Hạch toán kinh phí trường học chưa sử dụng hết cuối năm là một trong những nội dung dễ phát sinh nhầm lẫn khi kế toán chuẩn bị khóa sổ và lập báo cáo quyết toán. Việc tài khoản ngân hàng còn tiền, quỹ còn số dư hoặc Kho bạc còn dự toán chưa rút không đồng nghĩa toàn bộ số đó đều là kinh phí dư được phép tiếp tục sử dụng. Trong nhiều trường hợp, số tiền còn lại thực tế đang gắn với khoản tạm ứng chưa.
Cuối năm còn tiền chưa chắc là “kinh phí dư” – kế toán phải tách đúng bản chất trước
Cuối năm, một trong những lỗi dễ gặp nhất ở kế toán trường học là nhìn số dư tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt rồi kết luận trường còn “kinh phí dư”. Trên thực tế, số tiền đang còn có thể đã gắn với công nợ phải trả, khoản tạm ứng chưa quyết toán, hợp đồng đã nghiệm thu hoặc một nhiệm vụ chưa hoàn tất.
Do đó, muốn biết thật sự còn bao nhiêu kinh phí chưa sử dụng, kế toán phải đồng thời kiểm tra tiền, dự toán, công nợ, tạm ứng và quyền sử dụng nguồn. Chỉ khi các lớp dữ liệu này được đối chiếu với nhau mới có thể xác định số nào thực sự chưa sử dụng và số nào chỉ còn tồn dưới dạng tiền.
Phân biệt dự toán chưa sử dụng với tiền thực tế còn trong tài khoản
Dự toán chưa sử dụng là phần quyền chi ngân sách vẫn còn trên hệ thống dự toán nhưng chưa được rút hoặc chưa được sử dụng. Đây không phải là tiền mặt và cũng chưa chắc đã nằm trong tài khoản ngân hàng của trường.
Ngược lại, tiền thực tế còn trong tài khoản có thể là tiền đã rút dự toán từ trước nhưng chưa chi, khoản thu khác của trường hoặc tiền đang chờ thanh toán cho nhà cung cấp. Vì vậy, không được lấy số dư ngân hàng để thay thế số dư dự toán.
Phân biệt kinh phí đã rút nhưng chưa chi với kinh phí đã chi chưa quyết toán
Kinh phí đã rút nhưng chưa chi là trường hợp tiền đã được chuyển về tài khoản hoặc quỹ nhưng chưa phát sinh giao dịch sử dụng thực tế. Khoản này vẫn tồn dưới dạng tiền và phải tiếp tục xác định quyền sử dụng cuối năm.
Trong khi đó, kinh phí đã chi nhưng chưa hoàn tất quyết toán có thể đã ra khỏi tài khoản, nhưng hồ sơ chưa đủ hoặc chưa được công nhận là khoản chi quyết toán. Đây là hai trạng thái hoàn toàn khác nhau và không thể xử lý giống nhau.
Phân biệt số dư nguồn với công nợ phải trả cuối năm
Một trường có thể còn 300 triệu đồng trong tài khoản nhưng đồng thời đã nhận hóa đơn và nghiệm thu 250 triệu đồng hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán. Khi đó, 300 triệu tiền còn không có nghĩa trường còn 300 triệu nguồn tự do sử dụng.
Kế toán phải trừ hoặc nhận diện nghĩa vụ đã hình thành trước khi kết luận số dư thực tế. Công nợ phải trả là nghĩa vụ của trường, còn số dư nguồn phản ánh quyền tài chính còn lại sau khi xem xét đầy đủ các cam kết hợp pháp.
Phân biệt số dư tiền gửi với số dư kinh phí
Số dư tiền gửi là một chỉ tiêu tài sản trên sổ kế toán. Số dư kinh phí lại là thông tin về nguồn và quyền sử dụng. Hai số này có thể bằng nhau trong một số trường hợp nhưng không phải lúc nào cũng trùng.
Ví dụ cùng một tài khoản tiền gửi có thể chứa tiền từ học phí, ngân sách, tài trợ và thu hộ. Vì vậy, kế toán phải tách theo từng nguồn chứ không được dùng số dư tài khoản ngân hàng như một con số đại diện cho “kinh phí còn lại”.
Vì sao trường học thường còn kinh phí chưa sử dụng hết vào cuối năm?
Kinh phí còn cuối năm không phải lúc nào cũng xuất phát từ việc trường “không chi hết”. Có thể nhiệm vụ bị chậm, hợp đồng chưa hoàn tất, dự toán được giao quá sát cuối năm hoặc hồ sơ chưa đủ điều kiện thanh toán.
Vì vậy, khi phân tích số dư, kế toán phải xác định nguyên nhân cụ thể. Nguyên nhân này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chuyển nguồn, hủy dự toán hoặc tiếp tục sử dụng.
Dự toán được giao lớn hơn nhu cầu thực tế
Trong năm, nhu cầu thực tế có thể thấp hơn dự toán ban đầu do số học sinh thay đổi, kế hoạch được điều chỉnh hoặc một số nội dung không còn cần thực hiện.
Phần dự toán chưa sử dụng không mặc nhiên được giữ lại. Theo nguyên tắc của Luật Ngân sách nhà nước 2025, dự toán chưa thực hiện hoặc chưa chi hết đến hết năm phải hủy, trừ các trường hợp được chuyển nguồn theo quy định.
Nhiệm vụ chuyên môn chưa hoàn thành đúng tiến độ
Một số chương trình, đề án hoặc hoạt động chuyên môn kéo dài qua năm do phụ thuộc lịch học, tiến độ nhà thầu hoặc quyết định của cơ quan chủ quản.
Nếu nhiệm vụ thuộc trường hợp được pháp luật cho phép chuyển nguồn thì phần kinh phí có thể tiếp tục sử dụng sang năm sau. Nếu không thuộc trường hợp này, trường không thể tự quyết định giữ nguồn chỉ vì nhiệm vụ chưa làm xong.
Hồ sơ mua sắm, sửa chữa chưa hoàn thiện
Có trường hợp hàng đã lựa chọn nhà cung cấp nhưng hợp đồng chưa hoàn tất, hoặc sửa chữa đã thực hiện một phần nhưng chưa đủ hồ sơ nghiệm thu và thanh toán.
Cuối năm, kế toán phải xác định trạng thái pháp lý của từng hợp đồng. Không nên rút hết dự toán chỉ vì sợ mất nguồn trong khi hồ sơ và khối lượng thực tế chưa đủ căn cứ.
Tạm ứng chưa được thanh toán
Tiền đã đưa cho cán bộ, giáo viên hoặc nhà thầu dưới dạng tạm ứng có thể vẫn đang nằm ngoài quỹ nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là chi phí hoặc quyết toán.
Kế toán phải lập danh sách tạm ứng chưa thanh toán, xác định thời điểm, mục đích, chứng từ còn thiếu và khả năng hoàn tất trước khi khóa sổ. Đây là nhóm dễ làm sai số liệu cuối năm nhất.
Bước đầu tiên khi xử lý kinh phí còn lại: xác định khoản này thuộc nguồn nào
Không có một cách xử lý chung cho mọi số dư cuối năm. Cùng là 100 triệu đồng còn lại nhưng nếu thuộc ngân sách thường xuyên, nhiệm vụ riêng hoặc tài trợ có mục đích thì quyền sử dụng hoàn toàn khác nhau.
Do đó, trước khi thực hiện bất kỳ bút toán nào, kế toán phải phân loại theo nguồn và căn cứ pháp lý của nguồn đó.
Kinh phí chi thường xuyên còn lại
Đối với kinh phí thường xuyên từ NSNN, phải đối chiếu quyết định giao dự toán, cơ chế tự chủ và quy định chuyển nguồn áp dụng. Không được mặc nhiên xem phần chưa chi là nguồn được để lại.
Nếu không thuộc trường hợp được phép chuyển, phần dự toán chưa sử dụng phải xử lý theo quy định cuối năm. Việc hủy hoặc giảm dự toán cần được phản ánh đồng thời trên hệ thống kế toán phù hợp.
Kinh phí không thường xuyên còn lại
Kinh phí không thường xuyên thường gắn với nhiệm vụ cụ thể. Vì vậy, khả năng tiếp tục sử dụng phụ thuộc vào bản chất nhiệm vụ và trường hợp chuyển nguồn theo pháp luật ngân sách.
Nếu nhiệm vụ đã kết thúc nhưng còn dư, trường cần xác định nghĩa vụ nộp trả hoặc hủy. Nếu nhiệm vụ còn tiếp tục và thuộc diện được chuyển nguồn, cần thực hiện thủ tục theo quy định chứ không tự động chuyển.
Kinh phí thực hiện nhiệm vụ được giao riêng
Nguồn này phải theo dõi riêng theo mã nhiệm vụ. Cuối năm, kế toán cần xác định nhiệm vụ đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm, có hợp đồng đang thực hiện hay không và thời hạn nhiệm vụ đến đâu.
Nếu được phép tiếp tục sang năm sau, phải lưu quyết định hoặc căn cứ chuyển nguồn. Nếu không, số dư phải được xử lý theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Kinh phí tài trợ, viện trợ hoặc nguồn hợp pháp khác
Nguồn tài trợ có mục tiêu thường không xử lý giống dự toán NSNN. Việc tiếp tục sử dụng phải căn cứ văn bản tài trợ, thỏa thuận với nhà tài trợ và cơ chế tài chính áp dụng.
Ví dụ khoản tài trợ thư viện còn lại cuối năm có thể tiếp tục sử dụng nếu mục tiêu chưa hoàn thành và thỏa thuận cho phép. Tuy nhiên, không nên tự chuyển sang chi cho hoạt động khác.
Cuối năm kế toán nên lập “bảng phân loại số dư” trước khi định khoản
Một bảng phân loại số dư là công cụ rất hữu ích để tránh nhầm giữa tiền, dự toán và nghĩa vụ. Bảng này nên được lập trước khi khóa sổ, không chờ đến lúc lập báo cáo mới thực hiện.
Mỗi dòng tương ứng với một nguồn hoặc nhiệm vụ. Qua đó, kế toán có thể xác định khoản nào được chuyển, khoản nào phải hủy và khoản nào còn chờ xử lý.
Cột 1 – nguồn kinh phí
Cột đầu tiên ghi rõ nguồn: NSNN thường xuyên, nhiệm vụ riêng, tài trợ, học phí hoặc nguồn khác. Nếu là NSNN, nên ghi thêm mã nguồn và niên độ.
Không nên ghi chung “kinh phí còn lại”. Một dòng chung như vậy gần như không có giá trị để quyết định xử lý.
Cột 2 – dự toán được giao
Cột này ghi tổng dự toán đầu năm cộng hoặc trừ các điều chỉnh trong năm. Đây là giới hạn ngân sách được phép sử dụng theo quyết định.
Số dự toán phải đối chiếu với Kho bạc và các quyết định giao hoặc điều chỉnh. Nếu cột này sai, toàn bộ số dư tính sau đó cũng sai.
Cột 3 – số đã rút
Số đã rút cho biết phần dự toán đã được sử dụng dưới góc độ ngân sách hoặc đã chuyển thành tiền/thanh toán theo cơ chế tương ứng.
Cần đối chiếu số này với tài khoản ngoài bảng và dữ liệu Kho bạc. Không nên lấy tổng số chi phí trong sổ để thay thế.
Cột 4 – số đã chi nhưng chưa hoàn tất hồ sơ
Cột này giúp nhận diện những khoản tiền đã sử dụng nhưng còn thiếu chứng từ, nghiệm thu hoặc thủ tục quyết toán.
Sau cột 4 nên bổ sung thêm các cột quản trị như: công nợ phải trả, tạm ứng, dự toán chưa rút, số đề nghị chuyển nguồn, số phải hủy hoặc nộp trả. Như vậy bảng mới thực sự phản ánh đầy đủ số dư.
Kinh phí chưa sử dụng hết có được chuyển sang năm sau không?
Câu trả lời là không phải lúc nào cũng được. Luật Ngân sách nhà nước 2025 quy định nguyên tắc dự toán chi chưa thực hiện hoặc chưa chi hết phải hủy bỏ, trừ những khoản thuộc diện được chuyển nguồn sang năm sau.
Nghị định 73/2026/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể các trường hợp chuyển nguồn từ năm trước sang năm sau, bao gồm một số khoản dự toán bổ sung sau ngày 30/9, vốn đầu tư công được kéo dài và các nhóm khác theo điều kiện pháp luật quy định.
Không phải mọi khoản còn dư đều được chuyển
Việc còn tiền hay còn dự toán không phải điều kiện đủ để chuyển nguồn. Trường phải xác định khoản đó có nằm trong danh mục được chuyển theo Luật Ngân sách và Nghị định 73 hay không.
Nếu không thuộc diện được chuyển, phải hủy hoặc xử lý theo quy định. Kế toán không được tự giữ số dư sang năm sau trên phần mềm chỉ vì tài khoản ngân hàng vẫn còn tiền.
Trường hợp được phép tiếp tục sử dụng
Một số khoản theo luật có thể được chuyển nguồn để tiếp tục thực hiện, chẳng hạn nhóm được giao bổ sung muộn hoặc nhiệm vụ, chương trình thuộc trường hợp pháp luật cho phép.
Khi được chuyển, kế toán cần có căn cứ pháp lý và theo dõi sang năm sau theo đúng niên độ mới. Không nên giữ mã nguồn cũ mà không có dấu vết chuyển nguồn.
Trường hợp phải nộp trả hoặc hủy dự toán
Nếu nhiệm vụ đã kết thúc hoặc khoản dự toán không thuộc trường hợp được chuyển, số chưa sử dụng phải xử lý theo quy định ngân sách.
Đối với phần dự toán chưa rút, thường xử lý hủy hoặc giảm dự toán. Đối với tiền NSNN đã rút còn tồn, có thể phát sinh nghĩa vụ nộp trả tùy bản chất và cơ chế nguồn.
Trường hợp chờ quyết định xử lý
Có những khoản cuối năm chưa đủ căn cứ xác định chuyển hay nộp trả, chẳng hạn nhiệm vụ đang chờ phê duyệt kéo dài thời gian thực hiện.
Trong trường hợp này, kế toán nên tách riêng và giữ nguyên trạng thái chờ xử lý, không tự động kết chuyển. Khi có quyết định chính thức mới thực hiện bút toán tương ứng.
Hạch toán dự toán chưa sử dụng hết cuối năm
Dự toán chưa rút là dữ liệu ngân sách, không phải tài sản tiền của trường. Vì vậy việc xử lý chủ yếu gắn với tài khoản ngoài bảng và các tài khoản liên quan nếu trước đó đã ghi nhận doanh thu kinh phí.
Thông tư 24/2024/TT-BTC và hướng dẫn của Bộ Tài chính yêu cầu khi dự toán bị hủy phải xử lý giảm phù hợp. Với kinh phí NSNN giao tự chủ đã ghi nhận doanh thu, trường hợp dự toán bị hủy trong năm phải xem xét ghi giảm doanh thu theo quy định TK 511.
Trường hợp dự toán chưa rút
Nếu dự toán vẫn còn trên TK ngoài bảng và chưa sử dụng, cuối năm kế toán xác định xem có được chuyển nguồn hay phải hủy.
Không được ghi số này vào tiền mặt hoặc tiền gửi. Đây vẫn là quyền ngân sách chưa thực hiện.
Trường hợp dự toán bị hủy cuối năm
Khi cơ quan có thẩm quyền hủy dự toán, kế toán phải ghi giảm số dự toán trên tài khoản ngoài bảng theo hướng dẫn của Thông tư 24.
Nếu dự toán đó trước đây đã làm phát sinh ghi nhận doanh thu kinh phí NSNN, còn phải xem xét ghi giảm doanh thu tương ứng. Bộ Tài chính đã xác nhận nguyên tắc này đối với TK 511.
Trường hợp dự toán được chuyển sang năm sau
Nếu có căn cứ được chuyển nguồn, dự toán phải được theo dõi theo niên độ mới và đúng thủ tục ngân sách.
Kế toán cần đảm bảo tổng số chuyển nguồn trên sổ, Kho bạc và báo cáo quyết toán khớp nhau. Không nên chỉ để số dư cũ tiếp tục tồn tại mà không thực hiện chuyển niên độ.
Trường hợp dự toán có điều chỉnh giảm cuối năm
Nếu cấp có thẩm quyền ban hành quyết định giảm dự toán, kế toán phải cập nhật ngay trên hệ thống và không chờ đến lúc quyết toán.
Việc điều chỉnh phải phản ánh đúng cả dự toán ngoài bảng và các tài khoản liên quan nếu trước đó đã ghi nhận doanh thu hoặc quyền tài chính tương ứng.
Hạch toán kinh phí đã rút nhưng chưa sử dụng hết
Kinh phí đã rút tạo ra một trạng thái khác dự toán chưa rút: tiền có thể đã nằm trong ngân hàng, quỹ tiền mặt hoặc ở người nhận tạm ứng.
Nhưng việc tiền đã rút khỏi Kho bạc chưa có nghĩa toàn bộ đã trở thành chi phí hoặc đã hoàn thành quyết toán.
Tiền còn trong tài khoản tiền gửi
Tiền còn trong ngân hàng phải được phân loại theo nguồn. Sau đó xác định từng phần có nghĩa vụ phải trả hay không và có được tiếp tục sử dụng sau năm ngân sách hay không.
Không nên thực hiện một bút toán kết chuyển chung toàn bộ số dư ngân hàng sang “kinh phí năm sau”.
Tiền mặt còn tồn quỹ
Tồn quỹ phải được kiểm kê thực tế và đối chiếu với sổ TK 111. Nếu có chênh lệch phải lập biên bản và xác định nguyên nhân.
Sau khi xác nhận số thực có, vẫn phải truy ngược nguồn hình thành. Tiền mặt không tự tạo ra quyền sử dụng.
Số tiền đã rút để tạm ứng
Tiền tạm ứng phải được theo dõi ở đối tượng nhận tạm ứng, không nên coi là khoản chi hoàn tất. Cuối năm, cần xác định khoản nào có thể thanh toán hồ sơ, khoản nào phải thu hồi.
Nếu tạm ứng thuộc dự toán NSNN, còn phải xử lý theo quy định về quyết toán và chuyển nguồn. Luật và Nghị định 73 cũng coi các khoản tạm ứng trong dự toán là một nội dung phải xem xét khi chuyển nguồn cuối năm.
Số tiền đã thanh toán nhưng hồ sơ chưa hoàn chỉnh
Nếu tiền đã trả nhưng hồ sơ chưa đủ, kế toán phải xác định bản chất nghiệp vụ đã thực hiện đến đâu. Không nên tự coi là khoản chi quyết toán chỉ vì tiền đã chuyển.
Cần hoàn thiện nghiệm thu, hóa đơn hoặc chứng từ còn thiếu trong thời gian chỉnh lý nếu pháp luật cho phép. Nếu không đủ căn cứ, phải xử lý theo quy định thay vì giữ nguyên khoản chi.
Hạch toán các khoản tạm ứng chưa thanh toán cuối năm
Tạm ứng là một trong những nguồn gây “ảo giác đã chi”. Tiền đã rời khỏi tài khoản nhưng kế toán vẫn chưa đủ căn cứ xác định toàn bộ chi phí.
Cuối năm, tất cả tạm ứng phải được rà soát từng cá nhân, nhà cung cấp hoặc nhiệm vụ.
Tạm ứng cho giáo viên đi công tác
Nếu chuyến công tác đã hoàn thành, giáo viên cần nộp hồ sơ quyết toán. Khoản chi hợp lệ được ghi chi phí, phần dư phải nộp lại.
Nếu chuyến công tác chưa xảy ra hoặc bị hủy, khoản tạm ứng phải được thu hồi. Không để treo sang năm chỉ vì chưa thuận tiện hoàn tiền.
Tạm ứng mua vật tư, văn phòng phẩm
Nếu cán bộ đã mua hàng, phải nộp hóa đơn và biên bản giao nhận để chuyển khoản tạm ứng thành vật tư hoặc chi phí phù hợp.
Nếu chưa mua, kế toán phải đánh giá khả năng tiếp tục sử dụng tạm ứng sang năm theo cơ chế nguồn. Không tự động coi khoản này đã quyết toán.
Tạm ứng cho nhà thầu
Tạm ứng hợp đồng cho nhà thầu gắn với tiến độ thực hiện và điều khoản thu hồi tạm ứng. Cuối năm, cần xác định khối lượng đã thực hiện và số tạm ứng còn chưa thu hồi.
Nếu dự án hoặc nhiệm vụ được chuyển nguồn, khoản tạm ứng có thể tiếp tục được theo dõi theo quy định. Nếu không, cần xác định nghĩa vụ xử lý tương ứng.
Tạm ứng chưa có đủ chứng từ
Các khoản này phải được đưa vào danh sách ưu tiên xử lý trước khóa sổ. Kế toán cần yêu cầu người nhận tạm ứng hoàn thiện chứng từ hoặc hoàn trả tiền.
Không nên “hợp thức hóa” bằng chứng từ không phản ánh giao dịch thực tế. Việc thiếu hồ sơ phải được xử lý minh bạch theo bản chất.
Kinh phí còn lại nhưng đã có nghĩa vụ phải trả – có phải là dư không?
Không. Nếu trường đã phát sinh nghĩa vụ hợp pháp với nhà cung cấp hoặc người lao động thì phần tiền tương ứng về bản chất đã có mục đích thanh toán.
Do đó, khi phân tích số dư, phải lấy nghĩa vụ phải trả làm một lớp riêng, không chỉ nhìn số tiền đang có.
Hóa đơn đã nhận nhưng chưa thanh toán
Nếu hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp và đủ điều kiện ghi nhận, kế toán phải phản ánh chi phí hoặc tài sản cùng khoản phải trả.
Phần tiền ngân hàng tương ứng không nên được coi là nguồn còn tự do sử dụng. Đây là tiền đang bảo đảm nghĩa vụ thanh toán.
Hợp đồng đã nghiệm thu nhưng chưa thanh toán
Sau nghiệm thu, nghĩa vụ với nhà thầu thường đã hình thành theo điều khoản hợp đồng. Kế toán phải ghi nhận công nợ dù Kho bạc chưa thanh toán.
Cuối năm, cần xác định nguồn dùng để trả công nợ và khả năng tiếp tục thanh toán sang năm theo quy định ngân sách.
Tiền lương tháng cuối năm chưa chi
Nếu lương đã được xác định cho tháng cuối năm thì trường đã có nghĩa vụ đối với người lao động dù tiền chưa chuyển.
Số tiền này là khoản phải trả, không phải “kinh phí dư”. Bảng lương và TK 334 phải được đối chiếu trước khi phân tích nguồn còn lại.
Các khoản bảo hiểm và nghĩa vụ liên quan chưa nộp
BHXH, BHYT, BHTN hoặc khoản phải nộp khác đã phát sinh cũng là nghĩa vụ phải trả.
Kế toán phải tách số tiền này ra khỏi phần kinh phí chưa cam kết. Nếu không, trường có thể hiểu sai khả năng tài chính thực tế.
Kinh phí mua sắm, sửa chữa chưa dùng hết cuối năm xử lý ra sao?
Nguồn mua sắm và sửa chữa thường có hợp đồng kéo dài qua cuối năm. Vì vậy, phải phân tích trạng thái từng hợp đồng chứ không chỉ xem đã thanh toán bao nhiêu.
Mỗi trạng thái – chưa đấu thầu, đã ký hợp đồng, đã nhận hàng, đang thi công – có mức nghĩa vụ khác nhau.
Mua sắm chưa thực hiện
Nếu chưa phát sinh hợp đồng hoặc nghĩa vụ, phần dự toán còn lại chủ yếu vẫn ở trạng thái chưa sử dụng.
Khả năng chuyển sang năm sau phải căn cứ trường hợp chuyển nguồn theo Luật Ngân sách và Nghị định 73. Không phải có kế hoạch mua sắm là đủ để giữ nguồn.
Đã ký hợp đồng nhưng chưa giao hàng
Việc ký hợp đồng tạo ra cam kết nhưng chưa chắc đã tạo khoản phải trả kế toán nếu hàng chưa được giao và nghĩa vụ chưa hoàn thành.
Kế toán cần theo dõi cam kết và thời hạn hợp đồng, đồng thời kiểm tra nguồn có được tiếp tục sang năm hay không.
Hàng đã nhận nhưng chưa thanh toán
Nếu hàng đã nghiệm thu và đủ điều kiện ghi nhận, phải ghi tài sản, vật tư hoặc chi phí và công nợ người bán.
Khoản này không còn là “kinh phí chưa sử dụng” theo nghĩa kinh tế. Nó là nguồn đã tạo ra nghĩa vụ phải thanh toán.
Công trình sửa chữa chưa hoàn thành
Chi phí có thể đang được tập hợp theo công trình hoặc hạng mục. Cuối năm cần xác định khối lượng nghiệm thu và phần chưa thực hiện.
Nếu công trình thuộc diện được kéo dài hoặc chuyển nguồn thì theo dõi sang năm theo căn cứ pháp lý. Nếu không, phải xử lý dự toán còn lại theo quy định.
Một quy trình 6 bước để xử lý kinh phí trường học còn dư cuối năm
Xử lý số dư cuối năm nên thực hiện theo quy trình cố định thay vì phụ thuộc kinh nghiệm cá nhân. Một quy trình tốt sẽ giảm nguy cơ bỏ sót công nợ, tạm ứng hoặc dự toán ngoài bảng.
Có thể tổ chức 6 bước gồm: đối chiếu Kho bạc; kiểm kê tiền; rà công nợ; phân loại nguồn; xác định quyền chuyển nguồn; và thực hiện bút toán, báo cáo xử lý.
Bước 1 – Chốt số liệu với Kho bạc
Đối chiếu tổng dự toán được giao, điều chỉnh, số đã rút và số còn lại theo từng nguồn, nhiệm vụ.
Nếu có chênh lệch giữa sổ kế toán và Kho bạc, phải xử lý trước khi tính số dư cuối năm.
Bước 2 – Kiểm kê tiền và đối chiếu ngân hàng
Kiểm kê tiền mặt và lấy xác nhận số dư ngân hàng tại ngày khóa sổ.
Sau đó phân loại từng phần tiền theo nguồn. Không sử dụng một số dư tổng để quyết định xử lý.
Bước 3 – Rà soát công nợ và tạm ứng
Lập bảng tất cả phải thu, phải trả và tạm ứng. Xác định khoản nào đã có nghĩa vụ, khoản nào đang chờ hồ sơ và khoản nào phải thu hồi.
Đây là bước biến “số tiền còn” thành “số tiền thật sự chưa cam kết”.
Bước 4 – Phân loại theo từng nguồn
Mỗi số dư được gắn với NSNN thường xuyên, nhiệm vụ riêng, tài trợ hoặc nguồn khác.
Sau đó thực hiện bước 5 là xác định khoản được chuyển nguồn, phải hủy hay nộp trả; bước 6 là ghi sổ, điều chỉnh dự toán và lập báo cáo theo kết quả được phê duyệt.
Những lỗi sai nguy hiểm khi hạch toán kinh phí chưa sử dụng hết cuối năm
Sai sót cuối năm thường ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán ngân sách và có thể kéo sang năm sau. Một bút toán chuyển nguồn sai sẽ làm cả niên độ cũ và mới cùng sai.
Do đó, không nên xử lý số dư chỉ nhằm mục tiêu làm cho báo cáo “hết tiền” hoặc “giữ được nguồn”.
Thấy còn tiền là kết luận còn kinh phí
Đây là lỗi cơ bản nhất. Tiền có thể đã dành cho công nợ, tạm ứng hoặc thuộc nguồn thu hộ.
Phải đối chiếu nghĩa vụ và nguồn trước khi xác định khả năng sử dụng.
Không phân loại theo nguồn
Nếu tất cả số dư được gộp chung, kế toán có thể lấy nguồn nhiệm vụ riêng để bù cho nguồn thường xuyên hoặc ngược lại.
Cuối năm mỗi nguồn phải có bảng số dư riêng và căn cứ xử lý riêng.
Chuyển toàn bộ số dư sang năm sau
Luật Ngân sách nhà nước 2025 không cho phép mặc nhiên chuyển toàn bộ dự toán chưa chi. Chỉ các trường hợp thuộc diện được phép mới chuyển nguồn.
Do đó, thao tác “kết chuyển toàn bộ số dư” trên phần mềm mà không có căn cứ pháp lý có thể làm sai quyết toán.
Rút hết dự toán cuối năm để “giữ kinh phí”
Đây là cách xử lý rủi ro cao. Rút dự toán không làm thay đổi điều kiện pháp lý về mục đích và quyền sử dụng nguồn.
Nếu khoản tiền không đủ căn cứ chi hoặc không thuộc diện được chuyển, việc rút trước chỉ làm phát sinh thêm nghĩa vụ xử lý và có thể tạo sai lệch giữa tiền và dự toán.
Checklist khóa sổ cuối năm đối với nguồn kinh phí trường học
Checklist cuối năm nên được chuẩn bị từ trước thời điểm khóa sổ. Không nên đợi đến ngày cuối cùng mới rà số liệu.
Mỗi mục cần có người phụ trách và bằng chứng đối chiếu.
Kiểm tra toàn bộ quyết định giao và điều chỉnh dự toán
Tập hợp quyết định đầu năm, bổ sung, điều chỉnh giảm và văn bản nhiệm vụ.
Tổng số trên hồ sơ phải khớp với dự toán trên sổ và Kho bạc.
Kiểm tra số đã rút tại Kho bạc
Đối chiếu từng nguồn, từng mã nhiệm vụ và mục lục ngân sách.
Nếu số rút trên Kho bạc không khớp tài khoản ngoài bảng, phải xác định chứng từ bị thiếu hoặc ghi sai.
Kiểm tra số dư tiền mặt và ngân hàng
Kiểm kê quỹ và xác nhận ngân hàng tại ngày cuối năm.
Sau đó phân loại số dư theo nguồn và đối chiếu công nợ. Không dừng ở việc hai số tổng khớp nhau.
Kiểm tra tạm ứng và công nợ
Tất cả khoản tạm ứng lâu ngày phải được rà nguyên nhân. Công nợ người bán, người lao động và nghĩa vụ BHXH phải được xác nhận.
Chỉ sau khi hoàn thành bốn bước này mới nên xác định số kinh phí thực sự còn lại để xử lý.
Câu hỏi thường gặp về kinh phí trường học chưa sử dụng hết cuối năm
Các câu hỏi cuối năm thường xoay quanh việc “còn tiền có được để lại không”. Cách trả lời đúng phải tách dự toán, tiền và quyền chuyển nguồn.
Không nên trả lời chung “được” hoặc “không được” nếu chưa biết nguồn và nhiệm vụ.
Kinh phí chưa dùng hết có được chuyển sang năm sau không?
Chỉ được nếu khoản đó thuộc trường hợp được chuyển nguồn theo pháp luật ngân sách hoặc có căn cứ tương ứng. Nghị định 73/2026/NĐ-CP hiện quy định cụ thể các nhóm được chuyển nguồn.
Nếu không thuộc trường hợp đó, dự toán chưa sử dụng phải hủy hoặc xử lý theo quy định.
Dự toán chưa rút có phải là tiền dư không?
Không. Dự toán chưa rút là quyền chi ngân sách chưa thực hiện, không phải tiền thuộc tài sản của trường.
Nếu cuối năm không được chuyển nguồn thì quyền chi này có thể bị hủy dù trường chưa từng nhận tiền.
Tiền đã rút nhưng đang tạm ứng có được coi là đã chi không?
Không nên coi toàn bộ là chi phí hoặc khoản đã quyết toán. Tạm ứng chỉ thể hiện tiền đã giao cho người nhận để thực hiện nhiệm vụ.
Phải chờ hồ sơ quyết toán tạm ứng để xác định chi phí hợp lệ và xử lý số thừa thiếu.
Còn tiền trong ngân hàng nhưng có công nợ thì xử lý thế nào?
Trước hết phải ghi nhận đúng công nợ. Sau đó xác định phần tiền tương ứng đang dành để thanh toán nghĩa vụ đó.
Số tiền còn sau khi xem xét nghĩa vụ mới có thể tiếp tục phân tích là nguồn chưa sử dụng, nhưng vẫn phải kiểm tra quyền chuyển hoặc sử dụng theo pháp luật.
Nguyên tắc “4 lớp kiểm tra” để không sai số dư kinh phí cuối năm
Cách đơn giản nhất để tránh nhầm là không nhìn số dư bằng một con số. Hãy kiểm tra bốn lớp riêng: tiền, dự toán, nghĩa vụ và quyền sử dụng.
Chỉ khi cả bốn lớp đồng nhất, kế toán mới có thể kết luận đúng về số kinh phí còn lại.
Lớp 1 – kiểm tra tiền
Xác định trường thực tế còn bao nhiêu tiền mặt, tiền gửi và tiền đang tạm ứng.
Đây là lớp tài sản nhưng chưa trả lời được trường có quyền sử dụng bao nhiêu.
Lớp 2 – kiểm tra dự toán
Đối chiếu dự toán được giao, điều chỉnh, đã rút và chưa rút.
Lớp này cho biết quyền chi ngân sách còn lại nhưng chưa phản ánh đầy đủ nghĩa vụ.
Lớp 3 – kiểm tra nghĩa vụ
Xác định công nợ nhà cung cấp, lương, BHXH, hợp đồng đã nghiệm thu và tạm ứng chưa xử lý.
Số tiền tương ứng với nghĩa vụ này không nên được xem là phần nguồn tự do còn dư.
Lớp 4 – kiểm tra quyền sử dụng nguồn
Cuối cùng, xác định khoản còn lại có được chuyển nguồn, tiếp tục sử dụng, phải hủy hay phải nộp trả. Đây là lớp pháp lý quyết định cách xử lý cuối cùng.
Với năm ngân sách 2026, nguyên tắc cần nhớ là: theo Luật Ngân sách nhà nước 2025 và Nghị định 73/2026/NĐ-CP, dự toán chưa thực hiện hoặc chưa chi hết về nguyên tắc phải hủy, trừ các khoản thuộc diện được chuyển nguồn sang năm sau. Do đó, kế toán trường không nên sử dụng công thức “tiền còn = kinh phí dư = chuyển năm sau”. Công thức kiểm tra phù hợp hơn là: tiền còn → trừ nghĩa vụ đã hình thành → đối chiếu dự toán → xác định nguồn → kiểm tra điều kiện chuyển nguồn → mới quyết định hạch toán và xử lý.
Hạch toán kinh phí trường học chưa sử dụng hết cuối năm chỉ chính xác khi kế toán xác định được bản chất thực sự của từng số dư thay vì chỉ căn cứ vào số tiền còn trên tài khoản hoặc dự toán chưa rút. Mỗi khoản cần được kiểm tra theo ít nhất bốn yếu tố gồm nguồn kinh phí, tình trạng sử dụng, nghĩa vụ phải trả và căn cứ được phép tiếp tục sử dụng hay phải hoàn trả.
