Dịch vụ kế toán công ty marketing tại Hà Nội

Dịch vụ kế toán công ty marketing tại Hà Nội là giải pháp dành cho agency quảng cáo, doanh nghiệp truyền thông, digital marketing, social media, SEO, thiết kế, sáng tạo nội dung và tổ chức chiến dịch đang cần kiểm soát đồng thời doanh thu, ngân sách quảng cáo, chi phí nhân sự và hàng loạt khoản thanh toán cho nhà cung cấp.

Kế toán công ty marketing tại Hà Nội phải bắt đầu từ việc tách đúng hai dòng tiền

Vì sao phí dịch vụ marketing và ngân sách quảng cáo không nên theo dõi chung?

Phí dịch vụ marketing là khoản doanh nghiệp được hưởng để thực hiện các công việc như tư vấn chiến lược, quản lý chiến dịch, sản xuất nội dung, thiết kế, quản trị kênh truyền thông hoặc vận hành quảng cáo. Đây là dòng tiền gắn với kết quả công việc mà công ty marketing cung cấp cho khách hàng và có thể trở thành doanh thu khi đáp ứng điều kiện ghi nhận theo hợp đồng, tiến độ thực hiện và hồ sơ nghiệm thu tương ứng.

Ngân sách quảng cáo lại có bản chất khác khi khách hàng chuyển tiền để doanh nghiệp nạp vào tài khoản quảng cáo, thanh toán cho nền tảng hoặc chi theo phạm vi được ủy quyền. Nếu không tách hai dòng tiền, kế toán rất dễ ghi nhận cả ngân sách chạy quảng cáo thành doanh thu, làm doanh thu tăng ảo, sai công nợ, sai chi phí và khiến báo cáo lợi nhuận của từng khách hàng không còn phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh.

Khoản nào thực sự là doanh thu của công ty marketing?

Doanh thu thực sự của công ty marketing thường xuất phát từ phần giá trị doanh nghiệp được hưởng theo hợp đồng cung cấp dịch vụ. Tùy mô hình kinh doanh, khoản này có thể bao gồm phí quản lý chiến dịch, phí tư vấn, phí lập kế hoạch truyền thông, phí viết nội dung, thiết kế hình ảnh, quay dựng video, quản trị fanpage, SEO, quản trị website, vận hành quảng cáo hoặc các dịch vụ marketing khác mà doanh nghiệp trực tiếp cung cấp cho khách hàng.

Để xác định đúng doanh thu, kế toán cần căn cứ vào nội dung hợp đồng, phụ lục, phạm vi công việc, tiến độ thực hiện, hồ sơ bàn giao và điều kiện nghiệm thu thay vì chỉ nhìn vào số tiền khách hàng chuyển. Một khoản tiền lớn được chuyển vào tài khoản doanh nghiệp có thể bao gồm cả phí dịch vụ, tiền ứng trước và ngân sách quảng cáo, vì vậy phải bóc tách từng thành phần trước khi hạch toán.

Ngân sách khách hàng giao để chạy quảng cáo cần được quản lý như thế nào?

Ngân sách khách hàng giao để chạy quảng cáo nên được quản lý riêng theo từng khách hàng, từng hợp đồng, từng chiến dịch và từng nền tảng. Ngay khi nhận tiền, kế toán cần xác định số tiền nào là ngân sách quảng cáo, số tiền nào là phí dịch vụ và theo dõi tiếp số đã nạp, số đã tiêu, số hoàn lại, số còn dư cũng như các khoản phí phát sinh liên quan đến quá trình thanh toán cho nền tảng.

Việc quản lý chi tiết giúp doanh nghiệp luôn trả lời được ba câu hỏi quan trọng là đã nhận của khách hàng bao nhiêu, thực tế đã chi quảng cáo bao nhiêu và cuối kỳ còn phải sử dụng hoặc hoàn trả bao nhiêu. Khi những số liệu này được đối chiếu với tài khoản quảng cáo và báo cáo chiến dịch, kế toán có thể phát hiện sớm các khoản nạp nhầm, chi nhầm khách hàng hoặc ngân sách chưa sử dụng hết.

Rủi ro khi toàn bộ tiền khách chuyển vào tài khoản đều được ghi nhận thành doanh thu

Nếu kế toán ghi nhận toàn bộ tiền khách hàng chuyển vào tài khoản thành doanh thu, doanh nghiệp có thể tạo ra số doanh thu lớn hơn nhiều so với giá trị dịch vụ thực tế được hưởng. Trường hợp khách hàng chuyển cả ngân sách quảng cáo, tiền ứng trước hoặc khoản doanh nghiệp chỉ nhận để chi hộ thì cách hạch toán này sẽ làm sai bản chất giao dịch và khiến số liệu doanh thu không thể đối chiếu chính xác với hợp đồng.

Sai sót này còn kéo theo hàng loạt hệ quả về quản trị như lợi nhuận bị méo, tỷ suất lợi nhuận giảm bất thường, công nợ khách hàng khó kiểm soát và số dư ngân sách quảng cáo không xác định được. Khi khóa sổ hoặc giải trình, doanh nghiệp cũng khó chứng minh dòng tiền nào thuộc doanh thu dịch vụ và dòng tiền nào chỉ được quản lý thay khách hàng nếu không có hệ thống theo dõi riêng ngay từ đầu.

Vì sao mô hình dòng tiền quyết định cách tổ chức hệ thống kế toán?

Mỗi công ty marketing có thể vận hành theo mô hình khác nhau, chẳng hạn chỉ thu phí dịch vụ, vừa thu phí dịch vụ vừa quản lý ngân sách quảng cáo hoặc tự ứng tiền chạy quảng cáo rồi thu lại từ khách hàng. Từng mô hình tạo ra luồng chứng từ, công nợ, chi phí và thời điểm ghi nhận khác nhau, vì vậy kế toán phải hiểu cách tiền đi từ khách hàng đến doanh nghiệp rồi từ doanh nghiệp đến nhà cung cấp.

Khi mô hình dòng tiền được xác định rõ, doanh nghiệp mới thiết kế được hệ thống mã khách hàng, mã chiến dịch, tài khoản theo dõi, quy trình đối chiếu và báo cáo quản trị phù hợp. Ngược lại, nếu kế toán chỉ ghi nhận theo sao kê ngân hàng mà không hiểu bản chất dòng tiền, những khoản thu hộ, chi hộ, tiền ứng trước, tiền hoàn lại và phí dịch vụ rất dễ bị trộn lẫn trong cùng một nhóm dữ liệu.

“Bản đồ hợp đồng marketing” là nền tảng để theo dõi doanh thu và chi phí

Phân biệt hợp đồng marketing tổng thể và hợp đồng theo từng chiến dịch

Hợp đồng marketing tổng thể thường bao gồm nhiều nhóm công việc được triển khai liên tục trong một khoảng thời gian tương đối dài, chẳng hạn tư vấn chiến lược, quản trị nội dung, thiết kế, vận hành quảng cáo và báo cáo định kỳ. Với dạng hợp đồng này, kế toán cần theo dõi giá trị dịch vụ theo tháng hoặc theo từng giai đoạn để tránh ghi nhận toàn bộ giá trị hợp đồng ngay khi ký kết.

Hợp đồng theo từng chiến dịch thường có phạm vi rõ hơn về thời gian, ngân sách, mục tiêu, sản phẩm bàn giao và thời điểm kết thúc. Kế toán nên mở mã riêng cho từng chiến dịch để gắn doanh thu, chi phí nhân sự, chi phí sáng tạo, cộng tác viên, phần mềm và ngân sách quảng cáo vào đúng đối tượng, qua đó xác định chính xác hiệu quả của từng dự án marketing.

Theo dõi giá trị dịch vụ theo tháng, giai đoạn hoặc kết quả công việc

Giá trị dịch vụ marketing có thể được thỏa thuận theo tháng, theo từng giai đoạn hoặc gắn với một nhóm công việc cụ thể. Kế toán cần căn cứ vào cấu trúc hợp đồng để xác định phần giá trị nào thuộc kỳ hiện tại, phần nào chưa đủ điều kiện ghi nhận và phần nào vẫn đang chờ khách hàng nghiệm thu hoặc xác nhận kết quả.

Theo dõi theo từng mốc giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng doanh thu ghi nhận trước trong khi chi phí chưa phát sinh đầy đủ hoặc ngược lại. Khi mỗi tháng, mỗi giai đoạn hoặc mỗi sản phẩm bàn giao đều được gắn với giá trị cụ thể, bộ phận kế toán cũng dễ đối chiếu hơn với báo cáo của account, biên bản nghiệm thu, hóa đơn đã xuất và công nợ còn phải thu.

Xác định phần ngân sách quảng cáo nằm ngoài phí dịch vụ

Trong nhiều hợp đồng marketing, tổng số tiền khách hàng dự kiến chi có thể bao gồm cả phí dịch vụ và ngân sách truyền thông trả cho các nền tảng hoặc nhà cung cấp bên ngoài. Kế toán cần yêu cầu hợp đồng hoặc phụ lục thể hiện rõ hai phần này để tránh nhầm toàn bộ giá trị ngân sách chiến dịch thành giá trị dịch vụ mà doanh nghiệp được hưởng.

Việc tách rõ ngay từ hợp đồng giúp kế toán xây dựng luồng theo dõi độc lập cho ngân sách quảng cáo. Phần phí dịch vụ được quản lý theo tiến độ hoàn thành công việc, trong khi phần ngân sách quảng cáo cần theo dõi theo số nhận, số đã sử dụng, số còn lại và các khoản hoàn tiền, từ đó bảo đảm báo cáo doanh thu và công nợ không bị phóng đại.

Theo dõi các khoản khách hàng ứng trước

Khách hàng marketing thường ứng trước một phần hoặc toàn bộ giá trị trước khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai công việc, đặc biệt đối với các chiến dịch cần mua công cụ, đặt lịch sản xuất hoặc nạp ngân sách quảng cáo sớm. Kế toán phải xác định rõ khoản ứng trước thuộc phí dịch vụ hay ngân sách quảng cáo để mở theo dõi riêng ngay tại thời điểm nhận tiền.

Tiền ứng trước không nên được tự động hiểu là doanh thu chỉ vì đã vào tài khoản doanh nghiệp. Khi dịch vụ chưa hoàn thành hoặc chưa đến thời điểm đủ điều kiện ghi nhận, kế toán cần tiếp tục theo dõi nghĩa vụ thực hiện với khách hàng và chỉ chuyển sang doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn tất, có hồ sơ và căn cứ phù hợp.

Vì sao từng hợp đồng cần có mã khách hàng và mã chiến dịch riêng?

Mã khách hàng giúp tập hợp toàn bộ hợp đồng, doanh thu, khoản đã thu, công nợ và ngân sách quảng cáo phát sinh với từng đối tác. Trong khi đó, mã chiến dịch giúp đi sâu hơn vào từng dự án cụ thể, nhất là khi cùng một khách hàng triển khai nhiều chiến dịch quảng cáo, quản trị nội dung hoặc sản xuất truyền thông trong cùng một thời điểm.

Khi hai lớp mã này được liên kết, kế toán có thể truy ngược từ một khoản chi hoặc một chứng từ đến đúng khách hàng và chiến dịch phát sinh. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần đánh giá lợi nhuận từng hợp đồng, đối chiếu ngân sách quảng cáo còn dư hoặc xác định chiến dịch nào đang tiêu tốn nguồn lực nhân sự vượt quá kế hoạch ban đầu.

Phí dịch vụ marketing cần được bóc tách theo từng nhóm công việc

Phí quản lý chiến dịch được theo dõi như thế nào?

Phí quản lý chiến dịch thường là khoản doanh nghiệp được hưởng để lập kế hoạch, điều phối nhân sự, quản lý ngân sách, theo dõi hiệu quả và tổng hợp báo cáo cho khách hàng. Kế toán nên theo dõi khoản phí này theo từng hợp đồng hoặc từng chiến dịch thay vì gộp chung với ngân sách quảng cáo hay các khoản chi hộ phát sinh trong quá trình triển khai.

Việc tách riêng phí quản lý giúp doanh nghiệp xác định chính xác doanh thu cốt lõi từ hoạt động vận hành chiến dịch. Khi đối chiếu với chi phí nhân sự account, media, performance và các công cụ phục vụ quản lý, doanh nghiệp có thể biết mức phí đang thu có đủ bù đắp nguồn lực sử dụng hay cần điều chỉnh chính sách giá cho các hợp đồng mới.

Phí sáng tạo nội dung có nên tách khỏi phí vận hành quảng cáo?

Phí sáng tạo nội dung nên được tách riêng khi phạm vi công việc, nguồn lực và cách tính giá khác đáng kể so với phần vận hành quảng cáo. Viết bài, thiết kế hình ảnh, quay dựng video hoặc xây dựng bộ nhận diện thường sử dụng nhóm nhân sự và chi phí đầu vào riêng, trong khi vận hành quảng cáo tập trung vào thiết lập tài khoản, tối ưu chiến dịch và phân tích dữ liệu.

Tách hai nhóm phí giúp kế toán đánh giá hiệu quả từng mảng dịch vụ và tránh tình trạng một phần công việc đang lỗ nhưng bị doanh thu của phần khác che khuất. Với hợp đồng trọn gói, doanh nghiệp vẫn có thể quản lý nội bộ theo cơ cấu giá trị dự kiến của từng nhóm công việc để phục vụ phân bổ chi phí và phân tích lợi nhuận.

Theo dõi phí quản trị fanpage, website và các kênh truyền thông

Phí quản trị fanpage, website và các kênh truyền thông thường được thu theo tháng hoặc theo kỳ và gắn với khối lượng công việc lặp lại. Kế toán cần theo dõi thời gian cung cấp dịch vụ, số kỳ đã thực hiện, giá trị từng kỳ và tình trạng nghiệm thu để doanh thu phản ánh đúng phần công việc doanh nghiệp đã hoàn thành.

Trong trường hợp một hợp đồng quản trị nhiều kênh với mức phí khác nhau, doanh nghiệp nên bóc tách từng hạng mục để kiểm soát nguồn lực sử dụng cho từng kênh. Cách theo dõi này giúp phát hiện những dịch vụ phát sinh nhiều giờ nhân sự, nhiều yêu cầu chỉnh sửa hoặc nhiều chi phí công cụ hơn so với giá trị phí đang thu.

Hạch toán các gói marketing trọn gói

Gói marketing trọn gói có thể bao gồm tư vấn, viết nội dung, thiết kế, quản trị kênh, chạy quảng cáo và báo cáo. Mặc dù khách hàng chỉ thấy một mức giá tổng, kế toán quản trị vẫn nên xây dựng cơ cấu nội bộ cho từng nhóm công việc để có cơ sở tập hợp chi phí, đánh giá tiến độ và kiểm soát lợi nhuận của hợp đồng.

Khi hạch toán, doanh nghiệp cần dựa vào bản chất của giao dịch và điều kiện thực hiện dịch vụ thay vì chia doanh thu một cách cơ học. Việc có bảng phân tích nội bộ về nhân sự, thời lượng công việc, sản phẩm bàn giao và ngân sách quảng cáo giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn những hợp đồng trọn gói có phạm vi công việc thay đổi trong quá trình triển khai.

Đối chiếu phí dịch vụ với phạm vi công việc thực tế đã thực hiện

Kế toán không nên chỉ dựa trên giá trị ghi trong hợp đồng mà cần đối chiếu với phạm vi công việc đã được bộ phận marketing thực tế triển khai. Báo cáo công việc, lịch đăng nội dung, file thiết kế, dữ liệu quảng cáo, sản phẩm bàn giao và xác nhận của khách hàng là những nguồn thông tin quan trọng để kiểm tra tiến độ thực hiện dịch vụ.

Đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện trường hợp doanh nghiệp đã làm thêm nhiều hạng mục ngoài hợp đồng nhưng chưa được tính phí hoặc ngược lại, doanh thu đã ghi nhận trong khi công việc chưa hoàn thành. Đây cũng là cơ sở để account làm phụ lục bổ sung, điều chỉnh báo giá và hạn chế tranh chấp khi nghiệm thu cuối kỳ.

Ngân sách quảng cáo khách hàng giao quản lý không đồng nghĩa với doanh thu

Phân biệt khoản thu hộ, chi hộ với doanh thu dịch vụ

Khoản thu hộ, chi hộ phát sinh khi doanh nghiệp nhận tiền hoặc thực hiện thanh toán thay khách hàng theo phạm vi đã thỏa thuận nhưng giá trị đó không phải phần doanh nghiệp được hưởng. Trong hoạt động marketing, trường hợp phổ biến là khách hàng chuyển ngân sách quảng cáo để công ty nạp vào tài khoản nền tảng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp truyền thông.

Doanh thu dịch vụ lại phản ánh phần giá trị công ty marketing được hưởng cho công việc mình cung cấp. Kế toán cần dựa vào hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận thanh toán và chứng từ liên quan để phân biệt hai nhóm, bởi việc gộp khoản thu hộ, chi hộ vào doanh thu có thể làm sai cả doanh thu, chi phí và nghĩa vụ kê khai của doanh nghiệp.

Theo dõi ngân sách quảng cáo theo từng khách hàng

Mỗi khách hàng nên có một tài khoản hoặc mã quản trị riêng để theo dõi toàn bộ ngân sách quảng cáo từ lúc nhận tiền đến khi chiến dịch kết thúc. Dữ liệu cần thể hiện được số dư đầu kỳ, số khách chuyển thêm, số đã nạp vào nền tảng, số thực tế đã tiêu, số được hoàn lại và số còn phải tiếp tục sử dụng.

Theo dõi riêng giúp hạn chế nguy cơ lấy tiền của khách hàng này để chi cho chiến dịch của khách hàng khác. Khi cuối tháng hoặc cuối chiến dịch thực hiện đối chiếu, kế toán chỉ cần truy xuất theo mã khách hàng là có thể xác định chính xác phần ngân sách còn lại và nghĩa vụ doanh nghiệp vẫn phải thực hiện.

Quản lý số tiền đã nhận, đã chi và còn lại

Ba chỉ tiêu quan trọng nhất của ngân sách quảng cáo là số đã nhận từ khách hàng, số đã thực tế sử dụng và số dư còn lại. Kế toán nên cập nhật liên tục thay vì chỉ tổng hợp vào cuối tháng, nhất là với những chiến dịch có ngân sách lớn hoặc có nhiều lần nạp tiền vào các nền tảng khác nhau.

Số tiền còn lại phải được đối chiếu không chỉ với sổ kế toán mà còn với số dư tài khoản quảng cáo, khoản tiền đang nằm trên thẻ hoặc tài khoản trung gian và các khoản hoàn chưa về tài khoản ngân hàng. Nhờ đó doanh nghiệp tránh kết luận sai rằng ngân sách đã sử dụng hết chỉ vì tiền đã rời khỏi tài khoản thanh toán.

Xử lý trường hợp doanh nghiệp ứng tiền quảng cáo trước cho khách hàng

Một số công ty marketing chủ động dùng tiền của mình để nạp quảng cáo trước rồi mới thu lại từ khách hàng. Trong trường hợp này, kế toán cần mở theo dõi khoản doanh nghiệp đã ứng theo từng khách hàng, từng chiến dịch và từng lần thanh toán để tránh nhầm với chi phí quảng cáo của chính công ty.

Khi khách hàng hoàn trả tiền, kế toán phải đối chiếu với số đã ứng và xác định rõ phần nào là hoàn trả ngân sách, phần nào là phí dịch vụ hoặc khoản phát sinh khác. Nếu không quản lý chi tiết, doanh nghiệp dễ ghi nhận khoản khách hoàn tiền ứng trước thành doanh thu, làm sai lợi nhuận của kỳ và khó kiểm soát công nợ thực tế.

Đối chiếu ngân sách quảng cáo cuối mỗi chiến dịch

Cuối chiến dịch là thời điểm cần tổng hợp toàn bộ số tiền khách đã giao, số đã sử dụng, số được hoàn, các khoản phí liên quan và phần ngân sách còn dư. Việc đối chiếu nên dựa trên dữ liệu nền tảng quảng cáo, chứng từ thanh toán, báo cáo chiến dịch và sổ theo dõi nội bộ để bảo đảm không bỏ sót giao dịch.

Nếu còn số dư, doanh nghiệp cần xác định rõ sẽ tiếp tục sử dụng cho chiến dịch tiếp theo hay hoàn lại cho khách theo thỏa thuận. Hồ sơ đối chiếu cuối chiến dịch giúp kế toán khóa được công nợ ngân sách và đồng thời tạo căn cứ để bộ phận account giải trình minh bạch với khách hàng về toàn bộ dòng tiền đã quản lý.

Chi quảng cáo cần được theo dõi đến từng nền tảng và từng chiến dịch

Theo dõi chi phí quảng cáo trên các nền tảng trực tuyến

Chi phí quảng cáo có thể phát sinh trên nhiều nền tảng khác nhau với cách thanh toán, xuất chứng từ và cập nhật dữ liệu không giống nhau. Vì vậy kế toán cần mở theo dõi theo từng nền tảng, từng tài khoản quảng cáo, từng khách hàng và từng chiến dịch thay vì chỉ dựa vào tổng số tiền bị trừ trên thẻ ngân hàng.

Việc tách chi tiết giúp doanh nghiệp kiểm tra được nền tảng nào đã tiêu bao nhiêu, khoản nào thuộc chiến dịch đang triển khai và khoản nào là phí phát sinh khác. Đây cũng là cơ sở để đối chiếu giữa dữ liệu marketing và số liệu kế toán, đặc biệt khi nền tảng có cơ chế nạp trước, trừ tiền định kỳ hoặc hoàn lại một phần ngân sách.

Phân loại ngân sách theo khách hàng và chiến dịch

Một tài khoản thanh toán có thể được dùng để nạp quảng cáo cho nhiều khách hàng, nên việc phân loại ngay khi phát sinh giao dịch là rất quan trọng. Mỗi lần nạp hoặc mỗi khoản chi cần được gắn mã khách hàng và mã chiến dịch để tránh phải phân bổ lại bằng ước tính vào cuối kỳ.

Cách quản lý này giúp kế toán lập báo cáo ngân sách riêng cho từng chiến dịch và kiểm tra nhanh khi khách hàng yêu cầu đối chiếu. Đồng thời, bộ phận quản trị có thể so sánh mức chi thực tế với ngân sách phê duyệt, phát hiện chiến dịch vượt ngân sách hoặc những khoản chi được sử dụng sai đối tượng.

Kiểm soát khoản chi bằng thẻ, tài khoản quảng cáo hoặc tài khoản trung gian

Các công ty marketing thường thanh toán quảng cáo bằng thẻ doanh nghiệp, thẻ cá nhân được ủy quyền, ví trung gian hoặc số dư trong tài khoản quảng cáo. Mỗi phương thức tạo ra luồng chứng từ khác nhau, vì vậy kế toán phải xác định rõ ai quản lý phương tiện thanh toán, tiền thuộc khách hàng nào và giao dịch nào tương ứng với chiến dịch nào.

Nếu sử dụng tài khoản trung gian, cần theo dõi cả số tiền đã chuyển vào và số tiền thực tế đã được sử dụng. Việc chỉ căn cứ vào giao dịch trừ tiền trên thẻ có thể dẫn đến sai lệch vì một khoản nạp chưa chắc đã được nền tảng tiêu hết trong kỳ hoặc có thể phát sinh hoàn tiền sau đó.

Đối chiếu dữ liệu nền tảng với chứng từ thanh toán

Dữ liệu nền tảng quảng cáo phản ánh số tiền thực tế được ghi nhận cho hoạt động chạy quảng cáo, trong khi chứng từ thanh toán phản ánh dòng tiền doanh nghiệp đã chuyển. Hai số liệu này có thể khác nhau về thời điểm do cơ chế nạp trước, trừ sau, hoàn tiền hoặc kỳ thanh toán của từng nền tảng.

Kế toán nên thực hiện đối chiếu định kỳ để xác định khoản nào đã thanh toán nhưng chưa tiêu, khoản nào đã tiêu nhưng chưa thu tiền hoặc chưa có chứng từ đầy đủ. Việc đối chiếu giúp số liệu ngân sách quảng cáo cuối kỳ chính xác hơn và hỗ trợ giải trình khi có chênh lệch với báo cáo của bộ phận media.

Xử lý chênh lệch giữa số tiền nạp và số tiền quảng cáo thực tế đã tiêu

Số tiền nạp vào nền tảng không phải lúc nào cũng bằng chi phí quảng cáo đã phát sinh. Một phần ngân sách có thể vẫn còn trong tài khoản, bị giữ chờ xử lý hoặc được nền tảng hoàn lại do chiến dịch dừng sớm, lỗi thanh toán hay điều chỉnh chính sách.

Kế toán cần theo dõi riêng phần đã nạp nhưng chưa sử dụng thay vì ghi nhận toàn bộ ngay thành chi phí. Đến cuối kỳ, dữ liệu số dư trên nền tảng cần được đối chiếu với sổ chi tiết để xác định đúng phần ngân sách còn lại, tránh làm tăng chi phí của chiến dịch và giảm lợi nhuận một cách không chính xác.

Chứng từ chi quảng cáo là khu vực cần rà soát kỹ trong kế toán marketing

Kiểm tra thông tin trên hóa đơn và chứng từ của nhà cung cấp quảng cáo

Chứng từ quảng cáo cần được kiểm tra về chủ thể cung cấp dịch vụ, thông tin doanh nghiệp mua dịch vụ, thời gian phát sinh, nội dung dịch vụ, giá trị thanh toán và các dữ liệu liên quan đến tài khoản quảng cáo. Việc kiểm tra ngay khi nhận chứng từ giúp phát hiện sớm trường hợp sai tên doanh nghiệp, sai thông tin hoặc chứng từ không khớp với giao dịch thực tế.

Với các nền tảng và nhà cung cấp có cơ chế chứng từ khác nhau, kế toán cần lưu hồ sơ theo từng nguồn và gắn với từng chiến dịch. Không nên để đến cuối năm mới rà soát vì khi đó việc tìm lại tài khoản quảng cáo, lịch sử thanh toán hoặc yêu cầu bộ phận marketing cung cấp bổ sung tài liệu sẽ khó khăn hơn nhiều.

Đối chiếu chứng từ với từng chiến dịch cụ thể

Một hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán quảng cáo cần được xác định đang phục vụ khách hàng nào và chiến dịch nào. Nếu cùng một chứng từ bao gồm nhiều chiến dịch, kế toán phải có dữ liệu phân bổ đủ rõ để xác định giá trị tương ứng thay vì đưa toàn bộ vào một khách hàng hoặc một dự án bất kỳ.

Cơ sở phân bổ có thể dựa trên dữ liệu chi tiêu thực tế của từng tài khoản quảng cáo hoặc báo cáo chi tiết từ bộ phận media. Việc đối chiếu này giúp chi phí được tập hợp đúng đối tượng và là điều kiện quan trọng để tính chính xác lợi nhuận theo khách hàng và theo từng chiến dịch.

Theo dõi chi phí phát sinh bằng ngoại tệ

Nhiều khoản quảng cáo, phần mềm và công cụ marketing được thanh toán bằng ngoại tệ nên kế toán cần lưu ý cả giá trị nguyên tệ, tỷ giá áp dụng và số tiền thực tế bị trừ khỏi tài khoản. Một giao dịch cùng giá trị ngoại tệ có thể tạo ra số tiền quy đổi khác nhau tùy thời điểm thanh toán và cơ chế xử lý của ngân hàng.

Theo dõi đầy đủ giúp doanh nghiệp phân biệt phần chi phí dịch vụ với phần chênh lệch tỷ giá hoặc phí thanh toán quốc tế. Nếu chỉ ghi theo số tiền trên báo cáo nền tảng mà bỏ qua giao dịch ngân hàng, số liệu chi phí và dòng tiền có thể không khớp khi đối chiếu cuối tháng.

Xử lý các khoản phí ngân hàng và chênh lệch tỷ giá

Thanh toán quảng cáo quốc tế thường phát sinh thêm phí chuyển đổi ngoại tệ, phí giao dịch quốc tế hoặc chênh lệch giữa tỷ giá ghi nhận và tỷ giá thanh toán. Kế toán cần tách những khoản này khỏi chi phí quảng cáo cốt lõi để có cái nhìn chính xác về ngân sách thực tế mà chiến dịch đã sử dụng.

Khi phân tích hiệu quả, doanh nghiệp cũng nên xác định các khoản phí này được tính cho khách hàng hay do công ty tự chịu theo thỏa thuận hợp đồng. Việc ghi nhận nhất quán giúp tránh tình trạng một chiến dịch bị đội chi phí do phí thanh toán nhưng bộ phận account lại không nhận biết khi xây dựng báo giá.

Vì sao không nên chỉ căn cứ vào sao kê ngân hàng để hạch toán chi phí quảng cáo?

Sao kê ngân hàng chỉ cho biết tiền đã bị trừ hoặc được chuyển đến đâu nhưng không phản ánh đầy đủ mục đích của giao dịch, khách hàng liên quan hay phần ngân sách đã thực tế được nền tảng sử dụng. Một khoản thanh toán trên sao kê có thể là nạp trước, thanh toán phí phần mềm, hoàn ứng hoặc chi cho nhiều chiến dịch cùng lúc.

Do đó, kế toán phải kết hợp sao kê với hóa đơn, chứng từ nền tảng, dữ liệu tài khoản quảng cáo và báo cáo chiến dịch. Cách đối chiếu nhiều nguồn này giúp xác định đúng bản chất khoản chi và tránh việc hạch toán tất cả giao dịch có tên nền tảng quảng cáo thành chi phí của kỳ hiện tại.

Chi phí nhân sự là nhóm chi phí lớn nhất của nhiều công ty marketing

Phân loại nhân sự account, content, design, media và performance

Mỗi nhóm nhân sự trong công ty marketing đảm nhận một phần công việc khác nhau và tạo ra cấu trúc chi phí khác nhau. Account tập trung quản lý khách hàng, content phụ trách nội dung, design xử lý hình ảnh, media thực hiện truyền thông và performance theo dõi hiệu quả quảng cáo. Việc phân loại rõ giúp kế toán biết nguồn lực nào đang được sử dụng cho từng dịch vụ.

Khi doanh nghiệp chỉ tập hợp toàn bộ tiền lương vào một nhóm chi phí chung, việc tính lợi nhuận theo khách hàng rất khó chính xác. Phân loại nhân sự theo chức năng kết hợp với theo dõi thời gian tham gia dự án giúp doanh nghiệp xác định hợp đồng nào đang sử dụng quá nhiều nhân lực và loại dịch vụ nào có biên lợi nhuận tốt hơn.

Theo dõi thời gian làm việc theo từng khách hàng

Nhân sự marketing thường làm việc đồng thời cho nhiều khách hàng, nên thời gian làm việc là một cơ sở quan trọng để phân bổ chi phí. Doanh nghiệp có thể thiết lập bảng theo dõi thời gian, lịch công việc hoặc hệ thống quản lý dự án để ghi nhận số giờ hoặc tỷ lệ thời gian từng nhân viên sử dụng cho từng khách hàng.

Dữ liệu này giúp kế toán tránh cách phân bổ tiền lương bình quân thiếu cơ sở. Khi kết hợp với mức lương và chi phí liên quan, doanh nghiệp có thể ước tính tương đối chính xác chi phí nhân sự trực tiếp cho từng hợp đồng, từ đó đánh giá mức phí dịch vụ hiện tại có phù hợp với nguồn lực đã bỏ ra hay không.

Phân bổ tiền lương vào từng chiến dịch

Tiền lương của nhân sự trực tiếp tham gia chiến dịch nên được phân bổ dựa trên mức độ tham gia thực tế thay vì chia đều cho tất cả dự án. Những chiến dịch cần nhiều nội dung, chỉnh sửa thiết kế hoặc tối ưu quảng cáo liên tục thường tiêu tốn nhiều nguồn lực hơn các hợp đồng có phạm vi công việc ổn định.

Khi có dữ liệu về thời gian hoặc khối lượng công việc, kế toán có thể phân bổ chi phí lương theo từng mã chiến dịch. Kết quả này giúp báo cáo lợi nhuận phản ánh sát thực tế hơn và hỗ trợ ban quản lý điều chỉnh định biên nhân sự, quy trình làm việc hoặc chính sách báo giá trong những dự án tương tự.

Xử lý nhân sự tham gia đồng thời nhiều dự án

Một nhân viên marketing có thể tham gia nhiều dự án với tỷ lệ thời gian khác nhau trong cùng một tháng. Kế toán cần xây dựng tiêu thức phân bổ phù hợp như giờ làm việc, số sản phẩm bàn giao, mức độ tham gia hoặc dữ liệu từ phần mềm quản lý dự án để xác định phần chi phí thuộc từng khách hàng.

Việc này đặc biệt quan trọng với nhân sự chuyên môn như designer, video editor hoặc performance khi khối lượng công việc giữa các chiến dịch có thể chênh lệch rất lớn. Nếu chia đều chi phí, dự án ít sử dụng nguồn lực sẽ bị tính cao trong khi dự án tiêu tốn nhiều thời gian lại bị tính thấp, làm sai đánh giá lợi nhuận.

Vì sao phân bổ nhân sự bình quân dễ làm sai lợi nhuận từng khách hàng?

Phân bổ bình quân giả định rằng mọi khách hàng sử dụng nguồn lực nhân sự tương đương nhau, trong khi thực tế mỗi hợp đồng có số lượng nội dung, lần chỉnh sửa, cuộc họp và mức độ hỗ trợ khác nhau. Một khách hàng có doanh thu tương đương khách khác nhưng có thể tiêu tốn gấp nhiều lần thời gian của đội ngũ.

Khi chi phí nhân sự bị phân bổ sai, báo cáo lợi nhuận theo khách hàng sẽ đưa ra kết luận không chính xác. Doanh nghiệp có thể tiếp tục duy trì những hợp đồng tưởng có lãi nhưng thực tế đang ngốn nguồn lực hoặc ngược lại đánh giá thấp những khách hàng có quy trình làm việc hiệu quả và biên lợi nhuận tốt.

Chi phí sáng tạo nội dung cần được tập hợp theo từng sản phẩm truyền thông

Theo dõi chi phí viết nội dung

Chi phí viết nội dung bao gồm tiền lương của nhân sự content, chi phí cộng tác viên, chi phí nghiên cứu hoặc các khoản liên quan trực tiếp đến việc tạo ra bài viết. Kế toán nên gắn chi phí với từng khách hàng, chiến dịch hoặc nhóm sản phẩm nội dung để có thể xác định chính xác mức nguồn lực đã sử dụng.

Khi doanh nghiệp có nhiều gói nội dung với số lượng bài và yêu cầu chất lượng khác nhau, việc tập hợp chi tiết giúp so sánh chi phí thực tế với giá bán. Đây là cơ sở quan trọng để điều chỉnh định mức số bài, số lần chỉnh sửa hoặc mức giá khi xây dựng các gói dịch vụ mới.

Tập hợp chi phí thiết kế hình ảnh

Chi phí thiết kế có thể bao gồm tiền lương designer, phí cộng tác viên, tài nguyên hình ảnh, font, template hoặc các công cụ hỗ trợ thiết kế. Từng khoản nên được gắn với sản phẩm hoặc chiến dịch cụ thể nếu có thể xác định trực tiếp, thay vì đưa toàn bộ vào chi phí chung.

Việc tập hợp theo sản phẩm giúp doanh nghiệp biết một bộ nhận diện, banner, infographic hoặc nhóm hình ảnh quảng cáo thực tế tiêu tốn bao nhiêu nguồn lực. Khi số lần chỉnh sửa vượt quá phạm vi báo giá, dữ liệu này cũng cung cấp căn cứ để account trao đổi với khách hàng về phần công việc phát sinh.

Theo dõi chi phí quay dựng video

Quay dựng video thường có cấu trúc chi phí phức tạp gồm nhân sự kịch bản, quay phim, dựng hậu kỳ, thiết bị, địa điểm, diễn viên và nhiều khoản hỗ trợ khác. Kế toán nên mở mã theo từng sản phẩm video hoặc từng đợt sản xuất để tập hợp đầy đủ các khoản phát sinh.

Nếu video phục vụ một chiến dịch cụ thể, toàn bộ chi phí trực tiếp nên được gắn với mã chiến dịch đó. Cách theo dõi này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác lợi nhuận của dịch vụ video và tránh trường hợp chi phí sản xuất lớn bị phân bổ chung sang những khách hàng không liên quan.

Xử lý chi phí chụp ảnh, sản xuất tư liệu và đạo cụ

Các buổi chụp ảnh sản phẩm, sản xuất tư liệu hoặc chuẩn bị đạo cụ thường phát sinh nhiều khoản nhỏ nhưng tổng giá trị có thể đáng kể. Doanh nghiệp nên tập hợp theo từng buổi sản xuất hoặc từng chiến dịch, đồng thời lưu tài liệu liên quan đến nội dung công việc và sản phẩm đã bàn giao.

Những đạo cụ có thể sử dụng nhiều lần cần được phân biệt với vật tư tiêu hao sử dụng riêng cho một chiến dịch. Cách xử lý phù hợp giúp tránh đưa toàn bộ giá trị của tài sản sử dụng dài hạn vào chi phí của một khách hàng và đồng thời phản ánh đúng mức chi phí thực tế của từng sản phẩm truyền thông.

Phân bổ chi phí sáng tạo dùng chung cho nhiều chiến dịch

Một số sản phẩm sáng tạo như bộ nhận diện, thư viện ảnh, template hoặc tài liệu nền có thể được sử dụng cho nhiều chiến dịch. Khi đó kế toán cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý dựa trên thời gian sử dụng, số lượng sản phẩm, mức độ khai thác hoặc giá trị của từng chiến dịch.

Mục tiêu của phân bổ không phải để tạo ra con số tuyệt đối hoàn hảo mà là bảo đảm các chiến dịch chịu chi phí theo mức độ hưởng lợi tương đối hợp lý. Doanh nghiệp nên duy trì một tiêu thức nhất quán để việc so sánh lợi nhuận giữa các kỳ không bị thay đổi chỉ vì phương pháp phân bổ khác nhau.

Phần mềm và công cụ marketing cần được phân bổ hợp lý vào chi phí

Theo dõi phí phần mềm thiết kế và chỉnh sửa nội dung

Các phần mềm thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh, dựng video hoặc hỗ trợ sản xuất nội dung thường được mua theo tháng hoặc theo năm. Kế toán cần theo dõi thời hạn gói dịch vụ, số lượng tài khoản sử dụng và bộ phận được hưởng lợi để phân bổ chi phí phù hợp trong thời gian sử dụng.

Nếu phần mềm chỉ phục vụ riêng một dự án, chi phí có thể được gắn trực tiếp vào dự án đó. Trường hợp công cụ được dùng chung cho nhiều khách hàng, doanh nghiệp nên xây dựng tiêu thức phân bổ hợp lý để chi phí phần mềm được phản ánh trong giá thành dịch vụ thay vì chỉ nằm trong nhóm chi phí quản lý chung.

Hạch toán công cụ quản lý quảng cáo và phân tích dữ liệu

Các công cụ quản lý quảng cáo, đo lường, theo dõi chuyển đổi hoặc phân tích dữ liệu có thể tạo ra chi phí đáng kể đối với công ty marketing. Kế toán nên phân loại rõ công cụ nào phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ và công cụ nào chỉ dùng cho hoạt động quản lý nội bộ của doanh nghiệp.

Khi một công cụ được mua để phục vụ một nhóm khách hàng cụ thể, chi phí nên được phân bổ cho nhóm đó dựa trên mức độ sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp biết phí dịch vụ đang thu có đủ để bù đắp chi phí công nghệ cần thiết cho việc vận hành và đo lường chiến dịch hay không.

Theo dõi phí lưu trữ, nền tảng và công cụ tự động hóa

Dịch vụ lưu trữ dữ liệu, nền tảng email, công cụ tự động hóa và hệ thống quản lý khách hàng thường được thanh toán định kỳ. Kế toán cần lập danh sách theo dõi thời gian sử dụng, kỳ thanh toán, bộ phận sử dụng và khách hàng liên quan để tránh bỏ sót các khoản gia hạn tự động.

Việc kiểm soát này không chỉ phục vụ hạch toán mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện những tài khoản không còn sử dụng nhưng vẫn bị trừ phí. Khi số lượng công cụ tăng dần theo quy mô công ty, một hệ thống theo dõi tập trung sẽ giúp giảm chi phí không cần thiết và hỗ trợ phân bổ chính xác hơn.

Phân bổ phần mềm dùng chung giữa nhiều khách hàng

Phần mềm dùng chung cho nhiều khách hàng nên được phân bổ dựa trên tiêu thức phản ánh tương đối mức độ sử dụng, chẳng hạn số tài khoản, số chiến dịch, số giờ sử dụng hoặc doanh thu của từng nhóm dịch vụ. Doanh nghiệp không nên mặc định chia đều nếu khối lượng sử dụng giữa các khách hàng có sự chênh lệch lớn.

Khi lựa chọn tiêu thức, cần duy trì nhất quán qua các kỳ để báo cáo lợi nhuận có khả năng so sánh. Việc thay đổi phương pháp phân bổ thường xuyên có thể làm biên lợi nhuận của từng khách hàng biến động dù hoạt động thực tế không thay đổi đáng kể.

Xử lý các gói phần mềm trả trước theo năm

Với gói phần mềm trả trước theo năm, toàn bộ số tiền thanh toán không nhất thiết phải được phản ánh như chi phí của một tháng nếu quyền sử dụng kéo dài nhiều kỳ. Kế toán cần theo dõi thời gian sử dụng và phân bổ phù hợp để chi phí được ghi nhận tương ứng với giai đoạn doanh nghiệp nhận lợi ích.

Cách theo dõi này giúp báo cáo từng tháng không bị biến động bất thường tại thời điểm gia hạn phần mềm. Đồng thời, bộ phận quản trị có thể nhìn thấy chi phí công nghệ thực tế trung bình mỗi tháng và đưa khoản này vào cơ cấu giá dịch vụ khi xây dựng báo giá cho khách hàng.

Chi phí cộng tác viên cần gắn với sản phẩm bàn giao cụ thể

Theo dõi cộng tác viên viết bài, thiết kế và quay dựng

Cộng tác viên thường được sử dụng linh hoạt cho các công việc viết bài, thiết kế hình ảnh, quay phim, dựng video hoặc hỗ trợ theo từng dự án. Kế toán cần có danh sách theo dõi từng cộng tác viên, đơn giá, khách hàng liên quan, nội dung công việc và sản phẩm đã hoàn thành trong từng kỳ.

Việc này giúp tránh tình trạng toàn bộ chi phí cộng tác viên được đưa vào một nhóm chung mà không xác định dự án hưởng lợi. Khi mỗi khoản thanh toán được gắn với một sản phẩm cụ thể, doanh nghiệp có thể tính chính xác chi phí trực tiếp của từng chiến dịch và kiểm soát tốt hơn ngân sách thuê ngoài.

Đối chiếu khối lượng công việc với thỏa thuận cộng tác

Trước khi ghi nhận và thanh toán chi phí, doanh nghiệp nên đối chiếu số lượng sản phẩm đã hoàn thành với thỏa thuận ban đầu. Đối với người viết bài có thể kiểm tra số bài, với designer kiểm tra số thiết kế, còn với video editor có thể căn cứ số video hoặc phạm vi hậu kỳ đã bàn giao.

Việc đối chiếu giúp hạn chế thanh toán trùng, thanh toán vượt khối lượng hoặc phát sinh chi phí không có căn cứ. Đồng thời, kế toán có dữ liệu rõ ràng để phân bổ khoản chi vào đúng khách hàng và xử lý những trường hợp cộng tác viên thực hiện thêm công việc ngoài phạm vi ban đầu.

Kiểm tra sản phẩm bàn giao trước khi ghi nhận chi phí

Sản phẩm bàn giao là căn cứ quan trọng để chứng minh công việc cộng tác viên đã được thực hiện. Kế toán nên phối hợp với bộ phận chuyên môn kiểm tra file, đường dẫn, biên bản xác nhận hoặc dữ liệu quản lý dự án thay vì chỉ dựa vào đề nghị thanh toán.

Quy trình này giúp giảm rủi ro ghi nhận chi phí cho công việc chưa hoàn thành hoặc chưa được chấp nhận. Với những sản phẩm đang trong quá trình chỉnh sửa, doanh nghiệp cần phân biệt phần đã hoàn thành với phần còn tiếp tục thực hiện để việc ghi nhận chi phí phù hợp với tiến độ thực tế.

Theo dõi tạm ứng và thanh toán cho cộng tác viên

Một số cộng tác viên có thể được tạm ứng trước khi thực hiện công việc, nhất là các dự án quay dựng hoặc sản xuất nội dung có chi phí đầu vào lớn. Kế toán phải mở theo dõi riêng từng khoản tạm ứng, thời điểm tạm ứng, dự án liên quan và số tiền còn phải quyết toán.

Khi cộng tác viên hoàn thành công việc, số tiền tạm ứng cần được đối chiếu với giá trị thực tế được duyệt để xác định khoản còn phải trả hoặc phải thu hồi. Nếu không theo dõi chi tiết, các khoản tạm ứng kéo dài có thể bị nhầm thành chi phí đã hoàn tất hoặc bị bỏ quên trong nhiều kỳ.

Phân bổ chi phí cộng tác viên vào đúng khách hàng và chiến dịch

Chi phí cộng tác viên thường có khả năng xác định trực tiếp đối tượng sử dụng nên cần ưu tiên gắn thẳng vào mã khách hàng và mã chiến dịch. Cách làm này chính xác hơn so với đưa vào chi phí chung rồi phân bổ lại vào cuối tháng theo tỷ lệ doanh thu.

Khi một cộng tác viên thực hiện sản phẩm cho nhiều dự án, bảng xác nhận khối lượng cần tách rõ từng phần tương ứng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định khách hàng nào đang sử dụng nhiều nguồn lực thuê ngoài và kiểm tra mức phí dịch vụ có đủ bù đắp các khoản chi này hay không.

Báo cáo chiến dịch là cầu nối giữa bộ phận marketing và kế toán

Báo cáo chiến dịch cần thể hiện những thông tin nào?

Báo cáo chiến dịch nên thể hiện thời gian triển khai, phạm vi công việc, ngân sách kế hoạch, ngân sách đã sử dụng, các sản phẩm đã thực hiện và tình trạng hoàn thành. Đối với chiến dịch quảng cáo, cần có thêm dữ liệu về nền tảng, tài khoản quảng cáo và mức chi thực tế để phục vụ đối chiếu.

Đối với kế toán, báo cáo chiến dịch không chỉ là tài liệu chuyên môn mà còn là nguồn dữ liệu giúp xác định doanh thu, ngân sách đã chi và tiến độ nghiệm thu. Khi báo cáo được chuẩn hóa, kế toán có thể giảm đáng kể thời gian trao đổi lại với bộ phận marketing vào cuối tháng.

Đối chiếu ngân sách kế hoạch với ngân sách đã sử dụng

Ngân sách kế hoạch cho biết mức chi dự kiến được khách hàng phê duyệt, còn ngân sách thực tế phản ánh số tiền chiến dịch đã sử dụng. Hai số liệu cần được so sánh định kỳ để phát hiện chiến dịch đang vượt ngân sách hoặc đang có số tiền chưa sử dụng đáng kể.

Kế toán nên phối hợp với media và account xác định nguyên nhân của từng chênh lệch. Chênh lệch có thể do thay đổi chiến lược, nền tảng chưa tiêu hết ngân sách, khách hàng điều chỉnh kế hoạch hoặc phát sinh khoản phí mới, và mỗi trường hợp cần được phản ánh rõ trong hồ sơ chiến dịch.

Kiểm tra thời gian thực hiện chiến dịch

Thời gian thực hiện ảnh hưởng trực tiếp đến kỳ ghi nhận doanh thu và chi phí của chiến dịch. Kế toán cần biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc, các giai đoạn triển khai và những thời điểm tạm dừng hoặc gia hạn để tránh đưa toàn bộ giá trị vào một kỳ không phù hợp.

Nếu chiến dịch kéo dài qua nhiều tháng, việc theo dõi thời gian còn giúp phân bổ chi phí nhân sự, phần mềm và dịch vụ thuê ngoài hợp lý hơn. Đây cũng là cơ sở để xác định phần công việc đã hoàn thành và phần còn tiếp tục thực hiện khi lập báo cáo cuối kỳ.

Xác nhận phạm vi công việc đã hoàn thành

Phạm vi công việc hoàn thành cần được xác định dựa trên các đầu việc cụ thể đã bàn giao như số bài viết, thiết kế, video, buổi tư vấn hoặc giai đoạn quảng cáo đã vận hành. Bộ phận marketing nên cung cấp dữ liệu này cho kế toán định kỳ thay vì chỉ báo cáo bằng tỷ lệ hoàn thành chung chung.

Khi phạm vi hoàn thành được xác nhận rõ, doanh nghiệp có căn cứ tốt hơn để ghi nhận doanh thu và lập hồ sơ nghiệm thu. Đồng thời, những hạng mục chưa hoàn thành hoặc phát sinh ngoài hợp đồng có thể được tách riêng để tránh làm sai kết quả của kỳ.

Vì sao báo cáo chiến dịch cần được lưu cùng hồ sơ kế toán?

Báo cáo chiến dịch giải thích mối liên hệ giữa hợp đồng, ngân sách, công việc thực hiện và các khoản chi phát sinh. Khi được lưu cùng hồ sơ kế toán, tài liệu này giúp người kiểm tra có thể truy ngược từ một khoản doanh thu hoặc chi phí đến hoạt động thực tế tạo ra giao dịch.

Việc lưu trữ cũng hữu ích khi khách hàng yêu cầu đối chiếu sau nhiều tháng hoặc khi doanh nghiệp cần phân tích hiệu quả của các chiến dịch cũ. Một hồ sơ đầy đủ giúp giảm phụ thuộc vào trí nhớ của account hoặc nhân viên đã trực tiếp triển khai dự án.

Nghiệm thu dịch vụ marketing cần gắn với tiến độ và kết quả bàn giao

Phân biệt nghiệm thu theo tháng và nghiệm thu theo chiến dịch

Nghiệm thu theo tháng phù hợp với các dịch vụ lặp lại như quản trị fanpage, SEO, vận hành quảng cáo hoặc sản xuất nội dung định kỳ. Mỗi tháng doanh nghiệp xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện và sử dụng đó làm căn cứ theo dõi giá trị dịch vụ của kỳ.

Nghiệm thu theo chiến dịch thường áp dụng cho các dự án có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng như ra mắt sản phẩm hoặc chương trình quảng bá. Kế toán cần hiểu phương thức nghiệm thu được quy định trong hợp đồng để xác định đúng thời điểm theo dõi doanh thu và công nợ.

Đối chiếu biên bản nghiệm thu với hợp đồng

Biên bản nghiệm thu cần được kiểm tra với phạm vi công việc, giá trị và các mốc thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu nội dung nghiệm thu khác đáng kể với hợp đồng ban đầu, doanh nghiệp cần có phụ lục hoặc tài liệu bổ sung để giải thích phần điều chỉnh.

Đối chiếu giúp hạn chế tình trạng nghiệm thu thiếu hạng mục nhưng kế toán vẫn ghi nhận toàn bộ giá trị hoặc ngược lại, công việc đã hoàn thành nhưng chưa được cập nhật. Đây cũng là bước quan trọng trước khi lập hóa đơn và xác nhận công nợ với khách hàng.

Xử lý trường hợp khách hàng nghiệm thu từng phần

Nhiều chiến dịch marketing được khách hàng nghiệm thu theo từng giai đoạn như nghiên cứu, sáng tạo, chạy quảng cáo và tổng kết. Kế toán cần xác định giá trị tương ứng của từng phần để theo dõi doanh thu và công nợ thay vì chờ đến khi toàn bộ chiến dịch kết thúc.

Nếu hợp đồng chưa tách giá trị từng giai đoạn, doanh nghiệp nên có cơ sở nội bộ hoặc phụ lục để xác định phần được nghiệm thu. Việc này giúp dữ liệu kế toán phù hợp hơn với tiến độ thực tế và hạn chế biến động doanh thu quá lớn vào cuối dự án.

Theo dõi công việc đã hoàn thành nhưng chưa được nghiệm thu

Có những trường hợp đội ngũ marketing đã hoàn tất công việc nhưng khách hàng chưa ký nghiệm thu do quy trình nội bộ hoặc đang chờ xác nhận thêm. Kế toán cần lập danh sách riêng các hạng mục này để tránh bỏ sót và phối hợp account thúc đẩy hoàn thiện hồ sơ.

Việc theo dõi cũng giúp doanh nghiệp nhận biết phần nguồn lực đã sử dụng nhưng chưa tạo ra doanh thu được xác nhận. Nếu số lượng công việc chờ nghiệm thu tăng cao, đây có thể là dấu hiệu quy trình bàn giao hoặc thu hồi hồ sơ của doanh nghiệp đang có vấn đề.

Đối chiếu nghiệm thu với hóa đơn và doanh thu ghi nhận

Ba dữ liệu gồm nghiệm thu, hóa đơn và doanh thu cần được kiểm tra cùng nhau để bảo đảm không có trường hợp hóa đơn đã lập nhưng công việc chưa đáp ứng điều kiện hoặc công việc đã nghiệm thu nhưng chưa được cập nhật. Sự lệch thời điểm giữa ba nguồn dữ liệu phải được giải thích rõ.

Đối chiếu định kỳ giúp kế toán phát hiện sớm các giao dịch cần xử lý trước khi khóa sổ. Đồng thời, bộ phận kinh doanh có thể kiểm soát những hợp đồng đã hoàn thành nhưng chưa lập hóa đơn hoặc chưa thu tiền, qua đó cải thiện tốc độ thu hồi công nợ.

Công nợ khách hàng marketing phải theo dõi đến từng hợp đồng

Theo dõi tiền ứng trước của khách hàng

Tiền ứng trước cần được theo dõi riêng theo từng hợp đồng để doanh nghiệp biết khách hàng đã thanh toán trước bao nhiêu và phần nghĩa vụ dịch vụ còn lại là bao nhiêu. Nếu một khách hàng có nhiều chiến dịch cùng lúc, không nên gộp toàn bộ ứng trước vào một số dư chung mà không xác định dự án tương ứng.

Khi từng phần công việc được nghiệm thu, kế toán cần đối chiếu số ứng trước với giá trị dịch vụ đã thực hiện. Cách quản lý này giúp tránh vừa ghi nhận công nợ phải thu vừa còn treo một khoản ứng trước của cùng một hợp đồng do chưa bù trừ đúng dữ liệu.

Quản lý công nợ phí dịch vụ riêng với ngân sách quảng cáo

Công nợ phí dịch vụ phản ánh số tiền khách hàng còn phải trả cho phần công việc marketing doanh nghiệp đã cung cấp. Ngân sách quảng cáo lại phản ánh số tiền khách giao để doanh nghiệp sử dụng cho chiến dịch, vì vậy hai khoản cần được mở theo dõi riêng.

Việc tách riêng giúp kế toán biết khách hàng đang nợ phí dịch vụ hay doanh nghiệp đang còn giữ ngân sách quảng cáo chưa sử dụng. Nếu gộp hai số dư, doanh nghiệp có thể kết luận sai rằng khách đã thanh toán đủ trong khi thực tế tiền đang nằm ở ngân sách quảng cáo.

Đối chiếu các đợt thanh toán theo tiến độ

Hợp đồng marketing thường quy định nhiều đợt thanh toán như tạm ứng, thanh toán giữa kỳ và thanh toán sau nghiệm thu. Kế toán nên theo dõi từng mốc, số tiền phải thu, số thực tế đã nhận và ngày đến hạn để quản lý công nợ chủ động hơn.

Khi khách chuyển tiền, giao dịch cần được gắn ngay với đợt thanh toán tương ứng. Điều này giúp tránh tình trạng tiền đã vào tài khoản nhưng vẫn treo công nợ do chưa xác định hợp đồng, đồng thời hỗ trợ bộ phận account nhắc thanh toán đúng các khoản thực sự còn thiếu.

Kiểm soát khoản khách hàng giữ lại chờ nghiệm thu

Một số khách hàng giữ lại một tỷ lệ giá trị hợp đồng cho đến khi chiến dịch hoàn tất hoặc đủ hồ sơ nghiệm thu. Khoản này cần được theo dõi riêng với ngày dự kiến thu, điều kiện thanh toán và người phụ trách xử lý hồ sơ.

Nếu không quản lý chi tiết, các khoản giữ lại có thể tồn tại nhiều tháng mà không được bộ phận kinh doanh theo dõi. Báo cáo công nợ nên thể hiện rõ phần này để doanh nghiệp đánh giá đúng dòng tiền dự kiến và có kế hoạch hoàn thiện thủ tục thu hồi.

Lập bảng tuổi nợ để phát hiện khách hàng chậm thanh toán

Bảng tuổi nợ giúp phân loại công nợ theo thời gian quá hạn và nhận diện những khách hàng đang chậm thanh toán. Đối với công ty marketing có nhiều hợp đồng định kỳ, đây là công cụ quan trọng để tránh việc doanh nghiệp vẫn tiếp tục cung cấp dịch vụ cho những khoản nợ kéo dài.

Khi kết hợp tuổi nợ với tình trạng nghiệm thu và tranh chấp, doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân của từng khoản chậm. Từ đó bộ phận quản lý có thể ưu tiên thu hồi các khoản lớn, yêu cầu tạm ứng cao hơn hoặc điều chỉnh điều kiện thanh toán với nhóm khách hàng có lịch sử chậm trả.

Đối chiếu dòng tiền giúp phát hiện khoản thu chi bị nhầm giữa các khách hàng

Đối chiếu tiền khách hàng chuyển với hợp đồng tương ứng

Mỗi khoản tiền vào tài khoản cần được xác định thuộc khách hàng nào, hợp đồng nào và mục đích thanh toán là gì. Kế toán không nên chỉ dựa vào tên người chuyển vì nhiều khách hàng có thể sử dụng tài khoản cá nhân hoặc bên liên quan để thực hiện thanh toán.

Đối chiếu với hợp đồng, nội dung chuyển khoản và xác nhận từ account giúp phân loại đúng ngay từ đầu. Các khoản chưa xác định được nên được theo dõi tạm thời và xử lý sớm, tránh để tồn đọng đến cuối tháng khiến việc đối chiếu công nợ trở nên phức tạp.

Phân biệt tiền phí dịch vụ và tiền ngân sách quảng cáo

Một lần chuyển tiền của khách hàng có thể bao gồm cả phí dịch vụ và ngân sách quảng cáo. Kế toán cần có bảng phân tách dựa trên hợp đồng hoặc đề nghị thanh toán để biết phần nào thuộc doanh thu dịch vụ và phần nào phải tiếp tục quản lý cho khách.

Nếu không tách, doanh thu và số dư ngân sách đều có thể bị sai. Việc phân loại ngay khi nhận tiền còn giúp bộ phận media biết chính xác số tiền được phép sử dụng cho quảng cáo mà không ảnh hưởng đến phần phí dịch vụ của doanh nghiệp.

Theo dõi khoản doanh nghiệp chi hộ khách hàng

Khi doanh nghiệp thanh toán thay khách hàng cho một nhà cung cấp hoặc nền tảng, khoản chi cần được theo dõi theo đúng khách hàng và hợp đồng liên quan. Kế toán nên ghi nhận đầy đủ ngày chi, số tiền, mục đích và chứng từ để thuận tiện thu hồi.

Nếu khoản chi hộ bị gộp vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp, lợi nhuận của kỳ sẽ bị giảm sai. Đồng thời, công ty có nguy cơ quên thu lại tiền từ khách hàng nếu không có báo cáo công nợ chi hộ riêng.

Xử lý khoản tiền hoàn lại sau chiến dịch

Sau chiến dịch có thể phát sinh tiền hoàn từ nền tảng quảng cáo hoặc phần ngân sách khách hàng không sử dụng hết. Kế toán cần xác định tiền hoàn thuộc khách hàng nào và có được dùng cho chiến dịch tiếp theo hay phải trả lại theo thỏa thuận.

Khoản hoàn này không nên tự động ghi nhận thành thu nhập của doanh nghiệp. Việc theo dõi đúng giúp số dư ngân sách quảng cáo phản ánh chính xác nghĩa vụ còn lại và tránh tranh chấp khi khách hàng yêu cầu đối chiếu sau khi chiến dịch kết thúc.

Kiểm tra số dư ngân sách quảng cáo chưa sử dụng cuối kỳ

Cuối mỗi kỳ kế toán, số dư ngân sách quảng cáo chưa sử dụng cần được tổng hợp theo từng khách hàng và đối chiếu với số dư trên nền tảng, tài khoản trung gian hoặc khoản tiền còn nằm trong ngân hàng. Đây là một bước quan trọng trong quy trình khóa sổ công ty marketing.

Nếu xuất hiện chênh lệch, kế toán phải truy nguyên các khoản nạp chưa tiêu, hoàn tiền chưa nhận, giao dịch đang chờ xử lý hoặc khoản chi bị gắn nhầm khách hàng. Không nên chuyển số dư sang kỳ sau khi chưa xác định được nguyên nhân của những chênh lệch đáng kể.

Lợi nhuận theo khách hàng phải được tính sau khi bóc tách đầy đủ chi phí

Xác định doanh thu thực của từng khách hàng

Doanh thu thực của từng khách hàng cần được xác định từ phí dịch vụ doanh nghiệp được hưởng chứ không phải toàn bộ dòng tiền khách đã chuyển. Ngân sách quảng cáo, khoản ứng trước chưa đủ điều kiện và các khoản chi hộ phải được tách khỏi doanh thu khi phân tích hiệu quả.

Khi dữ liệu doanh thu được chuẩn hóa, doanh nghiệp mới có thể so sánh chính xác với chi phí nhân sự, sáng tạo và công cụ phát sinh. Đây là nền tảng để nhận diện nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận tốt và nhóm khách hàng có doanh thu cao nhưng hiệu quả thấp.

Tập hợp chi phí nhân sự trực tiếp

Chi phí nhân sự trực tiếp nên được tập hợp theo thời gian hoặc khối lượng công việc nhân viên thực hiện cho từng khách hàng. Các nhóm account, content, design, media và performance có thể có cách phân bổ khác nhau tùy đặc thù hoạt động.

Tập hợp đúng giúp doanh nghiệp nhìn thấy chi phí lao động thực tế ẩn sau từng hợp đồng. Một khách hàng có mức phí dịch vụ lớn chưa chắc mang lại lợi nhuận cao nếu yêu cầu nhiều nhân sự, nhiều vòng chỉnh sửa hoặc quá nhiều thời gian quản lý.

Tập hợp chi phí sáng tạo, phần mềm và cộng tác viên

Ngoài nhân sự nội bộ, từng khách hàng còn sử dụng các nguồn lực như cộng tác viên, công cụ thiết kế, phần mềm phân tích, sản xuất video và tài nguyên sáng tạo. Những chi phí có thể xác định trực tiếp nên được gắn ngay vào mã khách hàng hoặc chiến dịch.

Các khoản dùng chung cần được phân bổ theo tiêu thức hợp lý và nhất quán. Khi đầy đủ các nhóm chi phí này, doanh nghiệp mới tránh được tình trạng báo cáo lợi nhuận chỉ dựa trên doanh thu trừ tiền quảng cáo mà bỏ sót phần lớn chi phí vận hành thực tế.

Phân bổ chi phí quản lý dùng chung

Chi phí quản lý dùng chung gồm các khoản như văn phòng, nhân sự quản lý, kế toán, phần mềm nội bộ và những nguồn lực không thể xác định trực tiếp cho một khách hàng. Doanh nghiệp cần lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân bổ khi muốn đánh giá lợi nhuận đầy đủ theo khách hàng.

Tiêu thức có thể dựa trên doanh thu, nhân sự, thời gian hoặc mức độ sử dụng nguồn lực tùy mô hình hoạt động. Điều quan trọng là phương pháp phải hợp lý và ổn định qua các kỳ để kết quả phân tích có giá trị so sánh.

Xác định biên lợi nhuận thực tế theo từng hợp đồng

Biên lợi nhuận thực tế chỉ có ý nghĩa khi doanh thu và chi phí của hợp đồng được bóc tách đầy đủ. Doanh nghiệp cần loại phần ngân sách quảng cáo không thuộc doanh thu và tập hợp đủ nhân sự, sáng tạo, phần mềm, cộng tác viên cùng chi phí liên quan.

Kết quả này cho thấy mỗi đồng doanh thu phí dịch vụ tạo ra bao nhiêu lợi nhuận sau khi sử dụng nguồn lực. Đây là dữ liệu quan trọng để điều chỉnh báo giá, quyết định mức chiết khấu và đánh giá khả năng tiếp tục hoặc mở rộng hợp đồng.

Lợi nhuận theo chiến dịch giúp phát hiện dự án “doanh thu cao nhưng tiêu tốn nguồn lực”

Tính doanh thu và chi phí riêng cho từng chiến dịch

Mỗi chiến dịch nên được coi là một đối tượng quản trị riêng với doanh thu, nhân sự, chi phí sáng tạo, cộng tác viên và công cụ sử dụng cụ thể. Việc này giúp doanh nghiệp tránh đánh giá hiệu quả dựa trên doanh thu tổng của cả khách hàng.

Khi chiến dịch được mở mã riêng, mọi khoản phát sinh có thể được gắn vào đúng dự án. Cuối chiến dịch, doanh nghiệp có thể tính lợi nhuận thực tế và so sánh với kế hoạch ban đầu để rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo.

So sánh ngân sách kế hoạch với chi phí thực tế

Trước khi triển khai, mỗi chiến dịch thường có ngân sách nhân sự, sáng tạo, quảng cáo và các khoản thuê ngoài dự kiến. Kế toán quản trị nên lưu mức kế hoạch này để so sánh với chi phí thực tế khi chiến dịch đang chạy và sau khi kết thúc.

Khoản vượt kế hoạch cần được phân tích nguyên nhân thay vì chỉ ghi nhận vào sổ. Chênh lệch có thể đến từ thay đổi yêu cầu khách hàng, số lần chỉnh sửa tăng, giá nhà cung cấp thay đổi hoặc doanh nghiệp ước tính chưa chính xác khi báo giá.

Đánh giá mức sử dụng nhân sự

Mức sử dụng nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng quyết định lợi nhuận chiến dịch. Doanh nghiệp nên so sánh số giờ hoặc ngày công thực tế với kế hoạch để biết chiến dịch có tiêu tốn quá nhiều nguồn lực nội bộ hay không.

Nếu nhân sự vượt kế hoạch liên tục, mức phí dịch vụ có thể chưa phù hợp với phạm vi công việc. Dữ liệu này giúp bộ phận kinh doanh xây dựng điều khoản rõ hơn về số lần chỉnh sửa, số lượng sản phẩm hoặc phạm vi hỗ trợ trong các hợp đồng sau.

Theo dõi các khoản phát sinh ngoài phạm vi ban đầu

Trong quá trình triển khai, khách hàng có thể yêu cầu thêm nội dung, thiết kế, video, sự kiện hoặc thay đổi chiến lược. Những khoản phát sinh này cần được ghi nhận riêng để tránh bị hòa vào chi phí của phạm vi công việc ban đầu.

Kế toán phối hợp với account theo dõi giá trị và tình trạng phê duyệt của từng phát sinh. Nếu doanh nghiệp thường xuyên thực hiện thêm việc nhưng không thu thêm phí, biên lợi nhuận sẽ giảm dù doanh thu hợp đồng ban đầu có vẻ hấp dẫn.

Xác định nguyên nhân chiến dịch có biên lợi nhuận thấp

Biên lợi nhuận thấp có thể xuất phát từ phí dịch vụ chưa phù hợp, nhân sự sử dụng quá nhiều, chi phí sáng tạo vượt dự toán hoặc phát sinh không được tính thêm. Kế toán quản trị cần tách từng nhóm để xác định nguyên nhân cụ thể.

Việc phân tích nguyên nhân giúp doanh nghiệp đưa ra biện pháp đúng thay vì chỉ yêu cầu cắt giảm chi phí chung. Có chiến dịch cần tăng giá, có chiến dịch cần giới hạn phạm vi và cũng có trường hợp cần cải thiện quy trình để giảm thời gian xử lý nội bộ.

Những chênh lệch thường gặp giữa hệ thống quảng cáo và số liệu kế toán

Chi quảng cáo đã phát sinh nhưng chưa có chứng từ đầy đủ

Dữ liệu trên nền tảng có thể ghi nhận chi tiêu quảng cáo ngay trong khi hóa đơn hoặc chứng từ liên quan chưa được cung cấp đầy đủ cho kế toán. Nếu không có bảng theo dõi, doanh nghiệp dễ bỏ sót khoản chi hoặc ghi nhận sai kỳ.

Kế toán nên lập danh sách các khoản đã phát sinh nhưng thiếu hồ sơ và phối hợp bộ phận media bổ sung định kỳ. Việc này giúp hạn chế tình trạng cuối năm mới phát hiện nhiều khoản quảng cáo không có đủ tài liệu giải trình.

Tiền đã nạp nhưng nền tảng chưa tiêu hết

Nhiều nền tảng hoạt động theo cơ chế nạp trước nên số tiền đã thanh toán có thể lớn hơn số quảng cáo thực tế đã tiêu. Phần tiền còn lại vẫn nằm trên tài khoản quảng cáo và cần được theo dõi riêng.

Nếu kế toán ghi toàn bộ số nạp thành chi phí, chi phí chiến dịch sẽ bị tăng và số dư ngân sách cuối kỳ bị mất dấu. Vì vậy cần đối chiếu định kỳ giữa tiền nạp và dữ liệu tiêu thực tế.

Khoản hoàn tiền từ nền tảng chưa được cập nhật

Nền tảng có thể hoàn lại tiền do giao dịch lỗi, điều chỉnh ngân sách hoặc chiến dịch dừng sớm. Khoản hoàn thường xuất hiện sau một khoảng thời gian nên dễ lệch với kỳ phát sinh chi phí ban đầu.

Kế toán cần theo dõi các khoản hoàn đang chờ và cập nhật khi tiền thực tế về tài khoản. Nếu khoản hoàn thuộc ngân sách khách hàng, số tiền đó phải tiếp tục được quản lý theo khách hàng chứ không mặc nhiên trở thành thu nhập của doanh nghiệp.

Chi phí bị ghi nhầm sang khách hàng khác

Khi nhiều chiến dịch sử dụng cùng một thẻ hoặc tài khoản thanh toán, khả năng ghi nhầm chi phí sang khách hàng khác khá cao. Sai sót này có thể không làm thay đổi tổng chi phí doanh nghiệp nhưng làm sai nghiêm trọng báo cáo lợi nhuận theo từng khách hàng.

Việc gắn mã ngay tại thời điểm phát sinh và đối chiếu với dữ liệu nền tảng giúp giảm rủi ro. Cuối tháng, những giao dịch chưa xác định đối tượng cần được xử lý trước khi lập báo cáo quản trị.

Chênh lệch do tỷ giá và phí thanh toán quốc tế

Quảng cáo thanh toán bằng ngoại tệ thường tạo ra chênh lệch giữa giá trị nền tảng ghi nhận và số tiền thực tế ngân hàng trừ. Nguyên nhân có thể đến từ tỷ giá, phí chuyển đổi và các khoản phí thanh toán quốc tế.

Kế toán cần tách rõ phần chi phí quảng cáo và phần phí tài chính liên quan để đối chiếu thuận lợi. Khi phân tích lợi nhuận chiến dịch, cũng cần xác định các khoản phí này do doanh nghiệp chịu hay được tính lại cho khách hàng.

Dịch vụ kế toán công ty marketing tại Hà Nội thực hiện những công việc gì?

Tiếp nhận hợp đồng, báo cáo chiến dịch và chứng từ quảng cáo

Dịch vụ kế toán trước tiên cần tiếp nhận và phân loại toàn bộ hồ sơ đầu vào như hợp đồng marketing, phụ lục, báo giá, báo cáo chiến dịch, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và dữ liệu thanh toán quảng cáo. Mỗi hồ sơ nên được gắn theo khách hàng và chiến dịch để tạo thành một chuỗi dữ liệu liên tục.

Việc tổ chức hồ sơ ngay từ đầu giúp kế toán hiểu bản chất từng dòng tiền và hạn chế tình trạng chỉ nhận hóa đơn rồi hạch toán rời rạc. Đây cũng là nền tảng để kiểm tra doanh thu, ngân sách quảng cáo, chi phí và công nợ theo đúng từng hợp đồng.

Hạch toán phí dịch vụ và ngân sách quảng cáo

Kế toán cần tách rõ phần phí dịch vụ doanh nghiệp được hưởng với phần ngân sách quảng cáo khách hàng giao quản lý. Hai dòng tiền có cách theo dõi khác nhau và không nên được gộp chỉ vì cùng chuyển vào một tài khoản ngân hàng.

Sau khi phân loại, từng khoản được gắn với hợp đồng, chiến dịch và chứng từ liên quan. Cách làm này giúp báo cáo doanh thu phản ánh đúng hoạt động của công ty marketing và bảo đảm số dư ngân sách quảng cáo luôn có thể đối chiếu.

Tập hợp chi phí nhân sự, sáng tạo, phần mềm và cộng tác viên

Dịch vụ kế toán cần tập hợp đầy đủ các chi phí tạo ra dịch vụ marketing, bao gồm nhân sự nội bộ, cộng tác viên, sản xuất nội dung, thiết kế, phần mềm và công cụ chuyên môn. Các khoản có thể xác định trực tiếp nên gắn với từng khách hàng hoặc chiến dịch.

Những khoản dùng chung cần được phân bổ theo tiêu thức hợp lý. Khi dữ liệu chi phí được tổ chức đúng, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu kế toán mà còn có báo cáo quản trị đủ sâu để đánh giá hiệu quả từng hợp đồng.

Theo dõi công nợ và đối chiếu dòng tiền theo từng khách hàng

Kế toán cần theo dõi tiền ứng trước, phí dịch vụ còn phải thu, ngân sách quảng cáo đã nhận và các khoản doanh nghiệp đã chi hộ cho từng khách hàng. Mỗi giao dịch ngân hàng phải được xác định rõ thuộc hợp đồng nào.

Đối chiếu định kỳ giúp phát hiện tiền chuyển thiếu nội dung, khoản thu chưa phân loại hoặc chi quảng cáo bị ghi nhầm. Nhờ đó doanh nghiệp có thể quản lý công nợ và ngân sách đồng thời mà không để hai dòng tiền bù trừ lẫn nhau.

Lập sổ kế toán, tờ khai thuế và báo cáo tài chính

Sau khi dữ liệu hợp đồng, doanh thu, chi phí và công nợ được chuẩn hóa, kế toán thực hiện ghi sổ, tổng hợp số liệu và lập các hồ sơ kê khai theo kỳ. Điều quan trọng là số liệu tổng hợp phải có khả năng truy ngược về từng hợp đồng, chiến dịch và chứng từ.

Cuối năm, báo cáo tài chính sẽ đáng tin cậy hơn khi doanh thu không bị tăng ảo bởi ngân sách quảng cáo và chi phí được ghi nhận đúng bản chất. Hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi cần giải trình số liệu hoặc kiểm tra lại giao dịch của các kỳ trước.

Báo cáo quản trị nào công ty marketing nên theo dõi định kỳ?

Báo cáo doanh thu phí dịch vụ theo khách hàng

Báo cáo này nên thể hiện doanh thu phí dịch vụ thực tế của từng khách hàng theo tháng, quý và từng hợp đồng. Phần ngân sách quảng cáo cần được loại khỏi doanh thu để số liệu phản ánh chính xác giá trị doanh nghiệp thực sự được hưởng.

Khi kết hợp với dữ liệu kỳ trước, ban quản lý có thể theo dõi khách hàng tăng giảm doanh thu và cơ cấu dịch vụ đang tạo nguồn thu chính. Đây là báo cáo nền tảng cho việc đánh giá chất lượng doanh thu của công ty marketing.

Báo cáo ngân sách quảng cáo đã nhận – đã chi – còn lại

Báo cáo ngân sách quảng cáo nên trình bày riêng cho từng khách hàng số tiền đã nhận, số thực tế đã chi, khoản hoàn và số dư còn lại. Các số liệu cần được đối chiếu với nền tảng quảng cáo và tài khoản thanh toán.

Báo cáo này giúp doanh nghiệp kiểm soát nghĩa vụ đang quản lý thay khách hàng và phát hiện sớm khoản ngân sách bị sử dụng sai. Đây cũng là tài liệu hữu ích khi account cần đối chiếu với khách hàng cuối chiến dịch.

Báo cáo chi phí nhân sự và cộng tác viên theo chiến dịch

Chi phí nhân sự và cộng tác viên nên được tổng hợp theo từng mã chiến dịch để doanh nghiệp biết nguồn lực đã sử dụng thực tế. Dữ liệu có thể kết hợp giữa bảng lương, bảng thời gian và khối lượng sản phẩm bàn giao.

Khi so sánh với kế hoạch, báo cáo giúp phát hiện dự án vượt định mức nhân sự hoặc sử dụng quá nhiều nguồn lực thuê ngoài. Đây là cơ sở để điều chỉnh báo giá và quy trình triển khai cho các chiến dịch tương tự.

Báo cáo công nợ và tiến độ nghiệm thu

Báo cáo công nợ nên gắn với trạng thái nghiệm thu để phân biệt khoản chưa thu do chưa đến hạn với khoản đã quá hạn. Mỗi hợp đồng cần thể hiện giá trị đã nghiệm thu, đã lập hóa đơn, đã thu và còn phải thu.

Cách trình bày này giúp bộ phận kinh doanh biết chính xác hồ sơ nào còn thiếu và khách hàng nào cần được nhắc thanh toán. Đồng thời, kế toán có thể tránh việc theo dõi công nợ tách rời khỏi tiến độ thực tế của dịch vụ.

Báo cáo lợi nhuận theo khách hàng và từng chiến dịch

Báo cáo lợi nhuận cần dựa trên doanh thu phí dịch vụ và toàn bộ chi phí trực tiếp, chi phí phân bổ liên quan. Việc loại ngân sách quảng cáo không thuộc doanh thu là điều kiện quan trọng để biên lợi nhuận không bị méo.

Khi phân tích theo cả khách hàng và chiến dịch, doanh nghiệp có thể nhận biết chính xác dự án nào đang tạo giá trị và dự án nào tiêu tốn quá nhiều nguồn lực. Đây là dữ liệu quan trọng cho quyết định báo giá, tái ký và phân bổ nhân sự.

Checklist khóa sổ kế toán công ty marketing tại Hà Nội

Đối chiếu hợp đồng – báo cáo chiến dịch – nghiệm thu – hóa đơn

Trước khi khóa sổ, kế toán cần đối chiếu chuỗi hồ sơ từ hợp đồng đến báo cáo chiến dịch, biên bản nghiệm thu và hóa đơn. Mục tiêu là bảo đảm giá trị ghi nhận trên sổ phù hợp với phạm vi công việc thực tế và các mốc đã được khách hàng xác nhận.

Những hợp đồng thiếu nghiệm thu, công việc đã hoàn thành nhưng chưa lập hồ sơ hoặc hóa đơn không khớp giá trị cần được đưa vào danh sách xử lý. Việc rà soát theo chuỗi giúp hạn chế bỏ sót doanh thu hoặc ghi nhận sai kỳ.

Đối chiếu phí dịch vụ – ngân sách quảng cáo – dòng tiền

Toàn bộ tiền vào tài khoản cần được phân loại thành phí dịch vụ, ngân sách quảng cáo, ứng trước hoặc khoản khác. Kế toán phải bảo đảm không có giao dịch lớn nào chưa xác định bản chất trước khi chốt số liệu.

Sau đó, số phí dịch vụ được đối chiếu với doanh thu và công nợ, còn ngân sách quảng cáo được đối chiếu với số đã sử dụng và số dư. Đây là bước quan trọng để ngăn việc ghi nhận nhầm ngân sách quảng cáo thành doanh thu.

Đối chiếu chứng từ quảng cáo – dữ liệu nền tảng – thanh toán

Kế toán cần so sánh hóa đơn và chứng từ quảng cáo với dữ liệu chi tiêu trên nền tảng và giao dịch thanh toán. Mỗi chênh lệch phải được xác định nguyên nhân như nạp trước, chưa tiêu hết, hoàn tiền hoặc phí thanh toán quốc tế.

Những khoản thiếu chứng từ cần được lập danh sách theo dõi và bổ sung sớm. Sau đối chiếu, số liệu chi phí quảng cáo và số dư ngân sách mới đủ cơ sở để chuyển sang kỳ tiếp theo.

Đối chiếu nhân sự – sáng tạo – phần mềm – cộng tác viên

Chi phí nhân sự, nội dung, thiết kế, phần mềm và cộng tác viên cần được rà soát để bảo đảm đã gắn đúng khách hàng hoặc chiến dịch. Những khoản dùng chung phải được phân bổ theo phương pháp doanh nghiệp đã lựa chọn.

Bước này đặc biệt quan trọng với báo cáo quản trị vì chi phí bỏ sót hoặc phân bổ sai có thể khiến lợi nhuận từng khách hàng bị sai đáng kể. Kế toán nên phối hợp với trưởng nhóm marketing để xác nhận các khoản chưa rõ đối tượng.

Đối chiếu doanh thu – chi phí – công nợ – lợi nhuận theo từng khách hàng

Bước cuối cùng là tổng hợp doanh thu phí dịch vụ, chi phí trực tiếp, chi phí phân bổ và công nợ của từng khách hàng để kiểm tra tính hợp lý. Số liệu cần cho thấy rõ khách hàng đã tạo ra bao nhiêu doanh thu và doanh nghiệp đã sử dụng bao nhiêu nguồn lực để phục vụ.

Khi các chỉ tiêu được đối chiếu đồng bộ, doanh nghiệp có thể phát hiện những trường hợp doanh thu cao nhưng lợi nhuận thấp, công nợ kéo dài hoặc ngân sách quảng cáo còn tồn. Đây là nền tảng để khóa sổ chính xác và đồng thời cung cấp dữ liệu hữu ích cho quản trị kinh doanh.

Dịch vụ kế toán công ty marketing tại Hà Nội giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống số liệu liên kết từ báo giá – hợp đồng – ngân sách chiến dịch – chi phí thực hiện – nghiệm thu – hóa đơn – thanh toán đến công nợ và lợi nhuận.