Hạch toán thanh toán tạm ứng Kho bạc trường học là nội dung kế toán dễ phát sinh sai sót nếu nhà trường chỉ tập trung vào số tiền đã rút mà không theo dõi đầy đủ quá trình sử dụng, hoàn ứng và thanh toán chứng từ. Trong thực tế, một khoản tạm ứng có thể đi qua nhiều bước từ rút dự toán tại Kho bạc, giao tiền cho người thực hiện nhiệm vụ, phát sinh chi thực tế đến hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
Vì sao thanh toán tạm ứng Kho bạc là nghiệp vụ dễ “lệch sổ” nhất trong kế toán trường học?
Tạm ứng Kho bạc là nghiệp vụ rất dễ nhầm vì kế toán phải đồng thời quản lý ít nhất ba lớp: dự toán NSNN đã được sử dụng theo hình thức tạm ứng, số tiền thực tế đã được chuyển ra khỏi Kho bạc và nghiệp vụ kinh tế thực tế của nhà trường vẫn đang trong quá trình hoàn thiện chứng từ. Ba lớp này có thể phát sinh ở ba thời điểm khác nhau.
Do đó, việc Kho bạc đã chuyển 50 triệu đồng không đồng nghĩa nhà trường đã có 50 triệu đồng chi phí hợp lệ. Số tiền có thể vẫn đang nằm trong quỹ, tài khoản tiền gửi, trong tay người nhận tạm ứng hoặc đã chuyển cho nhà cung cấp nhưng chưa đủ hồ sơ thanh toán khối lượng. Kế toán phải theo dõi đúng trạng thái của tiền tại từng thời điểm.
Tạm ứng Kho bạc không đồng nghĩa với chi ngân sách đã hoàn tất
Khi trường rút tạm ứng dự toán, về mặt ngân sách đã phát sinh việc sử dụng một phần dự toán theo hình thức tạm ứng. Tuy nhiên, khoản này chưa mặc nhiên trở thành “thực chi” đã đủ điều kiện quyết toán.
Theo hệ thống tài khoản hiện hành, dự toán chi hoạt động còn được phân biệt giữa phần rút tạm ứng và phần thực chi. Ví dụ, dự toán không giao tự chủ năm nay có TK 008211 để phản ánh số đã rút tạm ứng và TK 008212 để phản ánh số thực chi, bao gồm cả phần đã làm thủ tục thanh toán tạm ứng.
Vì vậy, kế toán phải tránh tư duy “Kho bạc đã chuyển tiền = nhiệm vụ đã chi xong”. Hai trạng thái này không giống nhau.
Một khoản tạm ứng có thể đi qua nhiều bước kế toán khác nhau
Ví dụ nhà trường rút 80 triệu đồng để thực hiện một hoạt động chuyên môn. Sau khi tiền được rút, trường có thể tạm ứng 80 triệu cho một cán bộ thực hiện nhiệm vụ. Lúc này tiền từ trạng thái dự toán chuyển thành tiền thực tế và tiếp tục trở thành khoản tạm ứng nội bộ.
Sau đó người nhận sử dụng 72 triệu đồng mua hàng hóa, dịch vụ và nộp đầy đủ chứng từ. Phần 72 triệu mới được chuyển từ TK tạm ứng nội bộ sang vật tư, công cụ, tài sản hoặc chi phí phù hợp; 8 triệu còn lại phải được hoàn trả hoặc xử lý đúng quy định.
Song song với chuỗi đó, trường còn phải thực hiện thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc để chuyển trạng thái dự toán từ “tạm ứng” sang “thực chi” khi đã đủ điều kiện.
Vì sao chỉ nhìn số tiền Kho bạc chuyển là chưa đủ?
Số tiền Kho bạc chuyển chỉ cho biết dòng tiền đã đi ra từ dự toán theo hình thức nào đó. Nó không cho biết toàn bộ tiền đã được sử dụng đúng nhiệm vụ hay chưa, chứng từ đã đủ chưa và có bao nhiêu tiền còn đang treo.
Ví dụ Kho bạc chuyển 100 triệu đồng nhưng trường mới có chứng từ hợp lệ 65 triệu đồng. Nếu kế toán nhìn số Kho bạc chuyển rồi ghi toàn bộ 100 triệu vào chi phí thì chi phí bị ghi nhận trước 35 triệu đồng chưa đủ căn cứ.
Vì vậy phải đồng thời nhìn chứng từ thực tế và trạng thái thanh toán tạm ứng.
Ba số liệu luôn phải khớp nhau
Số thứ nhất là dự toán đã rút tạm ứng tại Kho bạc. Số thứ hai là số tiền hoặc tài sản đang được trường và người nhận tạm ứng quản lý. Số thứ ba là số đã có chứng từ đủ điều kiện được ghi nhận theo bản chất nghiệp vụ và làm thủ tục thanh toán tạm ứng.
Có thể hình dung công thức quản trị:
Số đã rút tạm ứng = số đã đủ điều kiện thanh toán + số tạm ứng còn đang treo + số phải hoàn trả hoặc xử lý.
Nếu ba nhóm này không giải thích được toàn bộ số đã rút thì hồ sơ tạm ứng đang có chênh lệch cần xử lý.
Bản đồ một nghiệp vụ tạm ứng Kho bạc trong trường học
Để không bị nhầm, kế toán nên nhìn một khoản tạm ứng như một hành trình. Điểm đầu là dự toán được giao; điểm cuối là khoản tạm ứng đã được thanh toán hoặc hoàn trả đầy đủ.
Ở giữa có thể phát sinh nhiều trạng thái khác nhau nên không thể sử dụng một bút toán duy nhất cho toàn bộ hành trình.
Điểm bắt đầu – trường có dự toán và phát sinh nhu cầu chi
Trước hết trường phải có dự toán phù hợp với nội dung chi. Kế toán kiểm tra nguồn kinh phí, nhiệm vụ, mục lục NSNN và số dự toán còn được phép sử dụng.
Sau đó mới xác định khoản chi có thuộc trường hợp được tạm ứng hay không và mức đề nghị tạm ứng có phù hợp với quy định, hợp đồng hoặc quyết định được phê duyệt.
Không nên làm ngược: phát sinh nhu cầu mua hàng rồi mới tìm xem có nguồn dự toán nào đang còn để sử dụng.
Điểm thứ hai – lập hồ sơ gửi Kho bạc
Hồ sơ phụ thuộc loại khoản chi. Có trường hợp cần chứng từ chuyển tiền, bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng; trường hợp có hợp đồng còn phải căn cứ hợp đồng và các tài liệu theo chế độ kiểm soát chi.
Kế toán phải bảo đảm số tiền trên chứng từ Kho bạc khớp với dự toán được phép sử dụng và hồ sơ nội bộ của trường.
Ngay ở bước này nên tạo mã tạm ứng riêng để sau này dễ truy ngược.
Điểm thứ ba – Kho bạc thực hiện chi hoặc chuyển tiền
Kho bạc có thể chuyển tiền vào tài khoản của trường, cho đối tượng thụ hưởng hoặc thực hiện theo phương thức thanh toán được duyệt.
Kế toán đồng thời phải phản ánh việc đã rút tạm ứng trên tài khoản ngoài bảng tương ứng. Với dự toán chi hoạt động năm nay, hệ thống TK 008 phân biệt rõ phần tạm ứng và thực chi.
Nếu sau đó trường tiếp tục giao tiền cho một cán bộ nội bộ thì đây lại là nghiệp vụ TK 141 riêng biệt. Không nên đồng nhất “tạm ứng của Kho bạc” với “tạm ứng cho nhân viên”.
Điểm cuối – chứng từ hoàn tất và khoản tạm ứng được thanh toán
Sau khi hàng hóa, dịch vụ hoặc nhiệm vụ đã thực hiện và hồ sơ đủ điều kiện, trường lập thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc.
Về kế toán, phải chuyển số dự toán tương ứng từ trạng thái tạm ứng sang thực chi theo hướng dẫn áp dụng; đồng thời khoản tạm ứng nội bộ, công nợ hoặc các tài khoản liên quan cũng phải được xử lý theo thực tế.
Khi đó một khoản tạm ứng mới thực sự “đóng” cả ở sổ kế toán đơn vị và dữ liệu Kho bạc.
Trước khi hạch toán tạm ứng, kế toán trường học phải xác định đúng 5 yếu tố
Tạm ứng không nên được xử lý chỉ dựa trên số tiền. Một khoản 20 triệu mua vật tư và một khoản 20 triệu ứng cho chuyến công tác có thể sử dụng các tài khoản và bộ chứng từ hoàn toàn khác nhau.
Trước khi ghi sổ, kế toán nên chạy qua năm câu hỏi cố định.
Nguồn kinh phí sử dụng là nguồn nào?
Trước tiên phải xác định dự toán giao tự chủ hay không giao tự chủ, nhiệm vụ thường xuyên hay chương trình riêng và niên độ nào.
Điều này quyết định mã dự toán và tài khoản ngoài bảng cần theo dõi. Ví dụ phần rút tạm ứng dự toán không giao tự chủ năm nay được theo dõi khác với dự toán giao tự chủ.
Không được lấy một khoản tạm ứng của nguồn này thanh toán cho nhiệm vụ của nguồn khác chỉ vì tổng dự toán toàn trường còn đủ.
Nội dung chi thuộc nhóm nào?
Xác định khoản tiền dùng mua vật tư, công cụ, TSCĐ, sửa chữa, công tác phí, dịch vụ chuyên môn hay nội dung khác.
Chính bản chất này mới quyết định tài khoản cuối cùng khi khoản tạm ứng được thanh toán. Có thể là TK 152, 153, 211, 241, 611, 154 hoặc tài khoản phù hợp khác.
Nguồn kinh phí không thay thế việc phân loại nội dung kinh tế.
Ai là đối tượng nhận tạm ứng?
Nếu tạm ứng trong nội bộ cho người lao động của trường thì có thể phát sinh TK 1411. Nếu là đầu mối chi tiêu nội bộ không tổ chức kế toán thì thuộc TK 1412 trong phạm vi áp dụng.
Nếu chuyển tiền tạm ứng hợp đồng cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp thì đây không phải “tạm ứng với người lao động” trên TK 141. Kế toán phải phản ánh theo quan hệ công nợ, hợp đồng và tài khoản phù hợp với nhà cung cấp.
Đây là điểm cần phân biệt rất rõ.
Khoản tạm ứng dự kiến được thanh toán khi nào?
Ngay khi lập tạm ứng nên xác định ngày dự kiến có hóa đơn, nghiệm thu hoặc hoàn thành nhiệm vụ.
Với những khoản chi không có hợp đồng hoặc không thuộc diện phải gửi hợp đồng tới Kho bạc, thời hạn thanh toán tạm ứng qua Kho bạc phải được theo dõi theo quy định hiện hành, không để số tạm ứng kéo dài vô thời hạn.
Đối với hợp đồng, cần bám tiến độ thanh toán khối lượng và điều khoản thu hồi tạm ứng.
Hồ sơ nào sẽ chứng minh khoản chi đã hoàn thành?
Kế toán phải biết trước “điểm kết thúc” cần chứng từ gì: hóa đơn, phiếu nhập, biên bản nghiệm thu, bảng thanh toán công tác phí, danh sách đối tượng hưởng hay tài liệu khác.
Nếu ngay từ đầu chưa biết cuối cùng sẽ lấy chứng từ gì để quyết toán, việc tạm ứng có rủi ro rất cao.
Hạch toán khi trường rút tạm ứng từ Kho bạc
Giai đoạn này cần phân biệt một nguyên tắc quan trọng: rút tạm ứng dự toán làm thay đổi trạng thái dự toán nhưng chưa mặc nhiên quyết định bản chất cuối cùng của chi phí.
Bút toán trong bảng phải phản ánh tài sản, công nợ hoặc khoản kinh phí tương ứng với dòng tiền thực tế.
Trường hợp rút tạm ứng để chi bằng tiền
Nếu Kho bạc chuyển khoản tạm ứng vào tài khoản tiền gửi của trường, kế toán phản ánh tăng tiền gửi và xử lý TK 1351 theo cơ chế nguồn kinh phí tương ứng.
Đồng thời ghi giảm phần dự toán tạm ứng trên tài khoản ngoài bảng phù hợp, chẳng hạn TK 008211 hoặc 008221 tùy tính chất dự toán.
Lúc này chưa được ghi toàn bộ số tiền vào chi phí nếu hoạt động thực tế chưa phát sinh đầy đủ.
Trường hợp Kho bạc chuyển trực tiếp cho nhà cung cấp
Nếu đây là khoản tạm ứng theo hợp đồng, cần theo dõi quan hệ với nhà cung cấp theo đúng bản chất hợp đồng và số đã tạm ứng.
Không sử dụng TK 141 chỉ vì trong chứng từ Kho bạc có chữ “tạm ứng”. TK 141 của chế độ kế toán HCSN phản ánh tạm ứng trong nội bộ đơn vị cho người lao động hoặc đầu mối chi tiêu.
Khi nhà cung cấp thực hiện khối lượng, số tạm ứng mới được thu hồi hoặc cấn trừ theo hợp đồng và hồ sơ nghiệm thu.
Trường hợp tạm ứng cho cán bộ hoặc giáo viên thực hiện nhiệm vụ
Khi trường giao tiền cho cán bộ trong nội bộ để thực hiện nhiệm vụ, ghi:
Nợ TK 141 – Tạm ứng
Có TK 111, 112.
Cần mở chi tiết đến TK 1411 và từng người nhận. Mỗi khoản còn phải theo dõi từng lần tạm ứng, từng nhiệm vụ và từng lần thanh toán.
Không nên mở duy nhất một đối tượng “tạm ứng cán bộ” cho toàn trường.
Sai lầm khi ghi toàn bộ số tạm ứng thành chi phí ngay
Ví dụ trường giao cho giáo viên 30 triệu đồng để tổ chức hoạt động ngoại khóa và ghi ngay Nợ chi phí/Có tiền 30 triệu.
Nếu giáo viên thực tế chỉ sử dụng 24 triệu và hoàn lại 6 triệu, chi phí 30 triệu ban đầu là sai.
Cách đúng là khi giao tiền ghi Nợ TK 141. Chỉ khi có Bảng thanh toán tạm ứng và chứng từ được duyệt mới ghi chi phí hoặc tài sản theo số thực tế đủ điều kiện.
Hạch toán khi phát sinh chi thực tế từ khoản đã tạm ứng
Đây là bước chuyển từ “người đang giữ tiền của trường” sang “trường thực sự đã mua tài sản hoặc phát sinh chi phí”.
Số tiền được thanh toán phải căn cứ chứng từ được lãnh đạo đơn vị phê duyệt.
Khi mua hàng hóa và đã có hóa đơn, chứng từ
Giả sử người nhận tạm ứng dùng tiền mua văn phòng phẩm và hàng được nhập kho. Sau khi Bảng thanh toán tạm ứng được duyệt, có thể ghi:
Nợ TK 152 hoặc 153 phù hợp
Có TK 141.
Nếu hàng hóa là TSCĐ, phải đánh giá tiêu chuẩn ghi nhận và hạch toán tài sản theo quy định thay vì đưa thẳng vào chi phí.
Khi thanh toán dịch vụ
Nếu khoản tạm ứng được dùng cho dịch vụ đã hoàn thành và đủ chứng từ, kế toán ghi Nợ tài khoản chi phí hoặc tài khoản tập hợp chi phí phù hợp/Có TK 141.
Tài khoản Nợ phải căn cứ hoạt động. Ví dụ chi của hoạt động không giao tự chủ và thuộc phạm vi TK 611 thì sử dụng TK 611; nếu thuộc dịch vụ sự nghiệp công thì phải xem xét nhóm tài khoản của hoạt động dịch vụ.
Không được dùng một TK chi phí duy nhất cho mọi khoản tạm ứng.
Khi cán bộ quyết toán khoản đã tạm ứng
Người nhận lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc. Kế toán kiểm tra từng chứng từ và chỉ ghi Có TK 141 đối với số đã được duyệt.
Nếu chi vượt tạm ứng và phần vượt được phê duyệt, trường thanh toán thêm phần chênh lệch theo quy định.
Nếu chi thiếu, người nhận phải hoàn lại phần chưa sử dụng.
Khi chứng từ mới chỉ có một phần
Ví dụ nhận tạm ứng 50 triệu nhưng mới có chứng từ hợp lệ 35 triệu. Kế toán chỉ thanh toán TK 141 cho phần 35 triệu đủ căn cứ.
15 triệu còn lại tiếp tục là số dư Nợ TK 141 nếu tiền vẫn do người nhận quản lý và chưa quyết toán.
Không được tất toán toàn bộ 50 triệu chỉ vì người nhận nói đã chi hết.
Thanh toán tạm ứng Kho bạc được hiểu thế nào trong thực tế kế toán trường học?
“Thanh toán tạm ứng Kho bạc” là khái niệm thuộc quá trình kiểm soát, thanh toán ngân sách. Nó khác với việc một cán bộ nộp Bảng thanh toán tạm ứng cho phòng kế toán.
Hai quy trình có thể liên quan nhưng không phải một.
Thanh toán tạm ứng là bước chuyển từ “đã ứng” sang “đã đủ hồ sơ”
Khi trường đã có đủ khối lượng, hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán, đơn vị lập hồ sơ gửi Kho bạc để thanh toán phần dự toán trước đó đã rút tạm ứng.
Về theo dõi dự toán, số tương ứng được chuyển từ phần tạm ứng sang phần thực chi theo hệ thống tài khoản ngoài bảng.
Như vậy, trạng thái ngân sách mới phản ánh chính xác phần đã đủ hồ sơ quyết toán.
Thời điểm nào đủ điều kiện thanh toán tạm ứng?
Không thể xác định bằng một ngày chung cho mọi nghiệp vụ. Phải căn cứ loại khoản chi, hợp đồng, khối lượng hoàn thành và chứng từ theo quy định kiểm soát chi.
Đối với khoản không có hợp đồng hoặc không phải gửi hợp đồng tới Kho bạc, cần đặc biệt quản lý mốc thanh toán theo quy định. Đối với hợp đồng, việc thanh toán tạm ứng gắn với các đợt thanh toán khối lượng hoàn thành và cơ chế thu hồi tạm ứng.
Điểm quyết định vẫn là hồ sơ đã đủ chứng minh số tiền được sử dụng cho đúng nhiệm vụ hay chưa.
Thanh toán tạm ứng khác hoàn ứng cho cá nhân thế nào?
Hoàn hoặc thanh toán tạm ứng cá nhân là quan hệ bên trong trường và được quản lý qua TK 141.
Thanh toán tạm ứng tại Kho bạc là quan hệ giữa đơn vị sử dụng ngân sách và Kho bạc liên quan trạng thái của dự toán đã rút.
Một cán bộ có thể đã quyết toán xong TK 141 với trường nhưng nếu kế toán chưa làm thủ tục thanh toán tạm ứng Kho bạc thì dữ liệu dự toán vẫn có thể còn ở trạng thái tạm ứng.
Ngược lại, không nên coi việc xử lý trạng thái Kho bạc là thay thế hồ sơ quyết toán nội bộ.
Vì sao thanh toán tạm ứng chậm sẽ gây rối số liệu?
Số dự toán ở trạng thái tạm ứng sẽ kéo dài trong khi tài sản hoặc chi phí trên sổ kế toán đơn vị có thể đã được ghi nhận.
Khi đó, cuối tháng kế toán nhìn sổ tài chính thấy nhiệm vụ đã hoàn thành nhưng dữ liệu Kho bạc vẫn thể hiện phần tạm ứng lớn.
Càng để lâu, việc xác định khoản nào tương ứng với chứng từ nào càng khó, đặc biệt khi một người nhận nhiều lần tạm ứng.
Xử lý khi số thực chi nhỏ hơn số đã tạm ứng
Số thực chi thấp hơn số đã tạm ứng là tình huống rất bình thường. Điều quan trọng là phần chênh lệch phải được xác định và xử lý rõ ràng.
Không được dùng khoản dư tự động cho một công việc khác.
Vì sao phát sinh tiền thừa tạm ứng?
Giá hàng hóa có thể thấp hơn dự toán, số người tham dự thực tế ít hơn, lịch công tác thay đổi hoặc một nội dung dự kiến không còn phát sinh.
Đây không mặc nhiên là sai phạm. Sai phạm có thể xuất hiện nếu tiền thừa không được hoàn trả hoặc được sử dụng cho mục đích khác không có phê duyệt.
Phần tiền thừa phải xử lý thế nào?
Nếu người nhận tạm ứng đang giữ tiền của đơn vị, phần không sử dụng phải được nộp lại quỹ hoặc tài khoản theo quy định.
Nếu đây là khoản tạm ứng hợp đồng cho nhà cung cấp, việc thu hồi hoặc cấn trừ phải thực hiện theo hợp đồng và giá trị nghiệm thu thực tế.
Không nên dùng một cách xử lý cho cả hai loại.
Hạch toán khoản hoàn trả tạm ứng
Ví dụ cá nhân nhận 80 triệu, chi hợp lệ 72 triệu và nộp lại 8 triệu tiền mặt.
Phần 72 triệu:
Nợ tài sản/chi phí phù hợp
Có TK 141: 72 triệu.
Phần nộp lại:
Nợ TK 111: 8 triệu
Có TK 141: 8 triệu.
Sau đó TK 141 của lần tạm ứng này về 0.
Kiểm tra lại số dư sau hoàn trả
Không nên chỉ nhìn tổng TK 141. Phải kiểm tra chi tiết theo từng người và từng lần tạm ứng.
Nếu người A có ba khoản ứng nhưng chỉ hai khoản hoàn tất, TK 141 vẫn phải còn số dư của khoản thứ ba.
Sau khi hoàn ứng nội bộ, kế toán tiếp tục kiểm tra trạng thái tạm ứng tại Kho bạc để thực hiện thanh toán tạm ứng nếu còn.
Tạm ứng mua vật tư, văn phòng phẩm và thiết bị nhỏ
Đây là nghiệp vụ rất thường gặp tại trường học, đặc biệt các khoản cần mua nhanh phục vụ chuyên môn.
Tuy nhiên, từ một khoản tạm ứng có thể hình thành vật tư tồn kho, công cụ dụng cụ hoặc chi phí trực tiếp nên phải phân loại trước khi thanh toán.
Tạm ứng cho người đi mua hàng
Khi giao tiền cho nhân viên:
Nợ TK 1411
Có TK 111, 112.
Phiếu tạm ứng phải ghi rõ mua loại hàng gì, nhiệm vụ nào, số tiền bao nhiêu và thời hạn nộp chứng từ.
Không nên ghi chung “mua đồ cho trường”.
Khi hàng mua về nhập kho
Nếu là vật tư:
Nợ TK 152
Có TK 141.
Nếu là công cụ dụng cụ nhập kho:
Nợ TK 153
Có TK 141.
Đồng thời phải có phiếu nhập kho và chứng từ mua hàng phù hợp.
Khi hàng mua về dùng ngay
Nếu hàng được mua và sử dụng ngay, không qua kho, kế toán có thể ghi trực tiếp vào tài khoản chi phí của hoạt động phù hợp khi đủ chứng từ:
Nợ TK chi phí phù hợp
Có TK 141.
Tuy nhiên, đối với công cụ cần quản lý hiện vật sau khi đưa vào sử dụng vẫn phải thực hiện theo dõi theo chế độ áp dụng, không vì “dùng ngay” mà bỏ quản lý.
Khi có hàng nhưng thiếu hóa đơn hoặc chứng từ chưa hợp lệ
Không nên vội tất toán TK 141 chỉ vì hàng đã được giao cho trường.
Kế toán phải xác định chứng từ nào còn thiếu và yêu cầu người nhận hoàn thiện. Nếu chưa đủ căn cứ ghi nhận số tạm ứng đã thanh toán thì phần liên quan tiếp tục được theo dõi theo đúng trạng thái thực tế.
Tuyệt đối không tạo chứng từ không có thật chỉ để đóng tạm ứng.
Tạm ứng cho sửa chữa trường lớp và nhiệm vụ chuyên môn
Các khoản sửa chữa và nhiệm vụ chuyên môn thường có giá trị lớn và thực hiện qua nhiều giai đoạn nên việc tạm ứng phải được quản lý theo tiến độ.
Đây cũng là khu vực phải phân biệt tạm ứng hợp đồng cho nhà thầu với tạm ứng nội bộ cho cán bộ trường.
Tạm ứng cho nhà thầu hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ
Mức tạm ứng, thời điểm, thu hồi và điều kiện bảo lãnh nếu có phải căn cứ hợp đồng và quy định áp dụng.
Khoản này không theo dõi như tạm ứng người lao động TK 1411. Kế toán phải quản lý theo đối tượng nhà cung cấp và công nợ của hợp đồng.
Khi phát sinh khối lượng hoàn thành, giá trị nghiệm thu được đối chiếu với phần đã ứng để xác định số còn phải trả hoặc phải thu hồi.
Khi nghiệm thu từng phần
Ví dụ hợp đồng 300 triệu đã tạm ứng 90 triệu. Đợt một nghiệm thu khối lượng 120 triệu.
Kế toán căn cứ biên bản nghiệm thu và hồ sơ thanh toán để ghi nhận giá trị tài sản, công trình dở dang hoặc chi phí phù hợp; đồng thời thực hiện cấn trừ, thu hồi phần tạm ứng theo tỷ lệ và điều khoản của hợp đồng.
Kho bạc cũng thực hiện thanh toán tạm ứng theo hồ sơ khối lượng hoàn thành tương ứng.
Khi giá trị nghiệm thu thấp hơn số đã ứng
Ví dụ tạm ứng nhà thầu 100 triệu nhưng hợp đồng kết thúc với giá trị được chấp nhận chỉ 92 triệu.
Phần chênh lệch 8 triệu phải được nhà thầu hoàn trả hoặc xử lý theo hợp đồng. Không được biến 8 triệu thành chi phí chỉ để khớp số đã chuyển.
Kế toán phải tiếp tục theo dõi khoản phải thu hoặc số tạm ứng chưa thu hồi cho tới khi xử lý xong.
Khi công việc kéo dài sang kỳ sau
Khoản tạm ứng chưa đủ khối lượng nghiệm thu không được tự động ghi hết vào chi phí vào ngày 31/12.
Phải phản ánh đúng trạng thái công nợ, tài sản dở dang, tạm ứng hoặc khoản liên quan và xử lý ngân sách cuối năm theo quy định đối với nhiệm vụ đó.
Đồng thời cần xác định khoản dự toán có đủ điều kiện chuyển nguồn hay không. Không được suy luận rằng công việc chưa xong thì tiền đương nhiên được giữ lại.
Đối chiếu tạm ứng Kho bạc cuối tháng – chỉ cần sai một dòng là cả tháng khó khóa sổ
Tạm ứng nên được đối chiếu ít nhất hàng tháng. Nếu trường có nhiều khoản rút tạm ứng thì nên lập bảng riêng ngay từ ngày đầu tiên.
Một bảng theo dõi tốt phải cho biết một khoản đang ở trạng thái nào chứ không chỉ ghi “đã ứng”.
Đối chiếu số đã tạm ứng theo từng khoản
Liệt kê số chứng từ Kho bạc, ngày rút, nguồn, nhiệm vụ, số tiền, đối tượng nhận và mã tạm ứng.
Tổng danh sách phải khớp với phần dự toán đã rút tạm ứng trên TK ngoài bảng.
Nếu không khớp, phải tìm nghiệp vụ thiếu hoặc ghi nhầm trạng thái trước khi làm bước tiếp theo.
Đối chiếu số đã thanh toán tạm ứng
Liệt kê từng khoản đã có hồ sơ và đã được chuyển sang trạng thái thực chi.
Đối chiếu với chứng từ Kho bạc và tài khoản dự toán tương ứng.
Không nên chỉ dựa vào việc TK 141 nội bộ đã hết số dư để kết luận tạm ứng Kho bạc đã thanh toán.
Đối chiếu số còn treo
Số còn treo cần được chia thành: đang chờ chứng từ, đang thực hiện nhiệm vụ, chờ nghiệm thu, chờ nhà cung cấp hoàn trả hoặc lý do khác.
Mỗi số dư phải có “địa chỉ” cụ thể.
Một khoản ghi chung “tạm ứng chưa thanh toán: 120 triệu” mà không biết thuộc ai và nhiệm vụ nào là dấu hiệu hệ thống quản lý yếu.
Lập danh sách tạm ứng cần xử lý ngay
Ưu tiên các khoản sắp tới hạn thanh toán với Kho bạc, các khoản đã quá thời hạn nội bộ, khoản của người đã nghỉ việc và khoản đã hoàn thành công việc nhưng chưa nộp hồ sơ.
Mỗi khoản phải có người phụ trách và ngày dự kiến đóng.
Cách này tốt hơn nhiều so với việc tới cuối năm mới gửi thông báo chung yêu cầu toàn trường hoàn ứng.
8 lỗi hạch toán thanh toán tạm ứng Kho bạc trường học thường gặp
Sai sót về tạm ứng thường không làm bảng cân đối mất cân ngay. Nhưng chúng khiến dự toán, tiền và chi phí không còn cùng một trạng thái.
Tám lỗi phổ biến có thể quy về bốn nhóm dưới đây.
Ghi chi ngay khi vừa nhận tiền tạm ứng
Lỗi thứ nhất là đưa toàn bộ tiền vừa rút vào chi phí dù hàng hóa hoặc dịch vụ chưa phát sinh. Lỗi thứ hai là coi số rút tạm ứng Kho bạc chính là “thực chi” để quyết toán.
Cả hai đều bỏ qua trạng thái trung gian của khoản tiền. Chi phí chỉ được ghi nhận theo bản chất nghiệp vụ thực tế và đủ căn cứ kế toán.
Không theo dõi riêng từng người hoặc từng nhiệm vụ
Lỗi thứ ba là mở một TK 141 chung mà không chi tiết người nhận. Lỗi thứ tư là có theo dõi người nhưng không gắn khoản tạm ứng với nhiệm vụ hoặc nguồn kinh phí.
Thông tư 24 yêu cầu TK 141 được mở chi tiết theo từng đối tượng nhận, từng lần tạm ứng và thanh toán. Vì vậy, mỗi khoản cần một mã hoặc cách nhận diện nhất quán.
Có chứng từ nhưng quên làm thủ tục thanh toán tạm ứng tại Kho bạc
Lỗi thứ năm là TK 141 đã được tất toán nhưng trạng thái dự toán vẫn còn tạm ứng. Lỗi thứ sáu là đã gửi Kho bạc nhưng kế toán quên chuyển số theo dõi ngoài bảng từ tạm ứng sang thực chi.
Kết quả là sổ tài chính và dữ liệu ngân sách thể hiện hai câu chuyện khác nhau.
Hoàn ứng thiếu nhưng vẫn tất toán
Lỗi thứ bảy là nhận chứng từ 72 triệu cho khoản ứng 80 triệu nhưng ghi Có TK 141 đủ 80 triệu. Lỗi thứ tám là cho phép sử dụng 8 triệu còn lại cho một nhiệm vụ khác mà không xử lý, phê duyệt nguồn theo quy định.
Nguyên tắc là số chi hợp lệ bao nhiêu thì thanh toán tạm ứng nội bộ bấy nhiêu; phần thừa phải có cách xử lý rõ ràng.
Case study – theo dấu một khoản tạm ứng 80 triệu đồng từ đầu đến cuối
Giả sử Trường A được phép sử dụng nguồn không giao tự chủ để tổ chức một nhiệm vụ chuyên môn và rút tạm ứng 80 triệu đồng.
Nhà trường giao toàn bộ số tiền cho cán bộ B thực hiện mua vật tư và thanh toán một số dịch vụ phục vụ nhiệm vụ.
Bước 1 – trường rút tạm ứng 80 triệu
Trên lớp dự toán, trường phản ánh đã sử dụng 80 triệu theo hình thức tạm ứng trên TK dự toán phù hợp.
Nếu tiền được chuyển về tài khoản hoặc quỹ trường, kế toán phản ánh dòng tiền theo thực tế và TK 1351 tương ứng.
Khi giao 80 triệu cho cán bộ B, ghi:
Nợ TK 1411: 80 triệu
Có TK 111 hoặc 112: 80 triệu.
Bước 2 – thực chi 72 triệu
Sau khi hoàn thành công việc, B nộp chứng từ. Trong đó 50 triệu là vật tư sử dụng cho nhiệm vụ và 22 triệu là dịch vụ đủ điều kiện thanh toán.
Sau khi duyệt hồ sơ, kế toán ghi theo bản chất:
Nợ các TK tài sản/chi phí phù hợp: 72 triệu
Có TK 1411: 72 triệu.
TK 141 của B còn số dư Nợ 8 triệu.
Bước 3 – hoàn trả 8 triệu còn thừa
B nộp lại 8 triệu vào quỹ trường:
Nợ TK 111: 8 triệu
Có TK 1411: 8 triệu.
Sau nghiệp vụ này, khoản tạm ứng nội bộ 80 triệu đã được tất toán hoàn toàn.
Nhưng kế toán vẫn phải kiểm tra trạng thái tạm ứng ngân sách tại Kho bạc.
Bước 4 – hoàn tất thanh toán tạm ứng tại Kho bạc
Trường lập hồ sơ thanh toán tạm ứng trên cơ sở 72 triệu đủ điều kiện và xử lý 8 triệu còn lại theo đúng phương án ngân sách, chứng từ nộp trả hoặc cơ chế tương ứng.
Kế toán cập nhật tài khoản dự toán để phần đủ điều kiện được phản ánh sang thực chi và phần không sử dụng được xử lý đúng thực tế.
Kết thúc case study phải đạt ba trạng thái: TK 141 của cán bộ B bằng 0; số tiền 72 triệu được ghi đúng tài sản/chi phí; dữ liệu Kho bạc phản ánh đúng số tạm ứng đã được thanh toán và phần 8 triệu đã xử lý.
Checklist 20 phút kiểm tra hồ sơ thanh toán tạm ứng trước khi gửi Kho bạc
Một checklist ngắn trước khi gửi hồ sơ có thể ngăn việc bị trả hồ sơ và tránh phải điều chỉnh sổ sau này.
Có thể chia đúng 20 phút thành bốn nhóm kiểm tra.
5 phút kiểm tra nguồn và dự toán
Kiểm tra quyết định giao dự toán, mã nguồn, nhiệm vụ, số dự toán đã rút tạm ứng và số đang còn.
Đối chiếu xem khoản đề nghị thanh toán có đúng nguồn đã rút ban đầu hay không.
Nếu khác nguồn, dừng lại để xác định căn cứ trước khi gửi.
5 phút kiểm tra chứng từ
Kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập, bảng thanh toán tạm ứng và các tài liệu bắt buộc theo từng loại chi.
Các chứng từ phải thống nhất tên nhà cung cấp, số tiền, nội dung và thời điểm.
Không nên chỉ đếm số lượng chứng từ mà phải kiểm tra nội dung.
5 phút kiểm tra số tiền
Dùng công thức:
Số tạm ứng ban đầu – số đề nghị thanh toán lần này – số đã thanh toán trước = số tạm ứng còn lại.
Nếu khoản đã hoàn tất thì kết quả phải bằng 0 sau khi tính cả phần đã hoàn trả.
Đồng thời kiểm tra số thanh toán không vượt khối lượng thực tế được nghiệm thu.
5 phút kiểm tra sổ kế toán
Kiểm tra TK 141 nếu có tạm ứng nội bộ, TK 331 nếu liên quan nhà cung cấp, TK 1351 và các TK 008 liên quan trạng thái dự toán.
Đối chiếu chứng từ Kho bạc với sổ chi tiết.
Nếu cùng một khoản trên sổ nội bộ đã “đóng” nhưng TK dự toán vẫn treo, phải xử lý trước khi khóa kỳ.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán thanh toán tạm ứng Kho bạc trường học
Điểm khó nhất là thuật ngữ “tạm ứng” được sử dụng ở nhiều mối quan hệ khác nhau.
Do đó, mỗi khi gặp từ này cần hỏi tiếp: ai tạm ứng cho ai?
Tạm ứng Kho bạc có được hạch toán luôn vào chi không?
Không nên hiểu như vậy. Rút tạm ứng dự toán trước hết phản ánh trạng thái sử dụng dự toán theo hình thức tạm ứng.
Khoản tiền chỉ được ghi vào chi phí, vật tư, công cụ, tài sản hoặc nội dung khác khi nghiệp vụ kinh tế tương ứng thực tế phát sinh và có đủ căn cứ.
Nếu trường tiếp tục tạm ứng tiền cho cán bộ, số này còn phải qua TK 141 trước khi trở thành chi phí hoặc tài sản.
Bao lâu phải thanh toán tạm ứng?
Không có một mốc duy nhất áp dụng cho mọi khoản.
Đối với khoản chi không có hợp đồng hoặc khoản không phải gửi hợp đồng đến Kho bạc, theo quy định kiểm soát chi hiện hành, đơn vị phải thanh toán tạm ứng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng kế tiếp tháng tạm ứng, trừ các trường hợp ngoại lệ theo quy định.
Đối với khoản chi có hợp đồng thuộc diện gửi Kho bạc, việc thanh toán tạm ứng bắt đầu từ lần thanh toán khối lượng hoàn thành đầu tiên và phải bảo đảm thu hồi hết tạm ứng theo tiến độ, điều khoản hợp đồng và mốc pháp luật quy định.
Thừa tiền tạm ứng có được dùng sang việc khác không?
Không được tự động sử dụng. Trước hết phải xử lý khoản thừa của nhiệm vụ đã tạm ứng.
Nếu muốn sử dụng cho nội dung khác thì phải có nguồn, dự toán và thẩm quyền cho khoản chi mới. Kế toán không thể tự chuyển mục đích chỉ bằng cách thay nội dung trên chứng từ.
Đối với tạm ứng cá nhân, phần không sử dụng phải hoàn lại hoặc xử lý theo quy định.
Cuối năm còn số dư tạm ứng phải làm gì?
Phải lập danh sách chi tiết từng khoản, xác định đã hoàn thành công việc chưa, còn thiếu chứng từ gì, số tiền đang ở đâu và nhiệm vụ có tiếp tục sang năm sau hay không.
Khoản có thể thu hồi thì phải thu hồi; khoản đủ chứng từ phải hoàn tất thanh toán; khoản liên quan nhiệm vụ chuyển sang năm sau phải kiểm tra điều kiện ngân sách tương ứng.
Không được tự động kết chuyển toàn bộ số tạm ứng sang năm sau chỉ vì chưa kịp xử lý.
Hạch toán tạm ứng đúng giúp kế toán trường học kiểm soát được cả tiền lẫn dự toán
Tạm ứng thực chất là trạng thái trung gian. Nó chỉ an toàn khi kế toán biết tiền đang ở đâu, thuộc nhiệm vụ nào, ai đang chịu trách nhiệm và khi nào phải kết thúc.
Một hệ thống tốt sẽ không có những số dư tạm ứng “không ai nhớ là của việc gì”.
Mỗi khoản tạm ứng phải có “địa chỉ”
Địa chỉ của một khoản tạm ứng gồm ít nhất: người hoặc nhà cung cấp liên quan, nguồn kinh phí, nhiệm vụ, ngày tạm ứng và số chứng từ.
Đối với TK 141, cần theo dõi tới từng người và từng lần tạm ứng. Đối với tạm ứng hợp đồng, phải theo dõi từng nhà cung cấp và từng hợp đồng.
Chỉ nhìn số dư tài khoản tổng hợp là chưa đủ.
Mỗi khoản phải có điểm kết thúc
Điểm kết thúc có thể là Bảng thanh toán tạm ứng được phê duyệt, hàng hóa đã nhập kho, dịch vụ đã nghiệm thu, người nhận đã hoàn tiền thừa và Kho bạc đã hoàn tất thanh toán tạm ứng.
Một khoản không có thời hạn dự kiến kết thúc rất dễ kéo dài nhiều tháng.
Ngay khi duyệt tạm ứng, kế toán nên ghi luôn ngày dự kiến thanh toán.
Đối chiếu Kho bạc phải làm thường xuyên
Cuối mỗi tháng nên lấy danh sách dự toán đã rút tạm ứng, số đã chuyển thực chi và số còn treo để đối chiếu với sổ đơn vị.
Không nên đợi tới tháng 12.
Việc đối chiếu đều giúp phát hiện những trường hợp chứng từ đã đủ nhưng kế toán quên làm thanh toán tạm ứng hoặc ngược lại.
Công thức quản lý dễ nhớ
Có thể sử dụng hai công thức song song.
Đối với nội bộ:
Tạm ứng đã giao = Số đã được duyệt thanh toán + Số đã hoàn lại + Số còn tạm ứng.
Đối với Kho bạc:
Dự toán đã rút tạm ứng = Số đã thanh toán thành thực chi + Số đã xử lý hoàn trả/điều chỉnh + Số tạm ứng còn chưa thanh toán.
Nếu mỗi cuối tháng kế toán giải thích được toàn bộ các số trong hai công thức này theo từng người, từng nhiệm vụ và từng nguồn kinh phí thì nghiệp vụ tạm ứng sẽ không còn là “vùng mù” gây lệch giữa sổ kế toán trường và dữ liệu Kho bạc.
Hạch toán thanh toán tạm ứng Kho bạc trường học không chỉ là ghi nhận nghiệp vụ rút và chi tiền mà còn là quá trình kiểm soát toàn bộ vòng đời của một khoản tạm ứng. Kế toán cần theo dõi rõ số đã rút, số đã giao cho người thực hiện nhiệm vụ, số chi thực tế, phần đã hoàn ứng và số còn phải xử lý để tránh tình trạng tạm ứng tồn kéo dài hoặc ghi nhận chi phí không đúng thời điểm.
