Câu hỏi thường gặp khi thuê dịch vụ kế toán là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị mới thành lập, doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí quản lý. Việc thuê dịch vụ kế toán không chỉ đơn giản là chuyển giao công việc ghi chép sổ sách mà còn liên quan đến việc quản lý chứng từ, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Trước khi hỏi giá, doanh nghiệp Hà Nội nên tự trả lời câu này
Giá dịch vụ kế toán tại Hà Nội không thể xác định chính xác chỉ bằng một câu hỏi “mỗi tháng bao nhiêu tiền?”. Mỗi doanh nghiệp có quy mô chứng từ, ngành nghề, tình trạng sổ sách và phạm vi công việc khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ cần hỗ trợ kê khai thuế định kỳ, nhưng cũng có doanh nghiệp cần đơn vị kế toán tiếp nhận toàn bộ dữ liệu, hạch toán, theo dõi công nợ, hàng tồn kho, tiền lương, lập báo cáo tài chính và xử lý các tồn tại từ những năm trước. Vì vậy, trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên xác định rõ hiện trạng của mình để tránh so sánh những gói dịch vụ không cùng phạm vi.
Việc trả lời đúng các câu hỏi ban đầu cũng giúp doanh nghiệp Hà Nội đánh giá được báo giá nào thực sự phù hợp. Một mức phí thấp chưa chắc tiết kiệm nếu nhiều công việc quan trọng bị tách thành chi phí phát sinh. Ngược lại, một gói có mức phí cao hơn nhưng bao gồm đầy đủ việc kiểm tra, hạch toán, đối chiếu và cảnh báo rủi ro có thể giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong suốt năm tài chính.
Doanh nghiệp đang cần kế toán thuế hay toàn bộ sổ sách kế toán?
Kế toán thuế và kế toán sổ sách có liên quan chặt chẽ nhưng không hoàn toàn giống nhau về phạm vi. Nếu doanh nghiệp chỉ yêu cầu lập các tờ khai thuế định kỳ dựa trên hóa đơn đã cung cấp thì khối lượng công việc sẽ khác với trường hợp đơn vị dịch vụ phải tiếp nhận chứng từ, kiểm tra tính hợp lý, hạch toán nghiệp vụ, theo dõi công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tài sản, hàng tồn kho và hoàn thiện hệ thống sổ kế toán.
Doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện đến đâu. Nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung là “dịch vụ kế toán trọn gói” nhưng không mô tả phạm vi, hai bên rất dễ hiểu khác nhau. Khi đó, đến cuối năm doanh nghiệp mới phát hiện sổ chi tiết chưa hoàn thiện, công nợ chưa được đối chiếu hoặc một số nghiệp vụ chỉ được tổng hợp để phục vụ kê khai thuế mà chưa được quản lý đầy đủ trên hệ thống kế toán.
Hồ sơ hiện tại sạch hay đang tồn tại sai sót từ kế toán cũ?
Một doanh nghiệp có dữ liệu được bàn giao đầy đủ, số dư đầu kỳ rõ ràng và các tờ khai đã khớp với sổ kế toán sẽ dễ tiếp nhận hơn nhiều so với doanh nghiệp đang tồn tại sai lệch từ kế toán cũ. Những vấn đề như thiếu chứng từ, chênh lệch doanh thu, công nợ treo lâu năm, tồn kho âm, tài khoản ngân hàng chưa đối chiếu hoặc tờ khai đã nộp không khớp số liệu kế toán đều làm tăng thời gian rà soát.
Vì vậy, đơn vị dịch vụ thường cần khảo sát dữ liệu trước khi báo giá chính xác. Nếu bỏ qua bước này, mức phí ban đầu có thể chưa phản ánh phần công việc phải xử lý tồn đọng. Với doanh nghiệp Hà Nội đang chuyển kế toán giữa năm hoặc sau nhiều năm hoạt động, việc xác định rõ phần dữ liệu cũ cần sửa và phần nghiệp vụ mới cần thực hiện sẽ giúp tránh tranh chấp trách nhiệm về sau.
Mỗi tháng có bao nhiêu hóa đơn và chứng từ?
Số lượng hóa đơn là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng công việc kế toán. Doanh nghiệp chỉ phát sinh vài hóa đơn mỗi tháng thường có ít nghiệp vụ cần kiểm tra và hạch toán hơn doanh nghiệp có hàng trăm hóa đơn mua vào, bán ra, phiếu thu chi, chứng từ ngân hàng, hợp đồng và chứng từ kho. Tuy nhiên, không nên chỉ đếm hóa đơn mà bỏ qua tính chất của từng nghiệp vụ.
Một doanh nghiệp có 30 hóa đơn nhưng phát sinh nhiều giao dịch ngoại tệ, công nợ phức tạp hoặc hàng hóa nhiều mã có thể cần nhiều thời gian hơn doanh nghiệp có số hóa đơn lớn nhưng nghiệp vụ đơn giản. Khi báo giá dịch vụ kế toán, số chứng từ nên được xem cùng với mức độ phức tạp của dữ liệu để xác định phạm vi công việc phù hợp.
Doanh nghiệp thuộc thương mại, dịch vụ, sản xuất hay xây dựng?
Ngành nghề kinh doanh quyết định rất lớn đến phương pháp tổ chức kế toán. Doanh nghiệp dịch vụ thường tập trung vào doanh thu, chi phí và nhân sự; doanh nghiệp thương mại phải quản lý thêm nhập – xuất – tồn và giá vốn; doanh nghiệp sản xuất cần tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công và tính giá thành; trong khi doanh nghiệp xây dựng còn phải theo dõi riêng từng công trình, hạng mục, vật tư và hồ sơ nghiệm thu.
Do đó, không nên lấy báo giá của một công ty dịch vụ đơn giản để so sánh trực tiếp với báo giá dành cho công ty sản xuất hoặc xây dựng. Cùng một số lượng hóa đơn nhưng mức độ xử lý có thể hoàn toàn khác nhau. Một đơn vị kế toán chuyên nghiệp cần hiểu mô hình hoạt động trước khi xác định giá và phân công người phụ trách.
Câu hỏi số : Dịch vụ kế toán trọn gói thực sự bao gồm những công việc nào?
Khái niệm “kế toán trọn gói” được sử dụng rất phổ biến nhưng phạm vi thực tế giữa các đơn vị có thể khác nhau đáng kể. Có nơi chỉ tập trung vào kê khai thuế định kỳ và lập báo cáo cuối năm, trong khi nơi khác bao gồm cả kiểm tra chứng từ, hạch toán, quản lý công nợ, theo dõi tồn kho, tư vấn hóa đơn và hỗ trợ giải trình. Vì vậy doanh nghiệp cần yêu cầu mô tả cụ thể từng nhóm công việc thay vì chỉ dựa vào tên gói.
Một hợp đồng càng rõ phạm vi thì càng dễ kiểm soát chất lượng dịch vụ. Doanh nghiệp nên biết mình sẽ nhận được những loại sổ nào, báo cáo nào, thời điểm hoàn thành ra sao và công việc nào được tính riêng. Đây là cơ sở để so sánh báo giá giữa các đơn vị một cách công bằng.
Có kiểm tra hóa đơn đầu vào và đầu ra không?
Kiểm tra hóa đơn không chỉ là tải dữ liệu về để kê khai. Kế toán cần xem xét thông tin người bán, người mua, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hàng hóa dịch vụ, thuế suất, giá trị và sự phù hợp với giao dịch thực tế. Với hóa đơn đầu vào, việc kiểm tra còn giúp doanh nghiệp phát hiện những chứng từ thiếu căn cứ hoặc chưa đủ hồ sơ đi kèm.
Nếu đơn vị dịch vụ chỉ nhận danh sách hóa đơn rồi đưa số liệu vào tờ khai mà không thực hiện bước kiểm tra cần thiết, nhiều rủi ro có thể bị chuyển sang cuối năm hoặc đến khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình mới được phát hiện. Doanh nghiệp nên hỏi rõ mức độ kiểm tra hóa đơn nằm trong gói dịch vụ hay chỉ được thực hiện khi phát sinh yêu cầu riêng.
Có hạch toán và lập đầy đủ sổ kế toán không?
Hạch toán đầy đủ là nền tảng để hình thành báo cáo tài chính đáng tin cậy. Các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thu chi, ngân hàng, công nợ, tiền lương, tài sản và hàng tồn kho cần được ghi nhận đúng tài khoản, đúng kỳ và có khả năng truy ngược về chứng từ gốc. Nếu chỉ tổng hợp số liệu để phục vụ kê khai thuế, doanh nghiệp có thể thiếu hệ thống sổ chi tiết cần thiết khi kiểm tra hoặc quyết toán.
Doanh nghiệp nên xác định mình có được bàn giao sổ cái, sổ chi tiết tài khoản và các báo cáo liên quan hay không. Dữ liệu kế toán phải thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp và có thể xuất ra khi cần, thay vì chỉ tồn tại trên máy hoặc phần mềm của đơn vị dịch vụ.
Có lập tờ khai thuế định kỳ không?
Đây thường là phần công việc cơ bản của dịch vụ kế toán thuế. Tùy nghĩa vụ của doanh nghiệp, kế toán sẽ tổng hợp dữ liệu để lập các hồ sơ khai thuế cần thiết theo kỳ, kiểm tra số liệu trước khi nộp và theo dõi tình trạng tiếp nhận của hệ thống. Điều quan trọng là số liệu trên tờ khai phải có căn cứ từ chứng từ và sổ kế toán.
Doanh nghiệp cũng cần biết ai chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào và thời hạn gửi chứng từ cho đơn vị kế toán. Nếu không thống nhất lịch làm việc, tình trạng gửi chứng từ sát hạn có thể làm tăng nguy cơ sai sót hoặc nộp chậm.
Có lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm không?
Không phải mọi gói dịch vụ hàng tháng đều mặc nhiên bao gồm báo cáo tài chính cuối năm. Một số đơn vị tách phần lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế hoặc rà soát sổ sách cuối năm thành dịch vụ riêng. Vì vậy doanh nghiệp cần hỏi rõ ngay từ khi ký hợp đồng để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Nếu báo cáo tài chính nằm trong gói, doanh nghiệp cũng nên xác định phạm vi rà soát trước khi lập báo cáo. Việc chỉ lấy số liệu hiện có để kết chuyển cuối năm khác hoàn toàn với việc kiểm tra công nợ, tồn kho, tài sản, thuế và các số dư bất thường trước khi khóa sổ.
Câu hỏi số : Giá rẻ hơn có đồng nghĩa doanh nghiệp đang tiết kiệm hơn?
So sánh dịch vụ kế toán chỉ bằng mức phí hàng tháng dễ dẫn đến lựa chọn sai. Một báo giá thấp có thể phù hợp với doanh nghiệp rất ít nghiệp vụ, nhưng cũng có thể do phạm vi công việc đã được thu hẹp. Khi những nội dung như báo cáo tài chính, xử lý sai sót, giải trình thuế hoặc quản lý công nợ được tính riêng, tổng chi phí thực tế cuối năm có thể cao hơn mức doanh nghiệp dự kiến.
Điều cần so sánh không phải chỉ là con số trên báo giá mà là số lượng và chất lượng công việc doanh nghiệp nhận được. Một dịch vụ có cơ chế rà soát, cảnh báo và bàn giao dữ liệu rõ ràng thường tạo giá trị lớn hơn việc chỉ hoàn thành hồ sơ đến hạn.
Gói giá thấp có thể chỉ bao gồm kê khai thuế
Một số gói dịch vụ cơ bản được thiết kế cho doanh nghiệp ít phát sinh và chỉ tập trung vào việc tổng hợp hóa đơn để lập tờ khai. Mức phí vì thế tương đối thấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp kỳ vọng bên dịch vụ đồng thời quản lý sổ kế toán, công nợ, tồn kho và dòng tiền thì phạm vi này có thể chưa đáp ứng.
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu mô tả rõ những đầu việc được thực hiện hàng tháng. Nếu chỉ có kê khai thuế, cần hiểu rằng việc hoàn thiện hệ thống sổ sách có thể được tính thêm hoặc chỉ thực hiện vào cuối năm.
Cuối năm có thể phát sinh thêm phí báo cáo tài chính
Phí báo cáo tài chính thường phát sinh khi hợp đồng hàng tháng không bao gồm công việc tổng hợp và khóa sổ cuối năm. Mức phí còn có thể tăng nếu dữ liệu trong năm chưa được hạch toán đầy đủ hoặc cần rà soát lại nhiều kỳ trước khi lập báo cáo.
Doanh nghiệp nên hỏi ngay từ đầu báo cáo tài chính, quyết toán thuế và các phụ lục cuối năm đã nằm trong phí hay chưa. Việc xác định tổng chi phí theo năm sẽ giúp đánh giá chính xác hơn so với chỉ nhìn mức phí theo tháng.
Rà soát công nợ và tồn kho có thể không nằm trong hợp đồng
Theo dõi công nợ và tồn kho đòi hỏi dữ liệu chi tiết hơn việc kê khai thuế. Kế toán cần đối chiếu từng khách hàng, nhà cung cấp, từng mã hàng và các chứng từ nhập xuất. Nếu doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ dữ liệu hoặc gói dịch vụ không bao gồm phần này, số liệu có thể chỉ được ghi nhận ở mức tổng hợp.
Doanh nghiệp thương mại, sản xuất và xây dựng nên đặc biệt hỏi rõ nội dung này. Công nợ kéo dài hoặc tồn kho không chính xác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản trị cũng như quá trình giải trình số liệu sau này.
Giải trình với cơ quan thuế thường được tính thế nào?
Các yêu cầu giải trình đơn giản liên quan đến số liệu đang được đơn vị dịch vụ quản lý có thể được hỗ trợ trong phạm vi hợp đồng. Tuy nhiên, nếu cơ quan thuế yêu cầu rà soát nhiều năm, lập hồ sơ bổ sung hoặc làm việc trực tiếp trong một đợt kiểm tra thì nhiều đơn vị sẽ tính thành dịch vụ riêng.
Doanh nghiệp cần đọc kỹ điều khoản về hỗ trợ sau kê khai. Điều quan trọng không chỉ là có hỗ trợ hay không mà còn phải biết phạm vi, thời gian và chi phí áp dụng trong từng tình huống.
Câu hỏi số : Doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn có phải làm báo cáo thuế và báo cáo tài chính?
Không phát sinh hóa đơn không đồng nghĩa doanh nghiệp không còn nghĩa vụ kế toán và báo cáo. Trong năm doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh vốn góp, phí ngân hàng, lệ phí, tiền thuê, lãi vay, chi phí dịch vụ hoặc các khoản thanh toán khác. Những nghiệp vụ này cần được xem xét và ghi nhận đầy đủ.
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc tạm thời chưa có doanh thu thường dễ chủ quan vì cho rằng “không có gì để làm”. Tuy nhiên, nếu bỏ sổ sách trong thời gian dài, đến cuối năm việc tập hợp lại dữ liệu có thể trở nên khó khăn và dễ thiếu chứng từ.
Phải phân biệt “không phát sinh hóa đơn” và “không phát sinh nghiệp vụ”
Một doanh nghiệp có thể không xuất hóa đơn bán hàng nhưng vẫn phát sinh nhiều hoạt động tài chính. Chẳng hạn, doanh nghiệp nhận vốn góp, trả tiền thuê văn phòng, mua chữ ký số, thanh toán phí ngân hàng hoặc chi các khoản phục vụ quá trình chuẩn bị kinh doanh. Đây đều là nghiệp vụ có thể cần ghi nhận trên sổ.
Vì vậy, không nên dùng số lượng hóa đơn làm tiêu chí duy nhất để kết luận doanh nghiệp không phát sinh kế toán. Kế toán cần xem xét toàn bộ dòng tiền và chứng từ liên quan.
Tiền ngân hàng, chi phí và vốn góp vẫn có thể phát sinh
Ngay cả khi chưa có hoạt động bán hàng, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh phí quản lý, chuyển khoản, nhận vốn hoặc thanh toán cho nhà cung cấp. Nếu những nghiệp vụ này không được hạch toán kịp thời, số dư ngân hàng trên sổ sẽ không khớp với sao kê.
Vốn góp cũng là nội dung cần được theo dõi riêng. Việc ghi nhận đúng số vốn đã góp và hình thức góp giúp doanh nghiệp có cơ sở đối chiếu khi lập báo cáo cuối kỳ.
Nghĩa vụ báo cáo cuối năm cần được kiểm tra riêng
Doanh nghiệp cần căn cứ tình trạng hoạt động và quy định áp dụng để xác định những hồ sơ cuối năm phải lập. Việc chưa phát sinh doanh thu không nên được hiểu đồng nghĩa với việc có thể bỏ toàn bộ công việc kế toán.
Tốt nhất doanh nghiệp nên rà soát nghĩa vụ của từng năm tài chính, đặc biệt trong trường hợp mới thành lập, tạm ngừng, chưa hoạt động thực tế hoặc có thay đổi về tình trạng pháp lý trong năm.
Bỏ mặc sổ sách một năm có thể gây khó cho năm sau thế nào?
Khi dữ liệu một năm không được xử lý, kế toán năm sau sẽ thiếu số dư đầu kỳ đáng tin cậy. Những khoản tiền gửi ngân hàng, chi phí trả trước, công nợ hoặc vốn góp chưa được ghi nhận đúng sẽ tiếp tục kéo sai sang kỳ sau.
Càng để lâu, việc truy tìm chứng từ càng khó. Doanh nghiệp có thể phải mất nhiều thời gian và chi phí hơn để phục hồi dữ liệu so với việc duy trì sổ sách ngay từ đầu, dù số nghiệp vụ phát sinh chưa nhiều.
Câu hỏi số : Chứng từ phải gửi cho đơn vị kế toán vào thời điểm nào?
Thời điểm gửi chứng từ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ xử lý kế toán. Nếu doanh nghiệp chỉ tập hợp hồ sơ sát ngày kê khai, đơn vị dịch vụ có ít thời gian để kiểm tra, đối chiếu và yêu cầu bổ sung. Những sai sót đáng lẽ có thể xử lý sớm vì thế dễ bị dồn đến cuối kỳ.
Hai bên nên thống nhất lịch nhận dữ liệu ngay trong quy trình làm việc. Doanh nghiệp càng phát sinh nhiều nghiệp vụ thì việc gửi chứng từ định kỳ càng quan trọng.
Gửi theo tháng hay gửi ngay khi phát sinh?
Với doanh nghiệp ít nghiệp vụ, chứng từ có thể được tập hợp và gửi theo một lịch cố định trong tháng. Tuy nhiên, các giao dịch quan trọng như hợp đồng lớn, hóa đơn giá trị cao, mua tài sản hoặc nghiệp vụ bất thường nên được trao đổi sớm để kế toán kiểm tra trước.
Việc gửi dữ liệu đều đặn giúp giảm tình trạng thiếu hồ sơ và hạn chế việc dồn khối lượng xử lý vào cuối quý hoặc cuối năm. Đây cũng là cách để doanh nghiệp nhận được cảnh báo kịp thời nếu chứng từ có vấn đề.
Hóa đơn điện tử có cần tải file và lưu riêng không?
Doanh nghiệp không nên phụ thuộc hoàn toàn vào một nguồn truy cập hóa đơn. Việc tổ chức lưu trữ dữ liệu điện tử theo kỳ, nhà cung cấp hoặc nhóm nghiệp vụ giúp quá trình tra cứu và bàn giao thuận tiện hơn.
Đơn vị kế toán và doanh nghiệp cần thống nhất ai chịu trách nhiệm tải, lưu và bảo quản dữ liệu. Khi thay đổi nhân sự hoặc đổi nhà cung cấp dịch vụ kế toán, hệ thống lưu trữ rõ ràng sẽ giúp tránh thất lạc hồ sơ.
Sao kê ngân hàng nên cung cấp định kỳ thế nào?
Sao kê ngân hàng nên được cung cấp định kỳ để kế toán đối chiếu số dư và ghi nhận các giao dịch không thể hiện đầy đủ qua hóa đơn. Việc chỉ cung cấp sao kê cuối năm khiến khối lượng đối chiếu tăng mạnh và khó xác định nguyên nhân những khoản thu chi chưa rõ.
Với doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngân hàng, nên phân loại dữ liệu theo từng tài khoản và từng tháng. Kế toán có thể nhờ đó phát hiện sớm các khoản chuyển tiền chưa có chứng từ hoặc những giao dịch cần doanh nghiệp giải thích thêm.
Hợp đồng, biên bản và phiếu nhập xuất có cần gửi cùng hóa đơn?
Hóa đơn chỉ phản ánh một phần của giao dịch. Nhiều trường hợp kế toán cần hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc hồ sơ thanh toán để xác định đúng bản chất nghiệp vụ và thời điểm ghi nhận.
Nếu doanh nghiệp chỉ gửi hóa đơn mà không cung cấp tài liệu liên quan, việc hạch toán có thể thiếu căn cứ. Vì vậy, quy trình bàn giao chứng từ nên xác định rõ từng nhóm giao dịch cần kèm những hồ sơ nào.
Câu hỏi số 0: Có quản lý hàng tồn kho hay chỉ kê khai hóa đơn?
Đây là câu hỏi đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thương mại, sản xuất và các đơn vị kinh doanh nhiều mã hàng. Kê khai hóa đơn đầu vào, đầu ra không đồng nghĩa hệ thống tồn kho đã được quản lý chính xác. Để theo dõi kho, kế toán cần có dữ liệu nhập, xuất, mã hàng, số lượng và phương pháp tính giá phù hợp.
Nếu doanh nghiệp chỉ thuê gói kê khai thuế, phần quản lý kho có thể không nằm trong phạm vi. Khi đó số liệu giá vốn và tồn kho cuối kỳ có nguy cơ thiếu cơ sở nếu nội bộ không tự theo dõi.
Theo dõi nhập – xuất – tồn có nằm trong gói dịch vụ không?
Doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn vị kế toán có nhận dữ liệu kho và cập nhật từng nghiệp vụ nhập xuất hay không. Nếu có, cần xác định dữ liệu đầu vào do ai cung cấp và tần suất cập nhật.
Một số đơn vị chỉ ghi nhận giá trị mua bán trên sổ kế toán mà không quản lý chi tiết từng mã hàng. Hai phạm vi này khác nhau và có thể dẫn đến mức phí rất khác nhau.
Nhiều mã hàng có làm tăng phí?
Số lượng mã hàng càng lớn thì khối lượng kiểm tra và xử lý kho càng tăng, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị tính, nhiều kho hoặc hàng thường xuyên luân chuyển. Vì vậy đây có thể là yếu tố được tính đến khi xây dựng báo giá.
Không chỉ số lượng mã, mức độ chuẩn hóa dữ liệu cũng rất quan trọng. Một hệ thống mã hàng thống nhất giúp kế toán xử lý nhanh hơn nhiều so với trường hợp cùng một mặt hàng được ghi dưới nhiều tên khác nhau.
Doanh nghiệp phải cung cấp dữ liệu xuất kho như thế nào?
Đơn vị kế toán không thể tự suy đoán hàng hóa đã xuất nếu doanh nghiệp không cung cấp thông tin bán hàng hoặc chứng từ kho. Dữ liệu cần đủ để xác định mã hàng, số lượng, thời điểm xuất và giao dịch liên quan.
Doanh nghiệp nên có quy trình kết nối giữa bộ phận bán hàng, kho và kế toán. Khi dữ liệu được chuyển giao đều đặn, việc tính giá vốn và đối chiếu tồn kho sẽ chính xác hơn.
Ai phát hiện tồn kho âm hoặc tồn kho ảo?
Nếu đơn vị dịch vụ có nhiệm vụ quản lý kho, họ cần có cơ chế kiểm tra những trường hợp xuất vượt số lượng tồn, số dư bất thường hoặc hàng tồn kéo dài. Tuy nhiên, kế toán chỉ kiểm tra trên dữ liệu được cung cấp và không thể thay thế việc kiểm kê thực tế tại doanh nghiệp.
Doanh nghiệp và đơn vị kế toán vì vậy phải phối hợp. Kế toán phát hiện dấu hiệu bất thường trên sổ, còn doanh nghiệp cần xác nhận số lượng thực tế và cung cấp nguyên nhân để điều chỉnh đúng bản chất.
Câu hỏi số : Công ty xây dựng nên hỏi gì trước khi thuê dịch vụ kế toán?
Kế toán xây dựng có nhiều đặc thù hơn doanh nghiệp dịch vụ thông thường vì chi phí và doanh thu thường gắn với từng công trình, từng giai đoạn thi công và bộ hồ sơ nghiệm thu. Nếu đơn vị dịch vụ chỉ có kinh nghiệm kê khai thuế cơ bản nhưng không theo dõi chi tiết theo công trình, số liệu cuối năm có thể khó kiểm soát.
Doanh nghiệp xây dựng tại Hà Nội nên hỏi rõ kinh nghiệm thực tế của người phụ trách, cách tập hợp chi phí, quản lý vật tư và đối chiếu doanh thu trước khi ký hợp đồng.
Có theo dõi chi phí theo từng công trình không?
Chi phí vật tư, nhân công, máy thi công và các khoản chi phí chung cần được tập hợp theo đối tượng phù hợp. Nếu nhiều công trình được gộp chung, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá hiệu quả của từng dự án và khó giải thích giá vốn khi cần.
Đơn vị kế toán nên có phương pháp mã hóa hoặc theo dõi riêng từng công trình. Doanh nghiệp cũng phải cung cấp thông tin phân bổ ngay từ đầu thay vì chờ cuối năm mới tách chi phí.
Có kiểm tra hồ sơ nghiệm thu và thanh toán không?
Trong xây dựng, hóa đơn không phải tài liệu duy nhất quyết định cách ghi nhận doanh thu và chi phí. Hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán và tiến độ thực hiện đều có thể ảnh hưởng đến việc xác định thời điểm ghi nhận.
Đơn vị kế toán có kinh nghiệm cần biết yêu cầu doanh nghiệp cung cấp những hồ sơ liên quan trước khi hạch toán. Nếu chỉ nhìn vào ngày hóa đơn, nguy cơ ghi nhận sai kỳ có thể tăng.
Có theo dõi vật tư từng công trình?
Vật tư có thể mua trực tiếp cho từng công trình hoặc nhập kho rồi xuất dần. Mỗi cách vận hành yêu cầu phương pháp theo dõi khác nhau. Kế toán cần biết vật tư được sử dụng ở đâu để tập hợp chi phí đúng đối tượng.
Nếu doanh nghiệp không có phiếu xuất hoặc dữ liệu phân bổ rõ ràng, việc xác định giá trị vật tư của từng công trình sẽ khó khăn. Đây là vấn đề cần thống nhất từ đầu giữa bộ phận công trình và kế toán.
Doanh thu theo tiến độ được ghi nhận và kiểm tra thế nào?
Doanh thu xây dựng thường liên quan đến tiến độ, nghiệm thu và điều khoản hợp đồng. Vì vậy đơn vị kế toán không nên chỉ căn cứ một dữ liệu đơn lẻ mà cần đối chiếu đầy đủ hồ sơ của từng dự án.
Doanh nghiệp nên hỏi đơn vị dịch vụ cách kiểm soát doanh thu đã nghiệm thu, đã xuất hóa đơn và đã ghi nhận trên sổ. Một quy trình đối chiếu tốt giúp hạn chế tình trạng doanh thu giữa hồ sơ công trình, hóa đơn và kế toán không thống nhất.
Câu hỏi số : Dịch vụ kế toán có làm bảo hiểm xã hội không?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng thuê kế toán trọn gói thì mọi thủ tục liên quan đến lao động và bảo hiểm xã hội đều được bao gồm. Trên thực tế, đây có thể là một nhóm dịch vụ riêng với khối lượng công việc phụ thuộc vào số nhân sự và tình trạng biến động lao động.
Doanh nghiệp cần xác định rõ phần nào thuộc kế toán tiền lương, phần nào thuộc thủ tục bảo hiểm và phần nào được tính thêm phí để tránh phát sinh ngoài dự kiến.
Kế toán và bảo hiểm là hai phạm vi công việc khác nhau
Kế toán tiền lương tập trung vào ghi nhận chi phí lương, các khoản phải trả, thuế liên quan và dữ liệu trên sổ. Công việc bảo hiểm còn liên quan đến việc quản lý hồ sơ lao động và thực hiện các thủ tục tăng, giảm hoặc hưởng chế độ.
Một đơn vị có thể nhận cả hai nhưng doanh nghiệp không nên mặc định điều đó. Phạm vi cần được ghi cụ thể trong báo giá hoặc hợp đồng.
Khi nào phí bảo hiểm được tính riêng?
Phí có thể được tính riêng khi doanh nghiệp có nhiều lao động, biến động nhân sự thường xuyên hoặc yêu cầu xử lý nhiều hồ sơ phát sinh ngoài công việc định kỳ. Cách tính phụ thuộc chính sách của từng đơn vị dịch vụ.
Doanh nghiệp nên hỏi rõ phí cố định đã bao gồm bao nhiêu lao động và những trường hợp nào phát sinh chi phí bổ sung. Điều này đặc biệt quan trọng với công ty đang tuyển dụng nhanh.
Báo tăng giảm lao động có nằm trong gói?
Đây là công việc phát sinh tương đối thường xuyên khi doanh nghiệp có nhân sự vào hoặc nghỉ việc. Nếu nằm trong gói, cần thống nhất thời hạn doanh nghiệp cung cấp thông tin để đơn vị dịch vụ kịp xử lý.
Nếu không nằm trong gói, doanh nghiệp cần biết mức phí và quy trình yêu cầu hỗ trợ. Không nên chờ đến khi có biến động nhân sự mới kiểm tra phạm vi hợp đồng.
Hồ sơ thai sản, ốm đau có được hỗ trợ không?
Các hồ sơ hưởng chế độ thường yêu cầu thông tin và chứng từ riêng. Một số đơn vị hỗ trợ như phần mở rộng của dịch vụ bảo hiểm, trong khi nơi khác tính phí theo từng hồ sơ.
Doanh nghiệp nên hỏi trước để biết nhân viên cần phối hợp với ai và hồ sơ phải chuẩn bị thế nào khi phát sinh. Điều này giúp tránh tình trạng chậm xử lý do không xác định rõ trách nhiệm.
Câu hỏi số : Ai chịu trách nhiệm nếu tờ khai thuế bị nộp chậm?
Trách nhiệm nộp hồ sơ đúng hạn cần được phân định ngay từ khi bắt đầu hợp tác. Đơn vị dịch vụ có trách nhiệm quản lý lịch kê khai trong phạm vi được giao, nhưng doanh nghiệp cũng phải cung cấp chứng từ và thông tin cần thiết đúng thời điểm.
Một quy trình tốt phải xác định được thời hạn nhận dữ liệu, thời điểm nhắc hồ sơ và cách xử lý nếu một bên không hoàn thành nghĩa vụ. Điều này giúp giảm tranh cãi khi phát sinh chậm trễ.
Xác định bên nào có nghĩa vụ cung cấp chứng từ đúng hạn
Doanh nghiệp thường là bên nắm chứng từ gốc và thông tin phát sinh thực tế. Vì vậy hợp đồng nên quy định ngày cuối cùng doanh nghiệp phải gửi dữ liệu cho kế toán.
Nếu chứng từ được cung cấp sau thời hạn đã thống nhất, cần có cơ chế xử lý rõ ràng. Ngược lại, khi doanh nghiệp đã bàn giao đầy đủ đúng hạn thì đơn vị dịch vụ phải chủ động hoàn thành công việc theo lịch.
Đơn vị dịch vụ phải có lịch nhắc hồ sơ thế nào?
Một đơn vị chuyên nghiệp không nên đợi sát hạn mới yêu cầu chứng từ. Lịch nhắc đều đặn giúp doanh nghiệp biết thời điểm tập hợp dữ liệu và giảm nguy cơ bỏ sót.
Doanh nghiệp có thể yêu cầu thống nhất kênh nhắc hồ sơ như email, nhóm trao đổi hoặc hệ thống quản lý công việc. Quan trọng nhất là có dấu vết rõ ràng để hai bên kiểm tra khi cần.
Trường hợp doanh nghiệp gửi chứng từ trễ thì xử lý ra sao?
Khi hồ sơ được gửi quá muộn, đơn vị kế toán cần thông báo ngay ảnh hưởng đến tiến độ và những dữ liệu còn thiếu. Không nên âm thầm kê khai trên thông tin chưa đầy đủ rồi xử lý hậu quả sau.
Tùy trường hợp, hai bên có thể thống nhất phương án phù hợp với thời hạn thực tế. Việc này nên được ghi nhận rõ để xác định trách nhiệm nếu có phát sinh sau đó.
Trường hợp kế toán bỏ sót thời hạn thì trách nhiệm thuộc về ai?
Nếu doanh nghiệp đã cung cấp đầy đủ hồ sơ đúng thời hạn mà đơn vị dịch vụ vẫn bỏ sót nghĩa vụ đã nhận thực hiện, trách nhiệm cần được xem xét theo cam kết trong hợp đồng. Đây là lý do doanh nghiệp nên quan tâm đến điều khoản trách nhiệm thay vì chỉ hỏi giá.
Một hợp đồng tốt cần mô tả cách xử lý khi lỗi phát sinh từ đơn vị dịch vụ, bao gồm việc khắc phục hồ sơ và trách nhiệm đối với các chi phí liên quan trong phạm vi đã thỏa thuận.
Câu hỏi số : Dịch vụ có hỗ trợ khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình không?
Việc nhận yêu cầu giải trình không phải tình huống hiếm gặp trong quá trình hoạt động. Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp làm rõ một chỉ tiêu, hóa đơn, doanh thu, chi phí hoặc sự chênh lệch giữa các nguồn dữ liệu. Khi đó doanh nghiệp thường cần người hiểu sổ sách để chuẩn bị hồ sơ.
Phạm vi hỗ trợ giải trình cần được xác định trước vì mỗi tình huống có mức độ công việc khác nhau.
Giải trình thông thường có nằm trong phí hàng tháng không?
Một số đơn vị hỗ trợ các yêu cầu giải trình đơn giản liên quan trực tiếp đến kỳ kế toán mà họ phụ trách. Đây có thể là việc cung cấp bảng đối chiếu hoặc giải thích số liệu đã hạch toán.
Tuy nhiên, nếu yêu cầu liên quan đến dữ liệu cũ hoặc cần rà soát nhiều kỳ, công việc có thể được báo phí riêng. Doanh nghiệp nên yêu cầu ghi rõ giới hạn hỗ trợ.
Kiểm tra thuế tại doanh nghiệp có phải dịch vụ riêng?
Một cuộc kiểm tra tại doanh nghiệp thường đòi hỏi khối lượng chuẩn bị lớn hơn giải trình thông thường. Kế toán có thể phải rà soát hồ sơ nhiều năm, sắp xếp chứng từ và chuẩn bị dữ liệu theo yêu cầu.
Vì vậy nhiều đơn vị coi đây là dịch vụ riêng. Doanh nghiệp cần biết trước cách tính phí để có kế hoạch nếu phát sinh.
Ai chuẩn bị bảng đối chiếu và công văn giải trình?
Khi số liệu cần giải trình, kế toán thường là bên có khả năng lập bảng đối chiếu giữa hóa đơn, tờ khai và sổ sách. Tuy nhiên, nội dung liên quan đến giao dịch thực tế vẫn cần doanh nghiệp cung cấp thông tin.
Hai bên phải phối hợp thay vì giao toàn bộ trách nhiệm cho một phía. Đơn vị dịch vụ chuẩn bị số liệu kế toán, còn doanh nghiệp xác nhận bản chất của giao dịch và cung cấp hồ sơ chứng minh.
Đơn vị dịch vụ có trực tiếp làm việc với cán bộ thuế không?
Không phải mọi hợp đồng đều bao gồm việc đại diện trao đổi trực tiếp. Một số đơn vị chỉ chuẩn bị hồ sơ để doanh nghiệp tự làm việc, trong khi gói khác có thể bao gồm người phụ trách phối hợp giải trình.
Doanh nghiệp nên hỏi rõ phạm vi đại diện, phương thức làm việc và chi phí nếu cần hỗ trợ trực tiếp. Đây là một tiêu chí quan trọng khi đánh giá dịch vụ kế toán dài hạn.
Câu hỏi số : Có được xem sổ kế toán và báo cáo hàng tháng không?
Dữ liệu kế toán thuộc về doanh nghiệp và doanh nghiệp cần có khả năng tiếp cận khi cần quản trị hoặc kiểm tra. Thuê dịch vụ bên ngoài không có nghĩa toàn bộ sổ sách chỉ được giữ tại đơn vị kế toán đến cuối năm.
Một cơ chế bàn giao định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm và tránh phụ thuộc hoàn toàn vào một người hoặc một nhà cung cấp.
Doanh nghiệp phải có quyền tiếp cận dữ liệu của chính mình
Doanh nghiệp nên có quyền nhận file dữ liệu, sổ sách hoặc báo cáo được tạo ra trong quá trình cung cấp dịch vụ. Nếu sử dụng phần mềm, cần xác định tài khoản và quyền truy cập dữ liệu.
Điều này đặc biệt quan trọng khi thay đổi đơn vị kế toán. Dữ liệu đầy đủ giúp việc bàn giao diễn ra nhanh hơn và hạn chế nguy cơ phải làm lại sổ.
Nên nhận những báo cáo nào mỗi tháng hoặc quý?
Tùy mô hình, doanh nghiệp có thể cần theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ, thuế phải nộp, tồn kho hoặc các khoản phải thu phải trả. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng một bộ báo cáo.
Đơn vị kế toán nên trao đổi với doanh nghiệp để xác định những chỉ tiêu thực sự hữu ích cho quản trị, thay vì chỉ gửi dữ liệu mang tính kỹ thuật.
Khi nào cần bảng cân đối phát sinh?
Bảng cân đối phát sinh giúp nhìn tổng quan số dư và biến động của các tài khoản kế toán. Đây là tài liệu hữu ích khi cần rà soát số liệu giữa kỳ hoặc chuẩn bị báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải phân tích sâu toàn bộ tài khoản nhưng có thể yêu cầu đơn vị kế toán giải thích những số dư lớn hoặc bất thường. Điều này giúp phát hiện vấn đề trước khi khóa sổ.
Báo cáo công nợ và tồn kho có nên yêu cầu định kỳ?
Với doanh nghiệp thương mại hoặc có nhiều khách hàng, nhà cung cấp, việc theo dõi công nợ định kỳ rất quan trọng. Các khoản treo lâu ngày cần được phát hiện để có kế hoạch xác nhận hoặc thu hồi.
Tồn kho cũng nên được đối chiếu định kỳ giữa sổ và thực tế. Nếu chỉ kiểm tra vào cuối năm, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định nguyên nhân của chênh lệch.
Câu hỏi số : Có thể đổi đơn vị kế toán giữa năm không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi đơn vị kế toán khi cảm thấy dịch vụ hiện tại không đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên, thời điểm giữa năm đòi hỏi quá trình bàn giao chặt chẽ hơn để dữ liệu các tháng trước không bị đứt quãng.
Đơn vị mới cần có đủ số dư đầu kỳ, tờ khai đã nộp và dữ liệu kế toán để tiếp tục công việc. Việc nhận bàn giao thiếu hồ sơ có thể khiến sai lệch cũ kéo sang các kỳ tiếp theo.
Đổi giữa năm hoàn toàn có thể nhưng cần bàn giao kỹ
Không nên chỉ lấy một vài file Excel hoặc báo cáo thuế rồi coi là đã bàn giao xong. Kế toán mới cần hiểu được dữ liệu đã được xử lý đến đâu và những vấn đề nào còn tồn tại.
Một quá trình bàn giao tốt phải tạo được điểm cắt rõ ràng giữa trách nhiệm của đơn vị cũ và đơn vị mới. Điều này giúp tránh việc sau này không xác định được lỗi phát sinh từ giai đoạn nào.
Phải lấy những dữ liệu gì từ đơn vị cũ?
Doanh nghiệp cần nhận toàn bộ dữ liệu kế toán liên quan đến thời gian đơn vị cũ phụ trách, bao gồm sổ sách, chứng từ, dữ liệu phần mềm và các hồ sơ khai thuế đã xử lý. Các tài khoản truy cập liên quan cũng cần được kiểm tra.
Ngoài file dữ liệu, nên có biên bản bàn giao mô tả rõ những phần đã hoàn thành, phần còn tồn tại và những hồ sơ chưa đủ. Điều này giúp kế toán mới tiếp nhận thuận lợi hơn.
Tờ khai đã nộp và số liệu kế toán phải được đối chiếu trước khi nhận
Đơn vị mới không nên mặc định toàn bộ số liệu cũ đều chính xác. Cần kiểm tra ít nhất những chỉ tiêu quan trọng giữa tờ khai, sổ kế toán và số dư thực tế.
Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp nên xử lý hoặc xác định trách nhiệm trước khi tiếp tục hạch toán các kỳ mới. Nếu không, sai số có thể bị kéo dài đến cuối năm.
Ai chịu trách nhiệm phần việc của các tháng trước?
Nguyên tắc trách nhiệm cần căn cứ phạm vi công việc và thời gian mà từng đơn vị thực tế phụ trách. Đơn vị mới không nên mặc nhiên chịu trách nhiệm cho toàn bộ số liệu trước thời điểm tiếp nhận nếu chưa được thuê rà soát lại.
Nếu doanh nghiệp muốn đơn vị mới kiểm tra và xử lý dữ liệu cũ, đây nên là một phạm vi riêng được thống nhất rõ về khối lượng và chi phí.
“0 câu hỏi khó” để kiểm tra chất lượng đơn vị kế toán trước khi ký hợp đồng
Thay vì chỉ hỏi giá và thời gian làm việc, doanh nghiệp có thể đặt những câu hỏi tình huống để đánh giá cách đơn vị kế toán xử lý vấn đề. Một người có kinh nghiệm thường không chỉ trả lời “được” hoặc “không”, mà sẽ giải thích quy trình kiểm tra, dữ liệu cần thu thập và cách xác định nguyên nhân.
Những câu hỏi khó cũng giúp doanh nghiệp nhận biết đơn vị đang tập trung vào chất lượng sổ sách hay chỉ làm các công việc đến hạn.
Nếu tồn kho trên sổ khác tồn thực tế thì bên bạn xử lý thế nào?
Câu trả lời tốt không nên bắt đầu bằng việc điều chỉnh ngay số liệu. Trước hết cần kiểm tra dữ liệu nhập, xuất, chứng từ kho, thời điểm ghi nhận và kết quả kiểm kê để xác định nguyên nhân chênh lệch.
Chỉ sau khi xác định được bản chất, kế toán mới đề xuất cách xử lý phù hợp. Nếu một đơn vị cho rằng có thể đơn giản “điều chỉnh cho khớp”, doanh nghiệp nên thận trọng.
Nếu hóa đơn đầu vào bỏ sót nhiều kỳ thì quy trình rà soát ra sao?
Đơn vị kế toán cần có phương pháp kiểm tra nguồn dữ liệu hóa đơn, đối chiếu với sổ và xác định từng hóa đơn đã được ghi nhận hay chưa. Sau đó mới đánh giá ảnh hưởng đến từng kỳ.
Câu hỏi này giúp doanh nghiệp biết đơn vị có quy trình rà soát dữ liệu hay chỉ dựa vào chứng từ được gửi thủ công. Khả năng kiểm soát hóa đơn là một yếu tố quan trọng của dịch vụ kế toán hiện nay.
Nếu công nợ treo ba năm thì có cảnh báo cho doanh nghiệp không?
Công nợ kéo dài nhiều năm là một dấu hiệu cần được xem xét. Kế toán nên chủ động cảnh báo để doanh nghiệp xác nhận với đối tác, kiểm tra khả năng thu hồi hoặc làm rõ bản chất số dư.
Nếu đơn vị dịch vụ chỉ để số dư tiếp tục chuyển từ năm này sang năm khác mà không trao đổi, sổ sách có thể ngày càng xa thực tế quản trị.
Nếu phát hiện tờ khai cũ sai thì ai lập hồ sơ bổ sung?
Đơn vị kế toán cần xác định sai sót thuộc thời kỳ nào, ảnh hưởng đến chỉ tiêu gì và nằm trong phạm vi trách nhiệm của ai. Nếu doanh nghiệp thuê họ rà soát dữ liệu cũ, việc lập hồ sơ điều chỉnh có thể được thực hiện theo thỏa thuận.
Điều cần đánh giá là cách đơn vị xử lý nguyên nhân và căn cứ số liệu, không phải chỉ khả năng nộp một hồ sơ bổ sung. Một quy trình tốt phải đảm bảo số liệu sau điều chỉnh đồng bộ với sổ kế toán.
“Ma trận chọn dịch vụ” cho doanh nghiệp Hà Nội trong 0 giây
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần gói dịch vụ kế toán có phạm vi giống nhau. Cách lựa chọn hiệu quả là dựa trên mô hình kinh doanh, số lượng giao dịch và mức độ quản trị nội bộ. Một công ty mới chỉ có vài hóa đơn không cần quy trình phức tạp như doanh nghiệp sản xuất hoặc xây dựng nhiều dự án.
Xác định đúng nhóm ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh mua thiếu dịch vụ cần thiết hoặc trả tiền cho những phần chưa sử dụng.
Công ty mới, ít chứng từ → ưu tiên gói cơ bản
Doanh nghiệp mới thành lập và chưa có nhiều giao dịch có thể bắt đầu với gói đáp ứng các nghĩa vụ kế toán, thuế cơ bản. Điều quan trọng là dữ liệu vẫn phải được tổ chức từ đầu để tạo nền tảng cho giai đoạn tăng trưởng.
Không nên vì ít hóa đơn mà bỏ hoàn toàn việc hạch toán. Khi số liệu được duy trì ngay từ tháng đầu, doanh nghiệp sẽ dễ mở rộng phạm vi dịch vụ sau này.
Công ty thương mại có kho → cần thêm quản lý tồn kho
Doanh nghiệp thương mại thường cần nhiều hơn việc kê khai hóa đơn. Nếu có kho, giá vốn và số lượng hàng hóa phải được theo dõi để số liệu tài chính phản ánh đúng hoạt động.
Gói phù hợp nên có cơ chế xử lý nhập – xuất – tồn hoặc ít nhất phối hợp với hệ thống kho của doanh nghiệp. Đây là phần cần hỏi kỹ trước khi so sánh báo giá.
Công ty có nhiều nhân viên → cần phần lương và thuế TNCN
Khi số lượng nhân sự tăng, khối lượng liên quan đến bảng lương, hồ sơ lao động và nghĩa vụ thuế cá nhân cũng tăng. Doanh nghiệp nên xác định phần nào được kế toán dịch vụ thực hiện và phần nào do bộ phận nhân sự nội bộ phụ trách.
Một quy trình phối hợp rõ ràng giữa nhân sự và kế toán giúp hạn chế sai lệch giữa hợp đồng lao động, bảng lương, thanh toán và số liệu kê khai.
Sản xuất, xây dựng → cần gói chuyên ngành
Sản xuất và xây dựng đều có những nghiệp vụ đòi hỏi theo dõi chi phí chi tiết hơn. Doanh nghiệp sản xuất cần quản lý nguyên vật liệu và giá thành, còn xây dựng thường phải theo dõi riêng từng công trình.
Vì vậy, kinh nghiệm chuyên ngành của đơn vị dịch vụ quan trọng không kém mức phí. Một gói rẻ nhưng không xử lý được giá thành hoặc chi phí công trình có thể tạo ra nhiều vấn đề khi lập báo cáo cuối năm.
0 câu hỏi ngắn doanh nghiệp Hà Nội thường tìm kiếm nhất về dịch vụ kế toán
Doanh nghiệp lần đầu thuê kế toán ngoài thường có nhiều băn khoăn về giá, phạm vi công việc và trách nhiệm giữa hai bên. Những câu hỏi ngắn dưới đây tưởng đơn giản nhưng lại giúp xác định mô hình dịch vụ phù hợp trước khi ký hợp đồng.
Điểm quan trọng là không nên áp dụng một câu trả lời giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Quy mô, ngành nghề và tình trạng hồ sơ thực tế vẫn là cơ sở quyết định.
Thuê dịch vụ kế toán bao nhiêu tiền một tháng?
Không có một mức giá duy nhất áp dụng cho tất cả doanh nghiệp. Phí thường phụ thuộc vào số lượng chứng từ, ngành nghề, số lao động, tình trạng sổ sách và phạm vi công việc mà doanh nghiệp yêu cầu.
Khi hỏi giá, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin càng cụ thể càng tốt. Một báo giá sau khi khảo sát dữ liệu thường đáng tin cậy hơn mức giá cố định chỉ dựa trên tên loại hình doanh nghiệp.
Công ty mới thành lập có bắt buộc thuê kế toán không?
Điều doanh nghiệp cần quan tâm không chỉ là có tuyển một kế toán làm việc toàn thời gian hay không mà là các công việc kế toán và nghĩa vụ báo cáo phải được tổ chức đúng quy định. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nhân sự phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình.
Với công ty mới, thuê dịch vụ bên ngoài thường là một lựa chọn để tiết kiệm chi phí nhân sự trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chủ động cung cấp dữ liệu và kiểm soát các thông tin tài chính của mình.
Thuê dịch vụ kế toán có cần tuyển kế toán nội bộ nữa không?
Doanh nghiệp nhỏ và ít nghiệp vụ có thể chưa cần kế toán nội bộ nếu đơn vị dịch vụ đã đảm nhiệm đầy đủ công việc cần thiết. Tuy nhiên, khi giao dịch tăng hoặc cần quản trị dữ liệu hàng ngày, một nhân sự nội bộ có thể giúp thu thập chứng từ và phối hợp tốt hơn.
Mô hình phổ biến là doanh nghiệp có một người phụ trách hành chính hoặc dữ liệu nội bộ, còn đơn vị kế toán bên ngoài chịu trách nhiệm chuyên môn. Cách tổ chức nên dựa trên khối lượng thực tế thay vì áp dụng máy móc.
Dịch vụ kế toán có làm báo cáo tài chính cuối năm không?
Nhiều gói dịch vụ có bao gồm báo cáo tài chính cuối năm nhưng doanh nghiệp không nên mặc định. Cần kiểm tra hợp đồng để biết phí hàng tháng đã bao gồm công việc khóa sổ và lập báo cáo hay chưa.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp nên hỏi đơn vị kế toán có thực hiện rà soát số liệu trước khi lập báo cáo hay chỉ kết chuyển từ dữ liệu hiện có. Chất lượng của báo cáo phụ thuộc rất lớn vào quá trình kiểm tra sổ sách trong suốt năm.
Câu hỏi thường gặp khi thuê dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn đơn vị hỗ trợ phù hợp. Một dịch vụ kế toán chất lượng không chỉ thực hiện các công việc về sổ sách, thuế mà còn đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tài chính, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.
