Lỗi này làm tăng giả doanh thu. Sau đó khi chuyển tiền cho đơn vị bên ngoài, kế toán lại ghi tăng chi phí, làm tổng thu – chi của trường phình lên dù trường không thực sự tạo ra hoạt động đó.
Phải chuyển cách nhìn từ “tiền vào – tiền ra” sang “quyền hưởng – nghĩa vụ phải trả”.
Nhận tài trợ nhưng không mở sổ theo dõi riêng
Nếu tài trợ được dùng chung với tiền khác, nhà trường có thể mất khả năng chứng minh việc sử dụng đúng mục tiêu.
Ngoài ra, tài trợ hiện vật không được ghi sổ sẽ tạo chênh lệch tài sản khi kiểm kê. Đây là lỗi rất dễ phát sinh ở các đợt vận động hỗ trợ thiết bị.
Bảng so sánh nhanh các nguồn tiền trong trường học
Việc so sánh theo bản chất giúp kế toán nhanh chóng phân loại trước khi đi vào tài khoản. Không nên dùng tiêu chí “tiền vào trường” làm điểm chung duy nhất.
Có thể so sánh theo bốn yếu tố: nguồn hình thành, quyền sử dụng, mục đích và nghĩa vụ quyết toán.
So sánh ngân sách nhà nước và học phí
NSNN hình thành qua cơ chế ngân sách, dự toán và phân bổ. Học phí hình thành từ chính sách học phí và quan hệ cung cấp dịch vụ giáo dục hoặc chính sách hỗ trợ tương ứng.
Hai nguồn đều phải được quản lý chặt nhưng cơ chế theo dõi khác nhau. NSNN nhấn mạnh dự toán và quyết toán; học phí nhấn mạnh quyền thu, công nợ, miễn giảm và doanh thu.
So sánh học phí và thu dịch vụ
Học phí là khoản thu được điều chỉnh trực tiếp bởi chính sách học phí. Nghị định 238/2025/NĐ-CP hiện là văn bản trung tâm về chính sách học phí và giá dịch vụ giáo dục.
Các khoản dịch vụ khác phải có căn cứ riêng về nội dung, mức thu và thẩm quyền. Không nên gọi mọi khoản phụ huynh nộp là “học phí”.
So sánh tài trợ và thu hộ
Tài trợ làm tăng nguồn lực của trường và được sử dụng cho mục đích tài trợ. Thu hộ lại làm phát sinh nghĩa vụ chuyển tiền cho người khác.
Một khoản tài trợ 100 triệu làm trường có thêm nguồn để thực hiện mục tiêu; còn 100 triệu thu hộ không làm trường giàu hơn về mặt kinh tế.
So sánh kinh phí thường xuyên và kinh phí nhiệm vụ riêng
Nguồn thường xuyên phục vụ hoạt động lặp lại theo cơ chế được giao. Nguồn nhiệm vụ riêng bị gắn chặt hơn với nội dung và phạm vi nhiệm vụ.
Do đó, nguồn nhiệm vụ riêng cần mở mã và theo dõi hồ sơ chặt hơn để quyết toán từng chương trình.
Case study – một trường có 5 nguồn tiền trong cùng một tháng phải quản lý thế nào?
Giả sử trong tháng 9 trường nhận 1 tỷ đồng dự toán hoạt động, 300 triệu đồng kinh phí mua thiết bị, phát sinh 200 triệu đồng nguồn học phí hoặc nguồn hỗ trợ tương ứng, nhận 100 triệu đồng tài trợ thư viện và thu hộ 50 triệu đồng cho một dịch vụ của bên thứ ba.
Tài khoản ngân hàng có thể tăng tổng cộng rất lớn, nhưng kế toán tuyệt đối không được coi tất cả là một “quỹ tiền chung”.
Tình huống giả định
Nguồn 1 phục vụ hoạt động thường xuyên; nguồn 2 chỉ dùng mua thiết bị; nguồn 3 gắn với hoạt động giáo dục; nguồn 4 chỉ dùng cho thư viện; nguồn 5 phải chuyển cho nhà cung cấp bên ngoài.
Ngay khi nhận, năm dòng này phải được gắn năm mã nguồn hoặc trạng thái quản lý khác nhau.
Bước phân loại từng nguồn
Kế toán căn cứ quyết định giao dự toán, chính sách thu, văn bản tài trợ và hợp đồng thu hộ để xác định bản chất.
Không lấy tài khoản ngân hàng làm căn cứ phân loại. Năm nguồn hoàn toàn có thể nằm chung một tài khoản ngân hàng nhưng vẫn phải tách trên sổ.
Bước gắn từng khoản chi vào đúng nguồn
Tiền điện phục vụ hoạt động chung có thể dùng nguồn thường xuyên theo dự toán; mua máy tính dùng nguồn thiết bị; sách thư viện sử dụng nguồn tài trợ.
Khoản thu hộ không được dùng tạm để thanh toán chi phí của trường chỉ vì chưa đến hạn chuyển cho nhà cung cấp.
Cuối tháng phải kiểm tra những gì?
Kiểm tra số được giao, số đã thu, số đã chi và số còn lại của từng nguồn. Riêng thu hộ kiểm tra số phải trả bên thứ ba.
Tài trợ kiểm tra số đã sử dụng đúng mục tiêu; kinh phí thiết bị kiểm tra số đã cam kết theo hợp đồng và số đã thanh toán.
Checklist kiểm soát nguồn ngân sách và kinh phí trường học cuối tháng
Kế toán nên dành riêng một bước kiểm tra nguồn trước khi khóa sổ. Đây là kiểm tra theo chiều quản trị, khác với việc chỉ đối chiếu Nợ – Có.
Nếu thực hiện hàng tháng, trường sẽ giảm đáng kể số bút toán điều chỉnh vào tháng cuối năm.
Kiểm tra nguồn nào đã sử dụng vượt dự toán
Xuất báo cáo dự toán theo từng mã nguồn và so sánh số được giao với số đã sử dụng hoặc cam kết.
Nếu có dấu hiệu vượt, phải dừng thanh toán mới và xác định nguyên nhân. Không nên chờ Kho bạc từ chối mới phát hiện.
Kiểm tra khoản chi có đúng nguồn không
Chọn mẫu các khoản chi lớn trong tháng và kiểm tra quyết định nguồn, nội dung nhiệm vụ và mã hạch toán.
Đặc biệt kiểm tra các khoản chi giống nhau nhưng có thể thuộc nhiều nguồn như lương, điện nước và mua vật tư.
Kiểm tra nguồn có mục tiêu còn bao nhiêu
Nguồn dành riêng cho đề án, tài trợ hoặc nhiệm vụ phải có báo cáo số đầu kỳ, tăng, giảm và cuối kỳ.
Ngoài số tiền đã chi, nên tính cả hợp đồng đã ký nhưng chưa thanh toán để tránh tưởng còn nguồn trong khi đã có nghĩa vụ cam kết.
Kiểm tra số dư cần xử lý cuối kỳ
Một số nguồn có thể được chuyển tiếp, một số phải quyết toán hoặc xử lý theo quy định. Không nên mặc định mọi số dư đều được giữ lại.
Danh sách nguồn còn dư nên được lập trước ngày khóa năm để có đủ thời gian xác định căn cứ pháp lý cho từng khoản.
Câu hỏi thường gặp về nguồn ngân sách và kinh phí trường học
Khái niệm “nguồn” thường gây khó vì cách gọi trong giao tiếp hàng ngày không hoàn toàn trùng với bản chất kế toán hoặc ngân sách.
Do đó, khi trả lời từng trường hợp phải xem cả căn cứ hình thành và quyền sử dụng khoản tiền.
Trường học công lập có những nguồn kinh phí nào?
Có thể gồm ngân sách nhà nước, nguồn từ học phí hoặc cơ chế hỗ trợ học phí, doanh thu hoạt động dịch vụ, tài trợ, viện trợ, các quỹ và nguồn hợp pháp khác tùy mô hình.
Ngoài ra còn có các khoản tiền đi qua trường nhưng không phải nguồn của trường như thu hộ – chi hộ. Đây là nhóm cần tách ra ngay từ đầu.
Học phí có được coi là ngân sách nhà nước không?
Không nên đồng nhất học phí với dự toán ngân sách nhà nước. Học phí được điều chỉnh theo cơ chế riêng của pháp luật giáo dục; Nghị định 238/2025/NĐ-CP đang là nghị định hiện hành về chính sách học phí.
Tuy nhiên, trường hợp ngân sách thực hiện chính sách miễn hoặc hỗ trợ học phí thì dòng tiền ngân sách hỗ trợ cần được nhận diện riêng với khoản học phí trực tiếp từ người học.
Tiền tài trợ có được dùng cho mục đích khác không?
Nếu tài trợ có mục đích xác định thì phải được sử dụng theo mục tiêu đã được phê duyệt hoặc cam kết. Không nên tự ý điều chuyển sang khoản chi khác.
Thông tư 16/2018/TT-BGDĐT yêu cầu hoạt động tài trợ bảo đảm tự nguyện, công khai và sử dụng đúng mục đích, vì vậy hồ sơ tài trợ phải được theo dõi riêng.
Làm sao biết một khoản là thu hộ hay nguồn thu của trường?
Hãy hỏi ba câu: trường có phải người cung cấp dịch vụ chính không, trường có quyền hưởng khoản tiền không và nếu chưa chuyển tiền thì trường có đang nợ một bên thứ ba không?
Nếu câu trả lời cho thấy trường chỉ đứng giữa để nhận rồi chuyển tiền, bản chất thường gần với thu hộ. Nếu trường chịu trách nhiệm cung cấp và được hưởng doanh thu, cần xem xét như nguồn thu của trường.
Quản lý đúng nguồn kinh phí là nền tảng của toàn bộ công tác kế toán trường học
Một hệ thống tài khoản có thể được thiết kế rất đúng nhưng vẫn cho báo cáo sai nếu ngay từ đầu kế toán gắn sai nguồn. Nguồn là lớp thông tin xuyên suốt từ dự toán, chứng từ, thanh toán đến quyết toán.
Do đó, quản lý nguồn không phải một thao tác cuối năm. Nó phải xuất hiện ngay từ bước tiếp nhận quyết định hoặc ký hợp đồng tạo ra nguồn.
Xác định đúng nguồn trước khi định khoản
Trước mỗi nghiệp vụ, kế toán nên xác định nguồn hình thành, mục đích sử dụng, hoạt động liên quan và quyền của trường đối với khoản tiền.
Sau đó mới chọn tài khoản và mã nguồn. Cách này giảm đáng kể nguy cơ ghi đúng tài khoản nhưng sai nguồn.
Theo dõi riêng ngay khi nguồn phát sinh
Khi có quyết định giao kinh phí hoặc nhận tài trợ, mã nguồn nên được tạo ngay. Không chờ khi chi mới tạo vì lúc đó nhiều chứng từ có thể đã hạch toán sai.
Nguồn cũng nên được gắn với niên độ và nhiệm vụ để khi chuyển sang năm mới không nhầm giữa số cũ và số mới.
Kiểm soát nguồn phải đi cùng kiểm soát mục đích sử dụng
Một nguồn còn nhiều tiền chưa có nghĩa trường được chi cho bất kỳ hoạt động nào. Cần kiểm tra mục tiêu và phạm vi được phép.
Vì vậy, báo cáo nguồn tốt phải cho thấy đồng thời “còn bao nhiêu” và “còn được dùng cho việc gì”.
Từ quản lý nguồn đến một hệ thống tài chính trường học minh bạch
Khi mỗi nguồn được mã hóa, từng khoản chi được gắn đúng nguồn và mọi số dư đều giải thích được, hệ thống tài chính trở nên dễ kiểm tra hơn nhiều.
Hiệu trưởng có thể biết tiền đến từ đâu, đang nằm ở đâu, đã dùng vào nhiệm vụ gì và còn nghĩa vụ nào chưa hoàn thành. Đó chính là nền tảng để lập báo cáo đúng, quyết toán thuận lợi và công khai tài chính có cơ sở.
Trong bối cảnh năm 2026, trường học công lập cần đặc biệt lưu ý hai thay đổi pháp lý quan trọng khi quản lý nguồn: Luật Ngân sách nhà nước số 89/2025/QH15 áp dụng từ năm ngân sách 2026, và Nghị định 238/2025/NĐ-CP đang điều chỉnh chính sách học phí, thay thế Nghị định 81/2021/NĐ-CP và Nghị định 97/2023/NĐ-CP. Vì vậy, các tài liệu nội bộ còn dẫn chiếu Nghị định 81 về học phí nên được cập nhật trước khi sử dụng cho năm học và năm tài chính hiện tại.
Nguồn ngân sách và kinh phí trường học cần được phân loại và theo dõi nhất quán trong suốt năm tài chính. Khi từng khoản đều xác định rõ nguồn, nhiệm vụ và số còn lại, kế toán sẽ dễ đối chiếu với Kho bạc, hạn chế sai lệch và chuẩn bị báo cáo, quyết toán cuối năm chính xác hơn.
