Hạch toán rút dự toán chi hoạt động trường học là nghiệp vụ xuất hiện thường xuyên trong quá trình sử dụng kinh phí tại các trường công lập, nhưng không phải trường hợp rút dự toán nào cũng được xử lý giống nhau. Tùy theo nguồn kinh phí, nội dung chi và hình thức thanh toán, kế toán có thể gặp các tình huống như rút tiền mặt về quỹ, chuyển khoản trực tiếp cho người hưởng, thanh toán cho nhà cung cấp qua Kho bạc hoặc rút tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ.
Trước khi rút dự toán, kế toán trường học cần đọc đúng “bản chất khoản chi”
Rút dự toán không chỉ là một thao tác lấy tiền từ Kho bạc để chi. Trước khi lập chứng từ rút, kế toán phải biết khoản tiền dùng cho hoạt động nào, thuộc nguồn nào, là thực chi hay tạm ứng và sau khi rút sẽ hình thành chi phí, tài sản, công nợ hay tiền mặt tại quỹ.
Nếu bỏ qua bước này, kế toán có thể rút đúng số tiền nhưng vẫn sai nguồn, sai nội dung ngân sách hoặc sai tài khoản kế toán. Đặc biệt theo Thông tư 24, nghiệp vụ rút dự toán còn phải liên kết với TK 008 – Dự toán chi hoạt động để phản ánh số dự toán đã sử dụng.
Rút dự toán chi hoạt động là gì trong trường học công lập?
Rút dự toán chi hoạt động là việc trường sử dụng phần dự toán ngân sách đã được cơ quan có thẩm quyền giao để thanh toán cho các nhiệm vụ hoạt động của đơn vị. Tiền có thể được rút về quỹ, chuyển vào tài khoản, chuyển thẳng cho người hưởng hoặc thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp tùy trường hợp.
Về kế toán, “rút dự toán” và “phát sinh chi phí” không phải lúc nào cũng xảy ra cùng lúc. Nếu rút tạm ứng thì mới hình thành tiền hoặc công nợ tạm ứng; nếu rút thực chi để thanh toán ngay dịch vụ đã phát sinh thì có thể đồng thời ghi nhận chi phí.
Khoản chi thuộc nguồn tự chủ hay không tự chủ?
Đây là câu hỏi phải trả lời trước khi lập giấy rút. Khoản chi thuộc hoạt động không giao tự chủ được phản ánh vào nhóm chi phí tương ứng của TK 611; tài khoản này có các cấp 2 như 6111 – chi phí cho người lao động, 6112 – vật tư và dịch vụ, 6113 – hao mòn TSCĐ và 6118 – chi phí khác.
Đối với hoạt động giao tự chủ, phải xem loại hình đơn vị và hoạt động cụ thể. TK 612 được dùng trong phạm vi mà Thông tư 24 quy định; riêng đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ phải sử dụng các tài khoản chi phí phù hợp như 154, 641, 642 cho phần hoạt động đó. Vì vậy không nên chỉ nhìn nhãn “tự chủ” rồi mặc định dùng TK 612.
Chi thường xuyên và chi nhiệm vụ đặc thù khác nhau thế nào?
Chi thường xuyên thường phục vụ vận hành hằng ngày như tiền lương, điện nước, văn phòng phẩm, dịch vụ vệ sinh, công tác phí hoặc hoạt động chuyên môn định kỳ.
Chi nhiệm vụ đặc thù lại gắn với một chương trình, đề án, nhiệm vụ hoặc nội dung được giao riêng. Khi rút dự toán cho nhóm này, kế toán phải bám đúng mã nguồn, nội dung ngân sách và hồ sơ giao nhiệm vụ, không được lấy phần dư của nhiệm vụ khác để chi tùy ý.
Rút dự toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hay thanh toán trực tiếp?
Hình thức thanh toán phụ thuộc bản chất khoản chi, quy định kiểm soát chi qua Kho bạc và phương thức thanh toán hợp pháp áp dụng cho giao dịch. Không phải khoản nào cũng được phép rút tiền mặt.
Nghị định 11/2020/NĐ-CP hiện là một trong những văn bản quy định thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước. Khi lập hồ sơ, kế toán phải thực hiện đúng phương thức và thành phần chứng từ theo thủ tục Kho bạc áp dụng cho khoản chi đó.
Chặng 1 – Hạch toán khi trường được giao dự toán chi hoạt động
Trước khi có nghiệp vụ rút dự toán, kế toán phải đưa số dự toán được giao vào hệ thống theo dõi. Đây là cơ sở để biết trường được quyền sử dụng tối đa bao nhiêu trong từng nguồn và nhiệm vụ.
Thông tin này phải được cập nhật đầy đủ ngay đầu kỳ vì mọi giấy rút về sau đều cần được đối chiếu với dự toán còn lại.
Kế toán cần kiểm tra gì trên quyết định giao dự toán?
Cần kiểm tra tổng số dự toán, nguồn kinh phí, nội dung nhiệm vụ, phần giao tự chủ, phần không giao tự chủ và các chỉ tiêu ngân sách đi kèm.
Nếu quyết định có phụ lục chi tiết, số tổng phải được đối chiếu với từng dòng trong phụ lục. Không nên nhập một con số tổng duy nhất rồi để đến lúc rút mới tìm xem khoản chi thuộc nguồn nào.
Giao dự toán khác với rút dự toán như thế nào?
Giao dự toán xác lập mức ngân sách đơn vị được sử dụng; rút dự toán là việc sử dụng một phần mức đó để thực hiện khoản chi cụ thể.
Vì vậy, trường được giao 5 tỷ đồng không có nghĩa tài khoản ngân hàng đã tăng 5 tỷ đồng. Chỉ khi rút hoặc thanh toán qua Kho bạc, phần dự toán tương ứng mới chuyển sang trạng thái đã sử dụng.
Cách mở sổ theo dõi dự toán theo từng nguồn
Kế toán nên mở chi tiết tối thiểu theo nguồn, nhiệm vụ, niên độ và nội dung ngân sách. Nếu phần mềm hỗ trợ, nên gắn mã nguồn ngay từ lúc nhập dự toán.
TK 008 được sử dụng để theo dõi dự toán chi hoạt động. Theo hướng dẫn hiện hành, số dự toán sử dụng cho tạm ứng và thực chi được phản ánh trên các tiểu khoản phù hợp, giúp phân biệt trạng thái của dự toán.
Trường hợp điều chỉnh tăng dự toán giữa năm
Khi có quyết định bổ sung dự toán, kế toán phải cập nhật tăng đúng nguồn và nhiệm vụ, không sửa đè số đầu năm làm mất lịch sử.
Nếu điều chỉnh giảm, cũng phải phản ánh tương ứng để số dự toán còn có thể sử dụng trên sổ khớp với dữ liệu Kho bạc. Mọi điều chỉnh phải có văn bản làm căn cứ.
Chặng 2 – Hạch toán khi rút dự toán về quỹ tiền mặt
Rút tiền về quỹ là trường hợp dễ gây nhầm nhất vì kế toán nhìn thấy tiền mặt tăng và có xu hướng coi đó là chi phí.
Thực tế, khi tiền mới nhập quỹ, tài sản của trường chỉ chuyển sang trạng thái tiền mặt; khoản chi phí chỉ hình thành khi tiền được sử dụng cho nghiệp vụ cụ thể và đủ điều kiện ghi nhận.
Khi nào trường học được rút dự toán bằng tiền mặt?
Trường chỉ nên rút tiền mặt đối với những nội dung phù hợp quy định về thanh toán qua Kho bạc và quản lý tiền mặt. Những khoản phải thanh toán không dùng tiền mặt hoặc có thể chuyển khoản thì không nên rút tiền về quỹ chỉ để tiện chi.
Kế toán cần kiểm tra quy định Kho bạc tại thời điểm lập chứng từ, vì hình thức thanh toán có liên quan trực tiếp đến kiểm soát chi và thành phần hồ sơ.
Bút toán rút dự toán nhập quỹ
Khi rút dự toán về quỹ, về bản chất kế toán ghi tăng tiền mặt và giảm khoản phải thu kinh phí được cấp tương ứng, đồng thời phản ánh phần dự toán đã rút trên TK 008.
Đối với trường hợp rút tạm ứng, hướng dẫn TK 008 quy định ghi Có phần dự toán tạm ứng tương ứng và thực hiện đồng thời với bút toán trong bảng Nợ tài khoản liên quan/Có TK 135.
Sau khi nhập quỹ, kế toán phải theo dõi gì?
Kế toán phải theo dõi số tiền còn trong quỹ, người nhận tiền, mục đích sử dụng và chứng từ thanh toán sau đó. Tiền đã rút nhưng chưa sử dụng không được mặc nhiên coi là chi phí đã quyết toán.
Nếu rút dưới hình thức tạm ứng, còn phải theo dõi thời điểm thanh toán tạm ứng với ngân sách. Đây là một trạng thái riêng trên TK 008 chứ không giống rút thực chi.
Rút tiền mặt để chi nhiều khoản khác nhau có được không?
Về quản trị kế toán, không nên gom nhiều khoản khác bản chất vào một lần rút rồi sau đó không xác định được từng phần thuộc nguồn hoặc nhiệm vụ nào.
Nếu một lần rút phục vụ nhiều khoản hợp lệ, phải có bảng kê hoặc hồ sơ đủ chi tiết để sau đó hạch toán riêng từng nghiệp vụ. Mục tiêu là mỗi đồng đã rút đều truy ngược được về khoản dự toán tương ứng.
Chặng 3 – Hạch toán rút dự toán chuyển khoản cho người hưởng
Chuyển khoản trực tiếp cho người hưởng thường giúp rút ngắn chu trình tiền và hạn chế tồn quỹ tiền mặt.
Tuy nhiên, kế toán vẫn phải ghi nhận bản chất của khoản chi trước khi xử lý bước thanh toán.
Rút dự toán để trả tiền lương
Tiền lương phải được xác định trước dựa trên bảng lương và hồ sơ nhân sự. Khi xác định số phải trả, kế toán ghi nhận chi phí tiền lương của hoạt động tương ứng và khoản phải trả người lao động.
Khi rút dự toán để chuyển lương, kế toán giảm khoản phải trả và phản ánh phần dự toán đã rút. Không nên ghi lại chi phí lương lần thứ hai chỉ vì lúc này tiền mới được chuyển.
Rút dự toán để thanh toán nhà cung cấp
Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nghiệm thu, kế toán có thể đã ghi nhận tài sản, vật tư, chi phí và khoản phải trả nhà cung cấp trước thời điểm thanh toán.
Khi Kho bạc chuyển tiền cho nhà cung cấp, nghiệp vụ chủ yếu là giảm công nợ và sử dụng dự toán. Nếu rút dự toán để thanh toán ngay chi phí tự chủ thuộc phạm vi TK 612, hướng dẫn cho phép ghi Nợ TK 612/Có TK 1351, đồng thời Có TK 008.
Rút dự toán để thanh toán bảo hiểm
Trước khi nộp BHXH, BHYT, BHTN, kế toán phải xác định số phải nộp trên cơ sở tiền lương và các quy định hiện hành.
Khi rút dự toán để thanh toán cho cơ quan bảo hiểm, về bản chất khoản phải nộp được giảm và phần dự toán tương ứng được sử dụng. Không nên coi toàn bộ tiền nộp bảo hiểm là một khoản chi mới nếu nghĩa vụ đã được ghi nhận từ lúc tính lương.
Rút dự toán để thanh toán điện, nước, internet
Điện, nước và internet thường được ghi nhận khi dịch vụ đã được sử dụng và có căn cứ xác định chi phí. Nếu hóa đơn chưa thanh toán, kế toán ghi chi phí và khoản phải trả.
Khi rút dự toán để trả nhà cung cấp sau đó, chỉ xử lý công nợ và dự toán. Trường hợp rút để thanh toán ngay trong kỳ, tài khoản chi phí tương ứng được ghi nhận tùy hoạt động tự chủ hay không tự chủ.
Chặng 4 – Hạch toán khi Kho bạc thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp
Đây là tình huống tiền không đi vào tài khoản của trường nhưng vẫn có giao dịch kinh tế phát sinh.
Nếu không hạch toán vì “trường không cầm tiền”, tài sản, chi phí và công nợ của trường sẽ bị thiếu.
Vì sao tiền không đi qua tài khoản trường nhưng vẫn phải hạch toán?
Kho bạc thanh toán trực tiếp chỉ thay đổi con đường của dòng tiền, không thay đổi việc trường đã nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
Do đó, kế toán vẫn phải ghi tăng chi phí, vật tư, tài sản hoặc giảm công nợ tùy nghiệp vụ. Đồng thời dự toán đã được sử dụng nên TK 008 cũng phải giảm tương ứng.
Hạch toán mua văn phòng phẩm thanh toán trực tiếp
Nếu văn phòng phẩm được mua và sử dụng ngay, có thể ghi nhận vào chi phí vật tư và dịch vụ tương ứng với hoạt động.
Nếu nhập kho để dùng dần, trước tiên phải ghi nhận vật tư. Kho bạc thanh toán trực tiếp không làm thay đổi nguyên tắc này: hình thức thanh toán không quyết định vật tư đã được sử dụng hay chưa.
Hạch toán mua thiết bị dạy học
Trước hết cần phân loại thiết bị là tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay vật tư.
Nếu là TSCĐ, ghi tăng tài sản; nếu là công cụ thì ghi nhận và theo dõi phân bổ; không được vì Kho bạc thanh toán trực tiếp mà đưa toàn bộ giá trị thiết bị vào chi phí trong ngày thanh toán.
Hạch toán thanh toán hợp đồng sửa chữa
Nếu sửa chữa thông thường, sau nghiệm thu có thể ghi nhận chi phí sửa chữa của hoạt động phù hợp.
Nếu công trình làm tăng đáng kể năng lực hoặc kéo dài thời gian sử dụng tài sản và đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá, kế toán phải xem xét vốn hóa. Bản chất kỹ thuật của sửa chữa quan trọng hơn tên gọi trên chứng từ.
Chặng 5 – Hạch toán rút dự toán để chi tiền lương và phụ cấp
Tiền lương là nghiệp vụ có nhiều lớp dữ liệu: chi phí, công nợ người lao động, bảo hiểm và dự toán.
Do đó, quy trình tốt là ghi nhận nghĩa vụ trước rồi mới xử lý rút dự toán thanh toán.
Ghi nhận tiền lương phải trả trước khi rút dự toán
Khi bảng lương đã được xác định, kế toán ghi tăng chi phí tiền lương và tăng khoản phải trả người lao động.
Đối với hoạt động không giao tự chủ, TK 6111 phản ánh tiền lương, tiền công và chi phí khác cho người lao động. Với hoạt động thuộc phạm vi TK 612, TK 6121 phản ánh nhóm chi phí tương ứng.
Rút dự toán để trả lương cho giáo viên, nhân viên
Khi Kho bạc chuyển tiền vào tài khoản giáo viên, khoản phải trả người lao động giảm.
Đồng thời phần dự toán đã sử dụng phải được phản ánh trên TK 008. Nếu chỉ ghi giảm công nợ nhưng quên phần ngoài bảng thì số dự toán còn lại sẽ sai.
Rút dự toán chi phụ cấp và các khoản bổ sung
Phụ cấp đã được xác định là nghĩa vụ phải trả thì được hạch toán cùng nhóm chi phí nhân sự phù hợp.
Khi thanh toán, giảm khoản phải trả và dự toán tương ứng. Nếu khoản bổ sung không thuộc nguồn dự toán đang rút thì phải tách nguồn trước khi lập chứng từ Kho bạc.
Hạch toán các khoản bảo hiểm liên quan
Phần bảo hiểm do đơn vị chịu được tính vào chi phí; phần người lao động chịu được khấu trừ từ tiền lương phải trả.
Khi nộp tiền, giảm khoản phải nộp bảo hiểm. Không ghi toàn bộ vào chi phí tại thời điểm Kho bạc chuyển tiền nếu trước đó nghĩa vụ đã được ghi nhận.
Chặng 6 – Rút dự toán để chi hoạt động chuyên môn
Hoạt động chuyên môn của trường có thể phát sinh hội thi, tập huấn, công tác, mua học liệu và thuê dịch vụ.
Mỗi khoản cần được liên kết với kế hoạch chuyên môn và nguồn dự toán cụ thể.
Chi hội thi, chuyên đề, tập huấn được hạch toán ra sao?
Cần có kế hoạch, quyết định hoặc hồ sơ tổ chức, danh sách đối tượng và chứng từ chi phù hợp.
Chi phí được ghi nhận theo nội dung thực tế như thuê địa điểm, tài liệu, dịch vụ hoặc chi cho người tham gia. Không nên gom toàn bộ vào một dòng “chi chuyên môn” nếu các thành phần có bản chất khác nhau.
Rút dự toán mua tài liệu và học liệu
Nếu tài liệu sử dụng ngay, có thể ghi nhận chi phí vật tư của hoạt động.
Nếu học liệu có giá trị sử dụng lâu dài, cần xem xét công cụ hoặc tài sản. Việc nguồn tiền là dự toán hoạt động không làm mất yêu cầu phân loại tài sản.
Rút dự toán chi công tác phí
Nếu cán bộ được tạm ứng trước chuyến đi, khoản tiền này trước hết là tạm ứng, chưa phải chi phí quyết toán.
Sau khi cán bộ nộp chứng từ, kế toán mới chuyển phần đủ điều kiện sang chi phí công tác. Khoản còn thừa phải hoàn lại.
Rút dự toán thuê dịch vụ phục vụ chuyên môn
Khi dịch vụ đã hoàn thành và được nghiệm thu, kế toán ghi nhận chi phí và khoản phải trả nếu chưa thanh toán.
Nếu rút dự toán thanh toán ngay thì phản ánh trực tiếp chi phí và giảm dự toán theo cơ chế phù hợp.
Chặng 7 – Rút dự toán mua sắm tài sản và công cụ dụng cụ
Đây là nhóm nghiệp vụ không được định khoản chỉ theo số tiền chi.
Kế toán phải phân loại tài sản trước khi lập bút toán.
Trước khi rút dự toán phải phân loại khoản mua
Cần xác định thứ mua về là vật tư tiêu hao, công cụ sử dụng nhiều kỳ hay TSCĐ.
Việc phân loại ảnh hưởng trực tiếp tới tài khoản trong bảng, cách theo dõi sau mua và chi phí các kỳ sau.
Rút dự toán mua máy tính, máy chiếu
Nếu đáp ứng tiêu chuẩn TSCĐ, ghi tăng tài sản chứ không ghi toàn bộ vào chi phí.
Nếu không đủ tiêu chuẩn nhưng sử dụng nhiều kỳ, quản lý như công cụ dụng cụ và phân bổ phù hợp. Đồng thời phần dự toán đã sử dụng vẫn phải được phản ánh ở TK 008.
Rút dự toán mua bàn ghế và thiết bị lớp học
Không nên dựa vào tên hàng để mặc định cách hạch toán. Bộ bàn ghế có thể là tài sản, công cụ hoặc vật tư tùy tiêu chuẩn áp dụng.
Kế toán phải xem giá trị, thời gian sử dụng, cấu phần tài sản và chính sách quản lý tài sản công của đơn vị.
Rút dự toán mua công cụ dụng cụ nhỏ
Nếu mua và dùng ngay, có thể ghi vào chi phí phù hợp khi đáp ứng điều kiện.
Nếu dùng nhiều kỳ, cần theo dõi ở TK 153 hoặc cơ chế phân bổ tương ứng. Thông tư 24 cũng hướng dẫn khi xuất công cụ sử dụng cho hoạt động tự chủ thuộc phạm vi TK 612 thì ghi Nợ TK 612/Có TK 153.
Chặng 9 – Rút dự toán tạm ứng và hoàn ứng
Dàn bài chuyển từ Chặng 7 sang Chặng 9; tôi giữ nguyên đúng tiêu đề bạn đã gửi.
Tạm ứng là phần đặc biệt quan trọng vì rất dễ bị nhầm với thực chi.
Khi nào rút dự toán dưới hình thức tạm ứng?
Rút tạm ứng được sử dụng khi khoản chi chưa đủ điều kiện quyết toán thực chi ngay nhưng thuộc trường hợp được phép tạm ứng theo cơ chế Kho bạc.
Khi rút tạm ứng, TK 008 phản ánh phần dự toán tạm ứng. Sau khi làm thủ tục thanh toán tạm ứng với ngân sách, phải chuyển trạng thái trên TK 008 từ phần tạm ứng sang phần thực chi bằng bút toán ghi âm và ghi dương tương ứng.
Tạm ứng cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ
Khi giao tiền cho cán bộ, kế toán ghi tăng khoản tạm ứng và giảm tiền hoặc sử dụng khoản phải thu kinh phí tương ứng.
Không ghi ngay toàn bộ vào chi phí. Chi phí chỉ được xác định sau khi cán bộ hoàn thành nhiệm vụ và nộp chứng từ hợp lệ.
Khi nộp chứng từ hoàn ứng phải hạch toán thế nào?
Căn cứ chứng từ đã kiểm tra, kế toán chuyển phần tạm ứng sang chi phí, tài sản hoặc khoản khác đúng bản chất.
Đồng thời nếu ban đầu rút dự toán dưới hình thức tạm ứng thì phải thực hiện thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thực chi trên TK 008 theo hướng dẫn.
Chi không hết tiền tạm ứng xử lý ra sao?
Người nhận tạm ứng phải hoàn trả phần tiền chưa sử dụng hoặc xử lý theo quy định của đơn vị.
Kế toán không được đưa phần tiền dư vào chi phí chỉ để khớp với số đã rút. Số thực chi phải căn cứ chứng từ thực tế.
Chặng 10 – Rút dự toán sai nguồn, sai mục đích thì sửa thế nào?
Sai khi rút dự toán cần được phân biệt giữa sai kế toán và sai bản chất sử dụng ngân sách.
Hai trường hợp này có cách xử lý hoàn toàn khác nhau.
Rút nhầm nguồn tự chủ và không tự chủ
Nếu thực tế khoản chi hợp lệ nhưng kế toán hoặc chứng từ sử dụng nhầm nguồn, cần rà lại khả năng điều chỉnh tại Kho bạc và trên sổ theo thời điểm phát hiện.
Không nên chỉ chuyển từ TK 611 sang TK 612 hoặc ngược lại nếu chứng từ ngân sách tại Kho bạc vẫn thể hiện sai nguồn. Số liệu kế toán và dữ liệu ngân sách phải được xử lý đồng bộ.
Rút đúng nguồn nhưng sai nội dung chi
Trường hợp này nghiêm trọng hơn vì tiền đã sử dụng không đúng mục đích của dự toán.
Kế toán phải báo cáo người có thẩm quyền và xử lý theo quy định ngân sách, không nên tự đổi mục hoặc tiểu mục trên phần mềm để biến khoản chi thành đúng.
Rút thừa dự toán so với nhu cầu thực tế
Nếu rút thừa nhưng chưa sử dụng, phải xác định phần tiền còn lại và thực hiện hoàn trả hoặc xử lý theo cơ chế Kho bạc áp dụng.
Không nên giữ tiền mặt hoặc tiền gửi không cần thiết chỉ vì “đã rút rồi”. Phần dự toán và dòng tiền thực tế phải được điều chỉnh về đúng trạng thái.
Chứng từ Kho bạc đúng nhưng sổ kế toán sai
Nếu Kho bạc đã hạch toán đúng nhưng phần mềm trường sai, kế toán điều chỉnh sổ dựa trên chứng từ gốc.
Sau điều chỉnh cần kiểm tra cả tài khoản trong bảng và TK 008. Mục tiêu cuối cùng là quyết định giao dự toán, dữ liệu Kho bạc và sổ kế toán phải khớp nhau.
“Bản đồ bút toán” rút dự toán chi hoạt động trường học
Bản đồ dưới đây giúp nhận diện hướng xử lý nhưng không thay thế việc xem hồ sơ thực tế.
Điểm quan trọng nhất là luôn hạch toán song song lớp kế toán tài chính và lớp dự toán khi nghiệp vụ thuộc diện phải theo dõi ngân sách.
Nhóm rút tiền mặt
Rút dự toán về quỹ: tăng TK 111 hoặc tài khoản liên quan, đồng thời giảm khoản phải thu kinh phí được cấp và phản ánh giảm dự toán trên TK 008.
Sau đó, khi tiền được sử dụng mới ghi nhận chi phí, tạm ứng hoặc tài sản tương ứng.
Nhóm chuyển khoản cho người hưởng
Nếu nghĩa vụ đã ghi nhận trước, khi thanh toán chỉ giảm khoản phải trả và giảm khoản kinh phí tương ứng.
Nếu rút thực chi và ghi nhận ngay trong cùng nghiệp vụ thì tùy bản chất có thể ghi Nợ TK 611, 612 hoặc tài khoản tài sản/Có TK 135, đồng thời Có TK 008.
Nhóm thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp
Trường vẫn ghi nhận tài sản, vật tư hoặc chi phí dù tiền không qua TK 112 của đơn vị.
Phần dự toán đã sử dụng phải giảm tương ứng trên TK 008. Hình thức Kho bạc chuyển tiền thẳng không làm mất nghiệp vụ kế toán của trường.
Nhóm rút tạm ứng và hoàn ứng
Khi rút tạm ứng, ghi giảm phần dự toán tạm ứng trên TK 008 và ghi nhận tiền hoặc khoản tạm ứng trong bảng.
Khi thanh toán tạm ứng, TK 008 được chuyển từ trạng thái tạm ứng sang thực chi bằng bút toán ghi âm phần tạm ứng và ghi dương phần thực chi. Đây là khác biệt quan trọng so với rút thực chi ngay từ đầu.
Một ngày làm việc của kế toán trường học khi rút dự toán
Một ngày rút dự toán tốt không bắt đầu bằng việc mở cổng Kho bạc mà bắt đầu bằng việc kiểm tra nguồn, nhiệm vụ và hồ sơ.
Cách làm này giảm đáng kể số chứng từ bị trả lại.
Buổi sáng – kiểm tra dự toán còn được phép sử dụng
Kế toán xuất bảng TK 008 và đối chiếu với số liệu Kho bạc để biết số còn lại.
Sau đó kiểm tra phần còn lại đó thuộc nguồn nào. Không dùng tổng số còn lại để kết luận mọi khoản đều có thể chi.
Giữa buổi – lập hồ sơ rút tiền lương
Kế toán rà bảng lương, nhân sự, phụ cấp và số bảo hiểm.
Sau khi xác định nghĩa vụ, mới lập chứng từ rút dự toán để thanh toán đúng từng đối tượng và đúng nguồn.
Buổi trưa – phát sinh yêu cầu mua thiết bị
Bộ phận chuyên môn đề nghị mua máy chiếu không có nghĩa kế toán lập giấy rút ngay.
Trước hết cần kiểm tra dự toán mua sắm, thủ tục mua sắm, hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp và phân loại tài sản sau mua.
Buổi chiều – Kho bạc báo một khoản chưa đủ hồ sơ
Khi Kho bạc yêu cầu bổ sung, không nên vội thay đổi nội dung chứng từ để được thanh toán.
Kế toán cần xác định thiếu căn cứ nào: nguồn, hợp đồng, nghiệm thu hay tài liệu khác và bổ sung đúng hồ sơ thực tế.
10 lỗi thường gặp khi hạch toán rút dự toán chi hoạt động
Sai rút dự toán thường bắt nguồn từ việc quá tập trung vào số tiền mà quên bản chất nghiệp vụ.
Một khoản có đúng số tiền vẫn có thể sai toàn bộ về kế toán và ngân sách.
Rút đúng số tiền nhưng sai nguồn
Đây là lỗi dễ phát sinh khi trường có đồng thời kinh phí tự chủ và không tự chủ.
Nếu phát hiện muộn, phải rà hàng loạt chứng từ và báo cáo quyết toán. Vì vậy mã nguồn nên được kiểm tra trước khi ký giấy rút.
Hạch toán khi chưa đủ chứng từ
Chưa có nghiệm thu nhưng đã ghi chi phí hoàn tất có thể làm sai thời điểm ghi nhận.
Nếu khoản chỉ đủ điều kiện tạm ứng thì phải theo dõi tạm ứng, không tự chuyển sang thực chi.
Gộp nhiều nội dung chi vào một bút toán
Gộp điện, văn phòng phẩm và sửa chữa thành một dòng “chi hoạt động” khiến sổ không còn khả năng đối chiếu với mục lục ngân sách.
Nên tách theo bản chất, nguồn và nội dung chi dù thanh toán chung trong một chứng từ.
Nhầm tạm ứng với chi phí đã quyết toán
Rút tạm ứng mới chỉ sử dụng dự toán ở trạng thái tạm ứng.
Chỉ khi có chứng từ hợp lệ và thực hiện thanh toán tạm ứng mới chuyển sang trạng thái thực chi trên hệ thống dự toán.
Checklist 8 bước kiểm tra trước khi lập giấy rút dự toán
Checklist này nên được thực hiện ngay trước khi lập chứng từ Kho bạc.
Bốn nhóm dưới đây bao quát các điểm kiểm tra chính; trong mỗi nhóm có thể chia thành các bước nhỏ để đủ quy trình 8 bước nội bộ.
Kiểm tra nguồn kinh phí
Bước đầu tiên là xác định nguồn tự chủ, không tự chủ hay nhiệm vụ riêng.
Tiếp theo kiểm tra nguồn đó còn hiệu lực và còn số dư dự toán hay không.
Kiểm tra nội dung nhiệm vụ chi
Đối chiếu khoản chi với quyết định giao dự toán, kế hoạch và nội dung nhiệm vụ.
Nếu không chứng minh được mối liên hệ, chưa nên lập giấy rút.
Kiểm tra số dư dự toán
Kiểm tra TK 008, số liệu Kho bạc và các khoản đã lập chứng từ nhưng chưa hoàn tất.
Không nên lấy số đầu kỳ trừ số đã chi theo trí nhớ vì có thể bỏ sót tạm ứng hoặc chứng từ đang xử lý.
Kiểm tra bộ chứng từ
Kiểm tra hợp đồng, hóa đơn, bảng lương, nghiệm thu, đề nghị thanh toán và tài liệu chuyên môn tùy nghiệp vụ.
Sau đó kiểm tra hình thức thanh toán: thực chi hay tạm ứng, tiền mặt hay chuyển khoản, thanh toán cho người hưởng hay nhà cung cấp.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán rút dự toán chi hoạt động trường học
Các câu hỏi dưới đây đều phải được trả lời theo nguyên tắc “rút tiền không đồng nghĩa phát sinh chi phí”.
Đây là điểm cốt lõi giúp kế toán không nhầm giữa ngân sách, tiền và chi phí.
Rút dự toán có phải ghi nhận ngay là chi phí không?
Không. Nếu rút về quỹ tiền mặt, chuyển vào tài khoản hoặc rút dưới hình thức tạm ứng thì có thể chưa hình thành chi phí.
Chỉ khi nguồn lực đã được sử dụng và nghiệp vụ đủ điều kiện ghi nhận thì mới ghi chi phí. Nếu rút thực chi để thanh toán ngay một dịch vụ đã phát sinh, việc ghi nhận chi phí và rút dự toán có thể diễn ra đồng thời.
Rút dự toán bằng tiền mặt khác chuyển khoản thế nào?
Rút tiền mặt làm tăng quỹ tiền của trường trước khi tiền được chi tiếp. Vì vậy cần quản lý thêm quỹ, phiếu thu – chi và người nhận tiền.
Chuyển khoản cho người hưởng hoặc nhà cung cấp có thể đi thẳng đến đối tượng nhận. Tuy nhiên cả hai hình thức đều phải giảm phần dự toán tương ứng trên TK 008 khi đáp ứng điều kiện hạch toán.
Kho bạc thanh toán trực tiếp thì trường có phải hạch toán không?
Có. Kho bạc chỉ thay trường thực hiện dòng tiền; hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản vẫn thuộc giao dịch của trường.
Kế toán phải phản ánh đầy đủ tài sản, chi phí hoặc công nợ và đồng thời giảm dự toán tương ứng. Nếu bỏ hạch toán vì tiền không vào tài khoản trường, báo cáo sẽ thiếu nghiệp vụ.
Rút dự toán sai nguồn có điều chỉnh được không?
Có thể có trường hợp được điều chỉnh, nhưng phải xem lỗi nằm ở sổ kế toán hay cả chứng từ ngân sách tại Kho bạc và việc điều chỉnh còn trong thời hạn, điều kiện được phép hay không.
Nếu chỉ sai hạch toán nội bộ thì điều chỉnh sổ theo chứng từ gốc. Nếu chứng từ Kho bạc cũng sai nguồn hoặc sai nội dung ngân sách thì phải thực hiện thủ tục điều chỉnh với Kho bạc theo quy định, không nên chỉ sửa phần mềm của trường rồi coi như hoàn tất.
Hạch toán rút dự toán chi hoạt động trường học sẽ chính xác hơn khi kế toán luôn kiểm soát nghiệp vụ theo một chuỗi thống nhất gồm nguồn kinh phí, nội dung chi, chứng từ, hình thức thanh toán và đối tượng nhận tiền. Từ rút dự toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán trực tiếp qua Kho bạc đến tạm ứng và hoàn ứng, mỗi trường hợp đều cần được theo dõi riêng để tránh sai nguồn hoặc ghi nhận không đúng thời điểm.
