Hạch toán kinh phí không thường xuyên trường học cần được theo dõi riêng theo từng nhiệm vụ, chương trình hoặc khoản kinh phí được giao cụ thể. Khác với chi hoạt động thường xuyên, các khoản này thường gắn với mua sắm, sửa chữa, đầu tư hoặc nhiệm vụ phát sinh trong năm nên kế toán phải xác định đúng nguồn, thời hạn sử dụng và hồ sơ trước khi ghi nhận để tránh nhầm với kinh phí thường xuyên.
Trước khi định khoản, phải trả lời: khoản kinh phí này “được cấp để làm gì”?
Với kinh phí được cấp riêng cho một nhiệm vụ, kế toán không nên bắt đầu bằng câu hỏi “Nợ tài khoản nào, Có tài khoản nào?” mà phải xác định trước mục đích cấp kinh phí. Quyết định giao dự toán, quyết định phê duyệt nhiệm vụ, đề án, kế hoạch mua sắm hoặc sửa chữa chính là tài liệu giúp trả lời câu hỏi này.
Một khoản tiền có thể cùng đến từ ngân sách nhà nước nhưng cách theo dõi sẽ thay đổi tùy bản chất hoạt độngKinh phí mua thiết bị, kinh phí sửa chữa, kinh phí thực hiện một đề án và kinh phí chi hoạt động thường xuyên của trường không nên bị gom chung chỉ vì đều được Kho bạc thanh toán.
Kinh phí không thường xuyên trong trường học được hiểu như thế nào?
Trong cách gọi thực tế, kinh phí không thường xuyên thường được hiểu là khoản kinh phí được giao để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, phát sinh theo từng thời kỳ hoặc không thuộc phần kinh phí hoạt động thường xuyên mà trường được chủ động sử dụng hằng nămVí dụ có thể là kinh phí mua sắm thiết bị, sửa chữa lớn, thực hiện chương trình hoặc nhiệm vụ chuyên môn đặc thù.
Tuy nhiên, khi hạch toán theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, kế toán phải dựa vào cơ chế tài chính thực tế của khoản kinh phíBộ Tài chính hướng dẫn rằng các tài khoản chi phí phản ánh theo hoạt động của đơn vị, còn việc theo dõi nguồn, dự toán và tính chất tự chủ hay không tự chủ được thực hiện trên hệ thống chi tiết và các tài khoản phù hợp.
Những khoản nào thường xuất hiện trong thực tế trường học?
Trường học có thể được cấp riêng kinh phí để mua máy vi tính, máy chiếu, thiết bị phòng thí nghiệm, bàn ghế; sửa chữa phòng học, nhà vệ sinh, sân trường; cải tạo hạ tầng hoặc thực hiện các nhiệm vụ được cơ quan quản lý giao.
Ngoài ra còn có kinh phí cho chương trình bồi dưỡng giáo viên, tổ chức kỳ thi, chương trình giáo dục đặc thù, chuyển đổi số, đề án chuyên môn hoặc nhiệm vụ phát sinh trong nămMỗi nhóm nên được mở mã theo dõi riêng ngay từ khi nhận dự toán.
Vì sao cùng là tiền ngân sách nhưng không thể hạch toán giống nhau?
Nguồn tiền chỉ cho biết kinh phí đến từ đâu, còn tài khoản kế toán phải phản ánh nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinhVí dụ, mua một máy chủ có thể hình thành tài sản; trả tiền tập huấn có thể hình thành chi phí; ứng trước cho nhà thầu lại hình thành khoản phải thu hoặc trả trước.
Bộ Tài chính cũng lưu ý Thông tư 24 không yêu cầu cứ rút dự toán là đồng thời ghi nhận một loại chi phí giống nhauKế toán phải áp dụng tài khoản phù hợp với hoạt động và bản chất giao dịch cụ thể.
Sai ngay từ khâu nhận diện nguồn sẽ kéo theo sai cả chuỗi kế toán
Nếu kinh phí mua thiết bị được ghi chung với kinh phí sửa chữa, trường có thể vẫn sử dụng đúng tổng số tiền nhưng không còn khả năng chứng minh từng nhiệm vụ đã sử dụng bao nhiêuĐến cuối năm, việc lập báo cáo quyết toán và đối chiếu với quyết định giao dự toán sẽ trở nên khó khăn.
Sai nguồn cũng dễ kéo theo sai mã nhiệm vụ, sai số dự toán còn lại và sai báo cáoVì vậy, thông tin về nguồn và nhiệm vụ phải được gắn ngay từ chứng từ đầu tiên chứ không nên chờ đến khi quyết toán mới phân loại lại.
“Bản đồ nguồn tiền” của kinh phí không thường xuyên trong trường học
Có thể hình dung mỗi khoản kinh phí như một dự án nhỏ với điểm bắt đầu là quyết định giao nhiệm vụ và dự toán, sau đó đi qua rút dự toán, thực hiện chi, nghiệm thu, thanh toán và cuối cùng là quyết toán.
Nếu trường xây được bản đồ này cho từng nguồn, kế toán sẽ luôn biết kinh phí đang ở giai đoạn nào: chưa rút, đã rút, đang tạm ứng, đã thực hiện nhiệm vụ hay đã đủ điều kiện quyết toán.
Bước đầu tiên: xác định quyết định giao dự toán
Kế toán cần đọc kỹ số tiền được giao, nội dung nhiệm vụ, thời gian thực hiện, nguồn ngân sách và đơn vị được giao trách nhiệmĐây là căn cứ đầu tiên để mở mã theo dõi.
Không nên chỉ nhập tổng số dự toán vào phần mềmNếu quyết định giao ba nhiệm vụ khác nhau, tốt nhất nên tách ba mã để có thể theo dõi số đã sử dụng và số còn lại của từng nhiệm vụ.
Phân tách kinh phí theo từng nhiệm vụ
Ví dụ trường được giao 500 triệu đồng, trong đó 300 triệu mua thiết bị và 200 triệu sửa chữa phòng họcHai khoản này nên được theo dõi riêng dù nằm trong cùng một quyết định.
Việc phân tách giúp trường kiểm soát hạn mứcNếu phần sửa chữa còn dư nhưng phần mua thiết bị thiếu, kế toán không được tự động chuyển tiền giữa hai nhiệm vụ nếu chưa có căn cứ điều chỉnh của cơ quan có thẩm quyền.
Theo dõi kinh phí theo năm ngân sách và thời hạn thực hiện
Một số nhiệm vụ phải hoàn thành trong năm ngân sách, trong khi một số nhiệm vụ đủ điều kiện có thể kéo dài hoặc được chuyển nguồn theo quy địnhVì vậy, niên độ và thời hạn thực hiện phải được theo dõi ngay từ đầu.
Kế toán cũng cần lưu ý thời gian chỉnh lý, thời điểm nghiệm thu và thời điểm Kho bạc xác nhận thực chiMột khoản đã ký hợp đồng trong năm nhưng chưa đủ hồ sơ thanh toán không nên tự động coi là số đã quyết toán.
Sơ đồ tổng quát
Có thể thiết kế sơ đồ theo chuỗi: Quyết định giao nhiệm vụ → giao dự toán → mở mã theo dõi → rút dự toán → thực hiện nhiệm vụ → nghiệm thu → thanh toán → đối chiếu Kho bạc → quyết toán.
Nếu phát sinh tạm ứng thì chèn thêm nhánh “tạm ứng → hoàn thiện chứng từ → thanh toán tạm ứng”Nếu dự toán bị điều chỉnh hoặc thu hồi, phải có nhánh điều chỉnh riêng thay vì tiếp tục sử dụng số dự toán cũ.
Hạch toán khi trường được giao dự toán kinh phí không thường xuyên
Được giao dự toán là điểm khởi đầu của quyền sử dụng ngân sách, nhưng không có nghĩa tiền đã về tài khoản của trườngĐây là điểm kế toán mới rất dễ nhầm.
Theo Thông tư 24, việc theo dõi dự toán ngân sách được thực hiện trên hệ thống tài khoản và sổ chi tiết phù hợpKhi rút dự toán để chi, đơn vị còn phải phản ánh tài khoản ngoài bảng tương ứng theo hướng dẫn.
Nhận quyết định giao dự toán chưa đồng nghĩa tiền đã về
Khi trường nhận quyết định giao dự toán, tiền mặt và tiền gửi chưa tự động tăngTrường mới có quyền sử dụng một hạn mức ngân sách trong phạm vi nhiệm vụ được giao.
Do đó, không được ghi tăng tiền chỉ vì nhận quyết địnhDòng tiền chỉ phát sinh khi thực hiện thủ tục rút dự toán hoặc Kho bạc thực hiện thanh toán theo hồ sơ của trường.
Theo dõi dự toán trên hệ thống kế toán
Kế toán phải ghi nhận và mở sổ theo dõi dự toán theo chế độ hiện hành, đồng thời chi tiết theo nhiệm vụ, niên độ và các thông tin cần thiết phục vụ quyết toán.
Bộ Tài chính cũng yêu cầu đối với các tài khoản theo dõi nguồn nhất định phải mở chi tiết theo niên độ, mục lục ngân sách và tính chất tự chủ hoặc không tự chủĐây là nguyên tắc hữu ích khi xây hệ thống mã cho kinh phí được cấp riêng.
Khi dự toán được bổ sung hoặc điều chỉnh
Nếu giữa năm trường được bổ sung kinh phí cho cùng nhiệm vụ hoặc được giao thêm nhiệm vụ mới, kế toán phải cập nhật căn cứ pháp lý và số dự toán tương ứng.
Không nên chỉ cộng số tiền vào tổng nguồn hiện cóNếu là nhiệm vụ mới, nên mở mã mới; nếu là điều chỉnh nhiệm vụ cũ, phải lưu được lịch sử trước và sau điều chỉnh.
Khi dự toán bị thu hồi
Nếu cơ quan có thẩm quyền giảm hoặc hủy dự toán, kế toán phải điều chỉnh dữ liệu dự toán và các nội dung liên quan theo bản chất khoản kinh phí.
Đối với trường hợp kinh phí NSNN đã được ghi nhận doanh thu theo cơ chế áp dụng mà sau đó bị hủy dự toán, Bộ Tài chính hướng dẫn phải xem xét ghi giảm doanh thu theo nguyên tắc của TK 511 và điều chỉnh phần dự toán tương ứng.
Hạch toán rút dự toán kinh phí không thường xuyên qua Kho bạc
Khi bắt đầu sử dụng nguồn kinh phí, kế toán phải xác định trường đang rút theo hình thức nàoRút thanh toán trực tiếp, rút về tài khoản và rút tạm ứng tạo ra những đường đi khác nhau trên sơ đồ kế toán.
Việc rút dự toán còn phải được phản ánh trên tài khoản ngoài bảng theo chế độBộ Tài chính hướng dẫn khi đơn vị rút dự toán NSNN để chi cho hoạt động thì phải đồng thời ghi giảm dự toán trên TK 008 tương ứng.
Rút dự toán để thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp
Trong trường hợp này, Kho bạc chuyển tiền trực tiếp cho nhà cung cấp theo hồ sơ của trườngTiền không nhất thiết đi qua tài khoản ngân hàng của trường.
Kế toán phải đồng thời xử lý nghĩa vụ với nhà cung cấp, tài sản hoặc chi phí hình thành từ giao dịch và phần dự toán đã sử dụngKhông nên chỉ nhìn chứng từ Kho bạc rồi ghi chung thành một khoản chi.
Rút dự toán về tài khoản tiền gửi
Nếu cơ chế cho phép chuyển kinh phí về tài khoản tiền gửi, khi tiền về thì trước hết phát sinh biến động tiềnNhưng việc tiền đã về tài khoản chưa có nghĩa toàn bộ đã trở thành chi phí.
Sau đó, từng khoản thanh toán từ tài khoản phải tiếp tục được gắn với nhiệm vụ đã được giaoSổ chi tiết nguồn vẫn phải theo dõi số tiền còn nằm trên tài khoản.
Rút tiền mặt phục vụ nhiệm vụ được giao
Một số khoản phù hợp có thể được rút bằng tiền mặt để thực hiện nhiệm vụKhi đó quỹ tiền mặt tăng và phần dự toán tương ứng được theo dõi theo chế độ.
Mỗi lần xuất tiền phải có hồ sơ chứng minhNếu đưa cho cá nhân thực hiện nhiệm vụ trước khi có chứng từ chi thì bản chất thường là tạm ứng, không phải chi phí ngay.
Khi hồ sơ thanh toán bị Kho bạc từ chối
Nếu Kho bạc chưa chấp nhận hồ sơ, kế toán không được mặc định khoản đó đã được quyết toán chỉ vì trường đã lập giấy rút dự toán.
Cần xác định lý do bị từ chối như thiếu chứng từ, sai nguồn, vượt dự toán hoặc nội dung chưa phù hợpSau khi hoàn thiện và được chấp nhận, kế toán mới cập nhật bước tiếp theo của chu trình.
Hạch toán kinh phí không thường xuyên dùng để mua sắm thiết bị trường học
Mua tài sản từ nguồn được cấp riêng là nghiệp vụ có hai lớp: sử dụng ngân sách và hình thành tài sản hoặc công cụĐây là lý do không nên ghi toàn bộ khoản thanh toán thẳng vào chi phí.
Trước khi định khoản, kế toán cần xác định loại thiết bị, tiêu chuẩn ghi nhận và tình trạng thanh toán.
Trước khi hạch toán phải phân loại thứ trường mua
Máy vi tính, máy chiếu, bàn ghế, thiết bị phòng thí nghiệm có thể là tài sản cố định hoặc công cụ tùy tiêu chuẩn áp dụng.
Ngoài giá trị từng món, kế toán còn phải xem xét một hệ thống gồm nhiều bộ phận có phải được ghi nhận thành một tài sản hay khôngHồ sơ mua sắm và biên bản bàn giao phải phù hợp với kết luận phân loại.
Khi mua thiết bị và thanh toán ngay
Nếu thiết bị đã được giao, nghiệm thu và thanh toán ngay, kế toán ghi nhận tài sản hoặc công cụ theo bản chất đồng thời phản ánh việc thanh toán.
Ở lớp ngân sách, khoản chi được gắn với nhiệm vụ mua sắm đã được giaoHai lớp thông tin này phải liên kết với cùng một hồ sơ.
Khi nhận thiết bị trước nhưng chưa thanh toán
Nếu trường đã nhận và nghiệm thu thiết bị nhưng chưa thanh toán, trước hết phát sinh tài sản và khoản phải trả cho nhà cung cấp.
Khi Kho bạc thanh toán sau đó, khoản phải trả mới giảmCách này giúp phản ánh đúng thời điểm hình thành tài sản thay vì đợi đến ngày chuyển tiền.
Khi phát sinh chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử
Chi phí vận chuyển, lắp đặt và chạy thử cần được xem xét xem có trực tiếp cần thiết để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng hay không.
Nếu đáp ứng điều kiện ghi vào nguyên giá theo quy định áp dụng, khoản này không nên tách thành chi phí hoạt động thông thườngNgược lại, khoản không đủ điều kiện vốn hóa cần được xử lý theo đúng bản chất.
Hạch toán kinh phí không thường xuyên dùng để sửa chữa trường học
Sửa chữa là nhóm dễ nhầm vì cùng một công việc nhưng có thể thuộc bảo trì thường xuyên hoặc một nhiệm vụ sửa chữa được cấp riêng kinh phí.
Kế toán phải đọc quyết định giao kinh phí, dự toán sửa chữa, hợp đồng và biên bản nghiệm thu để xác định đúng bản chất.
Phân biệt sửa chữa thường xuyên với sửa chữa theo nhiệm vụ được cấp riêng
Sửa chữa nhỏ nhằm duy trì trạng thái sử dụng bình thường có thể thuộc hoạt động vận hành thường xuyênNgược lại, một hạng mục sửa chữa được cấp riêng dự toán thường phải theo dõi theo nhiệm vụ.
Không nên chỉ dựa vào giá trịMột khoản lớn chưa chắc là dự án đầu tư, trong khi một nhiệm vụ được giao riêng dù số tiền không quá lớn vẫn cần mở mã theo dõi riêng.
Khi tạm ứng cho đơn vị thi công
Tiền ứng cho nhà thầu chưa phải toàn bộ là chi phí sửa chữaTại thời điểm này, trường mới chuyển một phần tiền cho bên thi công theo hợp đồng.
Kế toán cần theo dõi số ứng trước và cấn trừ dần khi có khối lượng nghiệm thuNếu hợp đồng bị dừng, phần ứng chưa được thực hiện còn phải được thu hồi hoặc xử lý.
Khi nghiệm thu từng giai đoạn
Mỗi giai đoạn nghiệm thu xác định phần công việc nhà thầu đã hoàn thành và giá trị được chấp nhậnĐây là căn cứ quan trọng để ghi nhận chi phí, giá trị công trình hoặc công nợ theo bản chất.
Nếu đã ứng tiền trước, phần nghiệm thu được cấn trừ với khoản ứngNếu giá trị nghiệm thu lớn hơn phần đã ứng, trường phát sinh nghĩa vụ trả thêm.
Khi phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng
Khối lượng phát sinh không nên tự động thanh toán chỉ vì nhà thầu đã thực hiệnTrước tiên phải có căn cứ điều chỉnh, phê duyệt hoặc bổ sung dự toán theo thẩm quyền.
Kế toán cần tách phần khối lượng theo hợp đồng và phần phát sinh để kiểm soátNếu chưa được phê duyệt, không nên coi phần phát sinh đã đủ điều kiện quyết toán từ nguồn ngân sách.
Hạch toán kinh phí thực hiện chương trình, đề án hoặc nhiệm vụ đặc thù
Một chương trình hoặc đề án có thể phát sinh nhiều loại chi khác nhau như nhân sự, vật tư, thuê dịch vụ, đi công tác và hội nghịNếu chỉ theo dõi theo tài khoản kế toán, rất khó biết tổng chi của từng đề án.
Vì vậy, bên cạnh tài khoản, trường cần sử dụng mã nhiệm vụ hoặc mã chương trình làm một chiều quản trị riêng.
Mỗi chương trình nên được mở mã theo dõi riêng
Ngay khi nhận quyết định giao nhiệm vụ, trường nên tạo mã riêng cho chương trìnhTất cả chứng từ liên quan được gắn vào mã này.
Cuối kỳ, kế toán chỉ cần lọc theo mã là biết tổng dự toán, số đã rút, chi phí, tạm ứng và số còn lạiĐiều này giảm đáng kể rủi ro bỏ sót khi quyết toán.
Các khoản chi nhân sự trong đề án
Nếu đề án có tiền công, phụ cấp hoặc khoản chi cho người tham gia, phải có danh sách, nhiệm vụ, mức chi và phê duyệt phù hợp.
Kế toán cần phân biệt khoản nào là tiền lương thông thường, khoản nào là thù lao hoặc khoản chi riêng của chương trìnhKhông nên gộp toàn bộ vào bảng lương chung nếu bản chất khác nhau.
Chi mua hàng hóa và dịch vụ
Các khoản mua tài liệu, vật tư, thuê chuyên gia, thuê địa điểm hoặc dịch vụ khác cần có hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ nghiệm thu tương ứng.
Kế toán phải gắn từng khoản vào đúng chương trìnhNếu cùng một nhà cung cấp phục vụ nhiều đề án thì cần tách giá trị theo từng nhiệm vụ.
Chi đi công tác và tổ chức hoạt động
Chi công tác, hội nghị, tập huấn phải căn cứ kế hoạch hoặc chương trình được duyệt và mức chi áp dụng.
Nếu tạm ứng trước, khoản đó vẫn phải đi qua quy trình tạm ứng rồi mới chuyển sang chi phí khi đủ hồ sơ, dù nguồn tiền là kinh phí của đề án.
Hạch toán tạm ứng từ nguồn kinh phí không thường xuyên
Tạm ứng là khâu rất dễ làm sai số quyết toán vì tiền đã ra khỏi tài khoản nhưng nhiệm vụ chưa chắc đã hoàn thành.
Nguyên tắc cơ bản là phải theo dõi khoản tạm ứng cho đến khi có hồ sơ chứng minh phần thực tế đã chi.
Tạm ứng không phải là chi phí ngay
Khi giao tiền cho cá nhân hoặc đơn vị thực hiện nhiệm vụ, trường mới phát sinh khoản tạm ứngNgười nhận vẫn có nghĩa vụ nộp chứng từ hoặc hoàn trả tiền.
Nếu ghi chi phí toàn bộ ngay khi ứng, báo cáo có thể phản ánh chi phí cao hơn thực tế và tạm ứng bị “mất dấu”.
Khi ứng tiền cho giáo viên hoặc cán bộ thực hiện nhiệm vụ
Ví dụ giáo viên nhận 10 triệu đồng để tổ chức một hoạt động chuyên mônKế toán theo dõi 10 triệu đồng trên người nhận tạm ứng và mã nhiệm vụ tương ứng.
Sau hoạt động, giáo viên phải nộp chứng từKế toán chỉ ghi nhận phần đủ điều kiện theo kết quả kiểm tra hồ sơ.
Khi người nhận tạm ứng chi ít hơn số đã nhận
Nếu người nhận ứng 10 triệu nhưng chỉ có 8 triệu chứng từ hợp lệ, 8 triệu được xử lý theo chi phí hoặc nội dung tương ứng.
Hai triệu còn lại phải nộp lại quỹ hoặc tài khoảnKhoản thu hồi này không phải doanh thu của trường mà là giảm khoản tạm ứng.
Khi người nhận chi vượt số tạm ứng
Nếu chứng từ hợp lệ là 12 triệu trong khi đã ứng 10 triệu, trường còn nghĩa vụ thanh toán thêm 2 triệu nếu khoản chi phù hợp dự toán và được phê duyệt.
Kế toán không được mặc định trả thêm chỉ vì đã có chứng từPhần vượt phải vẫn nằm trong hạn mức nhiệm vụ và đáp ứng các điều kiện thanh toán.
Cách xử lý kinh phí không thường xuyên cuối năm
Cuối năm là lúc phải xác định nhiệm vụ đã hoàn thành tới đâu, dự toán còn lại bao nhiêu và khoản nào đủ điều kiện quyết toán.
Không nên bắt đầu bằng câu hỏi “còn bao nhiêu tiền” mà phải bắt đầu từ tình trạng của nhiệm vụ.
Trước tiên phải xác định nhiệm vụ đã hoàn thành hay chưa
Nếu nhiệm vụ đã hoàn thành, kế toán phải kiểm tra xem toàn bộ hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và công nợ đã xử lý hết chưa.
Nếu chưa hoàn thành, cần xác định nhiệm vụ có được phép tiếp tục sang năm sau hay khôngĐây là căn cứ cho việc xử lý số kinh phí còn lại.
Kinh phí chưa sử dụng hết xử lý thế nào?
Số kinh phí chưa sử dụng không mặc nhiên trở thành khoản tiết kiệm được giữ lạiCách xử lý phụ thuộc loại kinh phí và quy định ngân sách áp dụng.
Kế toán cần phân biệt số chưa rút, tiền đã rút nhưng chưa chi, tạm ứng chưa thanh toán và phần dự toán thực sự còn dưBốn trạng thái này không giống nhau.
Trường hợp nhiệm vụ chuyển tiếp sang năm sau
Nếu nhiệm vụ đủ điều kiện chuyển nguồn hoặc được cấp có thẩm quyền cho phép tiếp tục thực hiện, kế toán theo dõi số chuyển sang năm sau theo đúng quy định.
Hồ sơ phải chỉ ra phần công việc đã hoàn thành và phần còn lạiKhông nên gộp số chuyển nguồn vào dự toán mới mà mất lịch sử của nhiệm vụ cũ.
Kinh phí phải nộp trả hoặc bị thu hồi
Khoản không đủ điều kiện sử dụng tiếp phải được xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền và quy định ngân sách.
Nếu dự toán đã được ghi nhận theo cơ chế kế toán tương ứng rồi bị hủy hoặc thu hồi, kế toán còn phải xem xét điều chỉnh các tài khoản liên quanBộ Tài chính đã hướng dẫn việc giảm doanh thu trong trường hợp dự toán tự chủ đã ghi nhận doanh thu nhưng bị hủy trong năm.
Sơ đồ hạch toán hoàn chỉnh cho một khoản kinh phí không thường xuyên
Để dễ áp dụng, kế toán có thể chia cả chu trình thành bốn giai đoạnMỗi giai đoạn phải có đầu vào, đầu ra và hồ sơ tương ứng.
Cách này đặc biệt hữu ích với nhiệm vụ mua sắm hoặc sửa chữa kéo dài nhiều tháng.
Giai đoạn 1: Nhận nhiệm vụ và dự toán
Trường nhận quyết định giao nhiệm vụ, quyết định giao dự toán và các tài liệu liên quanKế toán mở mã nguồn, mã nhiệm vụ và ghi nhận dự toán theo chế độ.
Ngay tại đây phải xác định thời hạn thực hiện, tổng kinh phí và cơ chế thanh toánNếu chưa rõ những thông tin này, chưa nên triển khai bước rút dự toán.
Giai đoạn 2: Thực hiện nhiệm vụ
Trường tiến hành mua sắm, sửa chữa, tổ chức chương trình hoặc các hoạt động đã được phê duyệt.
Các khoản phát sinh được ghi nhận theo bản chất: tài sản, công cụ, chi phí, tạm ứng hoặc công nợKhông sử dụng một bút toán chung cho mọi khoản chi của nhiệm vụ.
Giai đoạn 3: Thanh toán
Khi có đủ hồ sơ, trường thực hiện rút dự toán hoặc thanh toán theo tiến độPhần dự toán sử dụng phải được cập nhật trên sổ theo dõi.
Nếu thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp, kế toán xử lý công nợ; nếu hoàn ứng cho cá nhân, xử lý khoản tạm ứng; nếu chuyển tiền trước, tiếp tục theo dõi đến lúc nghiệm thu.
Giai đoạn 4: Nghiệm thu
Sau khi nhiệm vụ hoàn thành, phải có hồ sơ nghiệm thu hoặc tài liệu xác nhận kết quả tương ứngĐây là bước xác nhận giá trị thực tế được chấp nhận.
Sau nghiệm thu, kế toán hoàn thiện công nợ, tạm ứng, cập nhật tài sản nếu có và chuẩn bị dữ liệu quyết toánSố còn lại được phân loại để chuyển nguồn, hoàn trả hoặc xử lý theo quy định.
8 lỗi hạch toán kinh phí không thường xuyên trường học dễ bị phát hiện khi quyết toán
Sai sót thường không nằm ở phép tính mà ở mối liên hệ giữa nguồn kinh phí và hồ sơ nhiệm vụ.
Một khoản chi có thể có hóa đơn đầy đủ nhưng vẫn bị yêu cầu giải trình nếu không chứng minh được thuộc đúng nhiệm vụ được giao.
Không tách riêng từng nguồn kinh phí
Khi nhiều nhiệm vụ được ghi chung vào một mã, kế toán khó xác định từng nhiệm vụ đã chi bao nhiêu.
Đây là lỗi dễ phát hiện khi cơ quan kiểm tra yêu cầu xuất số liệu riêng cho từng quyết định giao kinh phí.
Chi đúng nội dung nhưng sai nguồn
Ví dụ mua thiết bị đúng nhu cầu nhưng lại ghi vào nguồn sửa chữa hoặc chương trình khác.
Tổng chi toàn trường vẫn đúng, nhưng quyết toán từng nguồn saiKế toán phải điều chỉnh trước khi khóa sổ.
Thanh toán trước khi đủ hồ sơ nghiệm thu
Việc nhà thầu xuất hóa đơn chưa đồng nghĩa toàn bộ khối lượng đã đủ điều kiện thanh toán nếu hợp đồng yêu cầu nghiệm thu.
Kế toán cần kiểm tra điều kiện của từng đợt thanh toánThiếu nghiệm thu có thể làm hồ sơ chi chưa đủ cơ sở.
Hạch toán tạm ứng thành chi phí ngay
Tiền ứng cho cán bộ hoặc nhà thầu vẫn đang trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Nếu chuyển ngay thành chi phí, kế toán vừa ghi sai thời điểm vừa mất khả năng kiểm soát người đang giữ tiền.
Ngoài bốn lỗi trên, bốn lỗi còn thường gặp là: không cập nhật dự toán bổ sung; sử dụng vượt dự toán nhiệm vụ; không xử lý số dư cuối năm; và tài sản hình thành từ nguồn kinh phí nhưng không được đưa vào hồ sơ quản lý tài sản.
Ví dụ thực tế về hạch toán kinh phí không thường xuyên trong trường học
Ví dụ thực tế giúp thấy rõ cùng một nguồn kinh phí nhưng cách xử lý tài khoản thay đổi theo bản chất hoạt động.
Điểm chung của cả bốn ví dụ là phải mở mã nhiệm vụ và nối được mỗi khoản chi với quyết định giao kinh phí.
Ví dụ 1: Kinh phí mua 20 bộ máy tính
Trường được cấp riêng 400 triệu đồng để mua 20 bộ máy tínhKế toán mở mã “Mua máy tính năm X”, theo dõi dự toán và thực hiện hồ sơ đấu thầu hoặc mua sắm theo quy định áp dụng.
Khi nhận máy, kế toán kiểm tra tiêu chuẩn tài sản, nghiệm thu và ghi nhận tài sản hoặc công cụ phù hợpKhi Kho bạc thanh toán, công nợ với nhà cung cấp và số dự toán sử dụng được cập nhật đồng thời.
Ví dụ 2: Kinh phí sửa chữa phòng học
Trường được giao 300 triệu đồng sửa chữa 10 phòng họcKế toán theo dõi riêng nhiệm vụ này từ dự toán đến hợp đồng, tạm ứng và nghiệm thu.
Nếu ứng 30% cho nhà thầu, phần đó chưa phải toàn bộ chi phíKhi nghiệm thu từng đợt, giá trị thực hiện được ghi nhận và cấn trừ tạm ứng.
Ví dụ 3: Kinh phí tổ chức chương trình bồi dưỡng giáo viên
Nguồn kinh phí có thể được dùng cho tài liệu, giảng viên, thuê địa điểm, công tác phí và các khoản khác trong dự toán được phê duyệt.
Kế toán mở mã chương trình và gắn toàn bộ chứng từ vào mã nàySau khi chương trình kết thúc, tổng chi được đối chiếu với dự toán và hồ sơ chuyên môn.
Ví dụ 4: Kinh phí thực hiện đề án giáo dục
Một đề án có thể kéo dài nhiều tháng và gồm nhiều nhóm hoạt độngDo đó, kế toán nên mở mã cấp đề án và các mã nhỏ cho từng hoạt động nếu quy mô lớn.
Cuối kỳ, trường có thể xuất báo cáo theo cả hai cấp: tổng chi của đề án và chi tiết từng hoạt độngCách này rất thuận lợi khi cơ quan chủ quản yêu cầu quyết toán riêng.
Cách kế toán trường học tự kiểm tra một khoản kinh phí trước khi quyết toán
Trước khi đưa một nguồn kinh phí vào báo cáo quyết toán, kế toán nên thực hiện kiểm tra ngược từ quyết định giao nhiệm vụ đến sổ kế toán.
Cách kiểm tra này giúp phát hiện các khoản không đúng nguồn hoặc chưa đủ hồ sơ trước khi cơ quan kiểm tra phát hiện.
Kiểm tra từ quyết định giao kinh phí
Đọc lại số tiền, nội dung nhiệm vụ, thời gian thực hiện và điều kiện sử dụng.
Sau đó đối chiếu xem tất cả chứng từ đã được gắn đúng nhiệm vụ hay chưaNếu có khoản không thuộc phạm vi quyết định, phải làm rõ trước quyết toán.
Kiểm tra từ dự toán
Lấy dự toán ban đầu cộng bổ sung, trừ điều chỉnh giảm để xác định tổng hạn mức cuối cùng.
Sau đó so sánh số đã rút, số đã thực hiện và số còn lạiTổng các phần phải giải thích được toàn bộ dự toán.
Kiểm tra chứng từ
Mỗi khoản chi phải có hóa đơn, hợp đồng, quyết định, nghiệm thu, danh sách hoặc chứng từ phù hợp theo loại nghiệp vụ.
Đặc biệt kiểm tra thời điểm chứng từ và thời điểm thực hiện nhiệm vụ để tránh đưa nhầm chi phí của niên độ khác.
Kiểm tra sổ kế toán
Đối chiếu sổ chi tiết nguồn với sổ cái, công nợ, tạm ứng và tài sảnMột khoản chi không nên chỉ xuất hiện ở bảng theo dõi nguồn mà không có nghiệp vụ tương ứng trên sổ kế toán.
Nếu đơn vị rút dự toán NSNN, cần kiểm tra cả phần theo dõi ngoài bảng theo yêu cầu của Thông tư 24Bộ Tài chính đã nhắc rõ việc hạch toán đồng thời TK 008 khi rút dự toán để chi tiêu.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán kinh phí không thường xuyên trường học
Các câu hỏi thường gặp chủ yếu xoay quanh việc có được sử dụng nguồn này linh hoạt như kinh phí thường xuyên hay không và thời điểm ghi nhận chi phí.
Nguyên tắc xuyên suốt là phải quay lại quyết định giao nhiệm vụ và bản chất nghiệp vụ thực tế.
Kinh phí không thường xuyên có được dùng cho chi hoạt động hàng ngày không?
Không nên mặc định được sử dụngNếu khoản kinh phí được giao riêng để mua thiết bị, sửa chữa hoặc thực hiện đề án, trường phải sử dụng theo đúng phạm vi được phê duyệt.
Chỉ khi nội dung chi hoạt động hằng ngày thực sự thuộc dự toán và nhiệm vụ được phép thì mới xem xét thanh toán từ nguồn đóKhông được sử dụng số dư của nhiệm vụ này để bù chi phí thường xuyên chỉ vì trường đang thiếu kinh phí.
Mua tài sản bằng kinh phí không thường xuyên hạch toán thế nào?
Trước hết ghi nhận tài sản hoặc công cụ theo tiêu chuẩn kế toán và quy định quản lý tài sảnSau đó theo dõi việc thanh toán và sử dụng dự toán ở lớp ngân sách.
Không nên ghi toàn bộ tiền mua tài sản thành chi phí hoạt động chỉ vì kinh phí được cấp từ ngân sáchViệc phân loại tài sản là câu chuyện riêng với việc xác định nguồn thanh toán.
Kinh phí sửa chữa trường học có phải mở theo dõi riêng không?
Nếu cơ quan có thẩm quyền giao riêng dự toán cho nhiệm vụ sửa chữa, nên mở mã riêng để theo dõi từ dự toán đến quyết toán.
Cách này giúp trường biết chính xác số đã ứng, giá trị đã nghiệm thu, đã thanh toán và còn lạiĐây cũng là dữ liệu cơ bản khi kiểm tra sau này.
Tạm ứng từ kinh phí không thường xuyên có ghi ngay vào chi phí không?
KhôngBản chất tạm ứng là khoản người nhận phải quyết toán hoặc hoàn trả.
Chỉ sau khi có chứng từ đủ điều kiện, phần chi thực tế mới được ghi vào chi phí, tài sản hoặc nội dung tương ứngKhoản chưa quyết toán vẫn phải tiếp tục theo dõi tạm ứng.
Muốn hạch toán đúng, hãy quản lý kinh phí không thường xuyên như một “dự án kế toán thu nhỏ”
Đây là cách tổ chức dễ kiểm soát nhất đối với các khoản kinh phí được giao riêngMỗi nhiệm vụ có hồ sơ, dự toán, mã theo dõi và báo cáo riêng.
Khi vận hành theo cách này, kế toán không cần chờ đến cuối năm mới phân loại số liệu mà luôn biết trạng thái của từng nguồn.
Mỗi nguồn phải có hồ sơ riêng
Một bộ hồ sơ nên bắt đầu từ quyết định giao nhiệm vụ và dự toán, tiếp theo là kế hoạch, hợp đồng, chứng từ, nghiệm thu và thanh toán.
Có thể lưu điện tử theo từng thư mục nguồn để khi kiểm tra chỉ cần mở đúng thư mục là thấy toàn bộ vòng đời của khoản kinh phí.
Mỗi nhiệm vụ phải có mã theo dõi riêng
Mã nhiệm vụ nên xuất hiện trên chứng từ, phần mềm kế toán và bảng theo dõi ngân sách.
Nếu một quyết định gồm nhiều nhiệm vụ lớn, có thể mở mã cấp 1 và mã conCách này giúp vừa theo dõi tổng quyết định vừa phân tích từng phần.
Mỗi khoản chi phải nối được với hồ sơ chuyên môn
Một hóa đơn mua thiết bị phải nối được với danh mục thiết bị được phê duyệtMột khoản tập huấn phải nối được với kế hoạch, danh sách tham dự và chương trình.
Đây là nguyên tắc giúp chứng minh chi phí không chỉ “có hóa đơn” mà thực sự phục vụ nhiệm vụ được ngân sách cấp kinh phí.
Đối chiếu định kỳ thay vì chờ cuối năm
Mỗi tháng hoặc sau mỗi giai đoạn của nhiệm vụ, kế toán nên đối chiếu bốn con số: dự toán được giao, số đã rút, số đã thực hiện và số còn lại.
Đồng thời kiểm tra tạm ứng, công nợ và tài sản hình thành từ nguồn đóKhi việc đối chiếu được thực hiện định kỳ, cuối năm chủ yếu là tổng hợp và xác nhận lại số liệu thay vì phải truy tìm toàn bộ chứng từ từ đầu.
Hạch toán kinh phí không thường xuyên trường học sẽ chính xác hơn khi từng khoản được quản lý từ quyết định giao dự toán đến sử dụng, đối chiếu và xử lý số còn lại. Việc tách riêng nguồn, nhiệm vụ, công nợ và hồ sơ thanh toán giúp nhà trường hạn chế sai nguồn, chủ động quyết toán và xác định đúng khoản được chuyển nguồn hoặc phải hoàn trả cuối năm.
