Hạch toán kinh phí tự chủ trường học công lập là một trong những nhóm nghiệp vụ xuất hiện thường xuyên tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục, nhưng cũng rất dễ xảy ra sai sót nếu kế toán chỉ tập trung vào tài khoản Nợ – Có mà bỏ qua nguồn kinh phí và nội dung nhiệm vụ chi. Từ tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, điện nước, văn phòng phẩm, công tác phí đến mua sắm công cụ dụng cụ và các khoản phục vụ hoạt động.
Bản đồ kinh phí tự chủ – Trước khi định khoản phải biết tiền đang thuộc “ngăn” nào
Kinh phí tự chủ của trường học công lập không nên được hiểu đơn giản là “tiền trường được tự chi”. Bản chất của tự chủ tài chính là đơn vị được trao quyền chủ động trong phạm vi nhất định về sử dụng nguồn tài chính để thực hiện nhiệm vụ, nhưng vẫn phải tuân thủ pháp luật, phương án tự chủ, dự toán được giao, quy chế chi tiêu nội bộ và các giới hạn về nội dung chi.
Đối với kế toán, điều quan trọng nhất là phải xác định ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ rằng khoản tiền đang thuộc nguồn nào. Nếu nguồn ngân sách giao tự chủ, nguồn thu hoạt động dịch vụ và nguồn kinh phí nhiệm vụ không giao tự chủ bị trộn lẫn, cuối năm có thể rất khó xác định chính xác kết quả tài chính và số kinh phí được chuyển sang năm sau.
Kinh phí tự chủ trong trường học công lập được hiểu như thế nào?
Trong trường học công lập, kinh phí giao tự chủ có thể hiểu là phần nguồn tài chính mà trường được quyền chủ động sử dụng trong phạm vi nhiệm vụ và mức độ tự chủ được cơ quan có thẩm quyền giao. Phạm vi tự chủ cụ thể phụ thuộc vào nhóm tự chủ tài chính của đơn vị và phương án tự chủ đã được phê duyệt.
Kinh phí này có thể liên quan đến nguồn ngân sách nhà nước giao chi thường xuyên tự chủ hoặc các nguồn thu hợp pháp của đơn vị được sử dụng cho hoạt động thường xuyên. Tuy nhiên, “tự chủ” không đồng nghĩa với việc hiệu trưởng có quyền quyết định mọi khoản chi mà không cần căn cứ pháp lý. Khoản chi vẫn phải phục vụ chức năng, nhiệm vụ và phù hợp quy chế chi tiêu nội bộ.
Phân biệt kinh phí tự chủ và kinh phí không tự chủ
Kinh phí tự chủ chủ yếu phục vụ những hoạt động thường xuyên mà đơn vị được quyền chủ động bố trí trong phạm vi cơ chế tự chủ. Ví dụ có thể gồm tiền lương, các khoản đóng góp theo lương, điện nước, văn phòng phẩm và một số chi phí thường xuyên khác theo cơ chế áp dụng của trường.
Kinh phí không giao tự chủ lại gắn với nhiệm vụ cụ thể do cơ quan có thẩm quyền giao, chẳng hạn chương trình, đề án, nhiệm vụ hoặc khoản chi có yêu cầu quản lý riêng. Nghị định 111/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định riêng nhóm kinh phí chi thường xuyên thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao, bao gồm các chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và nhiệm vụ cụ thể.
Phân biệt nguồn ngân sách với nguồn thu hoạt động của trường
Nguồn ngân sách nhà nước là khoản kinh phí được giao hoặc cấp theo cơ chế ngân sách. Với trường được giao dự toán, kế toán còn phải theo dõi số dự toán được giao, số đã rút và số còn lại thông qua hệ thống tài khoản ngoài bảng theo Thông tư 24.
Nguồn thu hoạt động của trường lại có thể đến từ học phí, dịch vụ giáo dục hoặc hoạt động hợp pháp khác. Dù cùng được dùng cho hoạt động tự chủ, hai nguồn này không nên bị đồng nhất vì cách hình thành, điều kiện sử dụng và yêu cầu quyết toán có thể khác nhau.
Vì sao phải theo dõi riêng từng nguồn ngay từ đầu năm?
Nếu chỉ theo dõi tổng tiền trong tài khoản ngân hàng, kế toán có thể biết trường còn bao nhiêu tiền nhưng không biết trong đó bao nhiêu thuộc ngân sách tự chủ, bao nhiêu là nguồn thu dịch vụ và bao nhiêu đang phải sử dụng cho nhiệm vụ riêng.
Việc mở chi tiết ngay từ đầu năm giúp kế toán kiểm soát đúng nguồn của từng khoản chi. Đến cuối năm, trường có thể xác định nhanh nguồn nào đã sử dụng hết, nguồn nào còn dư, nguồn nào được chuyển sang năm sau và nguồn nào phải xử lý theo quy định ngân sách.
Điểm xuất phát – Hạch toán khi trường được giao dự toán kinh phí tự chủ
Quyết định giao dự toán không chỉ là căn cứ để trường được phép chi tiền. Đây còn là dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán và quyết toán ngân sách.
Kế toán cần đọc kỹ quyết định trước khi ghi sổ vì cùng một tổng dự toán nhưng có thể gồm nhiều khoản với cơ chế sử dụng khác nhau.
Nhận quyết định giao dự toán đầu năm cần kiểm tra những gì?
Trước hết phải kiểm tra tổng số dự toán được giao, nguồn ngân sách, nội dung chi, mức giao tự chủ, phần không giao tự chủ nếu có và niên độ ngân sách.
Kế toán cũng cần so sánh quyết định giao dự toán với phương án tự chủ tài chính đã được phê duyệt. Nếu số liệu hoặc cơ cấu nguồn khác với kế hoạch ban đầu, phải cập nhật ngay hệ thống theo dõi thay vì chờ đến lúc rút dự toán.
Khi nào ghi nhận dự toán và khi nào chỉ theo dõi ngoài bảng?
Theo Thông tư 24, đối với kinh phí ngân sách giao tự chủ bằng hình thức dự toán, trong trường hợp đủ điều kiện ghi nhận doanh thu và khoản phải thu kinh phí, kế toán có thể ghi Nợ TK 1351 – Phải thu từ ngân sách nhà nước/Có TK 511 – Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp; đồng thời ghi Nợ TK 008 – Dự toán chi hoạt động.
Như vậy, kế toán mới không nên mặc định “dự toán chỉ ghi ngoài bảng”. Thông tư 24 đã gắn thông tin về kinh phí được cấp với kế toán tài chính trong bảng ở những trường hợp cụ thể, đồng thời vẫn duy trì lớp theo dõi ngoài bảng để phục vụ quyết toán ngân sách.
Rút dự toán kinh phí tự chủ về tài khoản của trường
Khi trường rút dự toán về tài khoản tiền gửi để thực hiện hoạt động, bản chất là khoản phải thu từ ngân sách được chuyển thành tiền. Theo cấu trúc của Thông tư 24, có thể phát sinh ghi Nợ TK 112/Có TK 1351 và đồng thời ghi Có TK 008 để phản ánh phần dự toán đã rút.
Sau đó khi trường thực chi từ tài khoản tiền gửi, kế toán ghi nhận chi phí, tài sản hoặc công nợ tùy nghiệp vụ. Việc tách bước “rút tiền” và “sử dụng tiền” giúp tránh nhầm rằng cứ rút dự toán là toàn bộ số tiền đã trở thành chi phí.
Nhận kinh phí trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng
Không phải trường hợp nào kinh phí cũng đi qua cơ chế rút dự toán giống nhau. Nếu kinh phí được cấp trực tiếp bằng tiền vào tài khoản, kế toán phải căn cứ hình thức cấp và bản chất khoản kinh phí để ghi nhận phù hợp.
Điểm quan trọng là phải xác định liệu khoản tiền đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu từ kinh phí được cấp hay còn phải theo dõi như nguồn nhận trước hoặc nghĩa vụ khác. Không nên sao chép máy móc bút toán rút dự toán cho trường hợp cấp tiền trực tiếp.
Dòng tiền bắt đầu vận hành – Hạch toán các khoản chi từ kinh phí tự chủ
Kinh phí tự chủ chỉ thực sự phát sinh chi phí khi nguồn lực được sử dụng cho hoạt động của trường. Vì vậy, thời điểm chi tiền và thời điểm ghi nhận chi phí không phải lúc nào cũng trùng nhau.
Theo Thông tư 24, TK 612 – Chi phí hoạt động giao tự chủ dùng để phản ánh chi phí trong kỳ của các hoạt động được giao tự chủ tài chính. Tài khoản này có các nhóm chi phí về người lao động, vật tư – dịch vụ, hao mòn TSCĐ và chi phí khác.
Hạch toán chi tiền lương, phụ cấp và các khoản theo lương
Khi xác định tiền lương, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho giáo viên, nhân viên thuộc hoạt động giao tự chủ, kế toán ghi nhận chi phí của kỳ và khoản phải trả người lao động. Theo cấu trúc TK 612, chi phí tiền lương, tiền công và chi khác cho người lao động được phản ánh tại TK 6121.
Các khoản BHXH, BHYT, BHTN và khoản phải nộp theo lương cũng được tính toán đồng thời. Phần trường chịu được tính vào chi phí hoạt động tự chủ; phần người lao động chịu được khấu trừ vào khoản lương phải trả. Khi thực nộp hoặc chuyển lương mới giảm tiền.
Hạch toán chi điện, nước, internet và chi phí quản lý thường xuyên
Điện, nước, internet, vệ sinh và các dịch vụ thường xuyên là nhóm chi phí tiêu biểu của hoạt động giao tự chủ. TK 6122 được thiết kế để phản ánh vật tư và dịch vụ đã sử dụng cho hoạt động này, bao gồm điện, nước, điện thoại, thuê ngoài, vệ sinh và các dịch vụ tương tự.
Nếu dịch vụ đã sử dụng nhưng chưa thanh toán, kế toán vẫn ghi nhận chi phí và khoản phải trả. Khi thực trả tiền sau đó chỉ giảm tiền và công nợ. Nhờ vậy báo cáo phản ánh đúng chi phí của kỳ chứ không chạy theo ngày thanh toán.
Hạch toán chi văn phòng phẩm, vật tư và dụng cụ giảng dạy
Nếu giấy in, bút, mực hoặc vật tư được mua và sử dụng ngay cho hoạt động tự chủ, giá trị sử dụng có thể được ghi nhận vào TK 6122.
Nếu vật tư được nhập kho để dùng dần, kế toán trước tiên ghi nhận tồn kho. Chỉ khi xuất sử dụng mới chuyển giá trị sang chi phí. Đối với công cụ dùng nhiều kỳ cũng cần xem xét phân bổ thay vì đưa toàn bộ vào chi phí ngay ngày mua.
Hạch toán thuê dịch vụ bên ngoài
Trường có thể thuê dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa, phần mềm, bảo trì hoặc các dịch vụ chuyên môn khác nếu phù hợp cơ chế tài chính và quy định mua sắm.
Khi dịch vụ đã hoàn thành và đủ chứng từ, chi phí được ghi nhận ở hoạt động giao tự chủ; nếu chưa thanh toán thì đồng thời ghi tăng khoản phải trả nhà cung cấp. Khi trả tiền sau đó chỉ xử lý công nợ.
Khi trường có nguồn thu riêng – Hạch toán phần kinh phí tự chủ từ hoạt động của đơn vị
Tự chủ tài chính không chỉ liên quan kinh phí ngân sách. Một số trường có nguồn thu sự nghiệp, dịch vụ hoặc nguồn hợp pháp khác được sử dụng để bảo đảm một phần hoạt động.
Tuy nhiên, doanh thu từ hoạt động của đơn vị và ngân sách cấp phải được phân biệt để có thể xác định đúng kết quả tài chính của từng hoạt động.
Hạch toán thu học phí và các khoản thu dịch vụ
Đối với khoản học phí hoặc dịch vụ mà trường được phép thu, trước tiên cần xác định thời điểm phát sinh quyền thu. Nếu quyền thu đã hình thành nhưng phụ huynh chưa thanh toán, kế toán có thể phát sinh khoản phải thu.
Khi tiền được nhận, kế toán giảm phải thu và tăng tiền. Nếu phụ huynh đóng trước nhiều kỳ thì cần xác định phần nào đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, phần nào còn là tiền nhận trước.
Hạch toán thu từ bán trú và hoạt động hỗ trợ giáo dục
Không nên mặc định tiền bán trú là doanh thu tự chủ. Nếu trường chỉ thu hộ để chi trả cho nhà cung cấp thì khoản tiền này mang bản chất phải trả hoặc thu hộ – chi hộ.
Nếu trường trực tiếp tổ chức dịch vụ và được phép thu theo cơ chế tài chính thì phần doanh thu, chi phí phải được theo dõi riêng. Đây là bước quan trọng để tránh đưa cả tiền thu hộ vào chênh lệch thu – chi tự chủ cuối năm.
Hạch toán thu từ cho thuê hoặc khai thác tài sản công nếu được phép
Việc khai thác, cho thuê hoặc sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, liên doanh, liên kết phải có căn cứ và đáp ứng pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.
Khi được phép thực hiện, doanh thu phải được theo dõi riêng cùng các chi phí trực tiếp liên quan và nghĩa vụ tài chính với ngân sách nếu có. Không nên coi toàn bộ tiền thu từ tài sản công là nguồn tự do sử dụng ngay.
Hạch toán nguồn thu dịch vụ được để lại sử dụng
Nếu nguồn thu dịch vụ thuộc quyền sử dụng của đơn vị sau khi thực hiện nghĩa vụ tài chính, kế toán ghi nhận vào doanh thu hoạt động tương ứng và theo dõi chi phí liên quan.
Phần chênh lệch sau khi hạch toán đủ doanh thu, chi phí, thuế, khấu hao và các nghĩa vụ khác mới là cơ sở để xác định kết quả tài chính và phân phối theo cơ chế tự chủ.
“Chi nhưng chưa hết ngay” – Công cụ dụng cụ và tài sản hình thành từ kinh phí tự chủ
Một sai lầm thường gặp là lấy việc đã trả tiền làm căn cứ để ghi toàn bộ vào chi phí. Điều này đặc biệt dễ xảy ra khi mua máy tính, máy chiếu, bàn ghế hoặc thiết bị dạy học.
Nếu tài sản còn phục vụ nhiều kỳ, giá trị của nó chưa bị tiêu dùng hết tại thời điểm mua.
Mua công cụ dụng cụ bằng kinh phí tự chủ
Công cụ dụng cụ chưa đáp ứng tiêu chuẩn TSCĐ nhưng sử dụng trong nhiều kỳ có thể được ghi nhận và phân bổ dần theo thời gian sử dụng.
Khi mua, nếu nhập kho thì ghi tăng công cụ tồn kho; khi xuất sử dụng thì chuyển sang khoản phân bổ hoặc chi phí phù hợp. Việc sử dụng kinh phí tự chủ không làm thay đổi bản chất của công cụ.
Mua tài sản cố định bằng nguồn kinh phí tự chủ
Trường công lập có thể mua tài sản phục vụ nhiệm vụ nếu phù hợp cơ chế tự chủ, tiêu chuẩn, định mức, quy định về tài sản công và mua sắm.
Khi tài sản đủ tiêu chuẩn TSCĐ, kế toán ghi tăng TK 211 và giảm tiền hoặc ghi tăng công nợ. Nếu tài sản được mua trực tiếp bằng rút dự toán NSNN tự chủ, còn phải đồng thời phản ánh số dự toán đã sử dụng trên TK 008.
Hạch toán hao mòn hoặc khấu hao tài sản
TK 6123 theo Thông tư 24 phản ánh chi phí hao mòn TSCĐ được phân bổ cho hoạt động giao tự chủ.
Tuy nhiên, phải phân biệt hao mòn và khấu hao theo cơ chế sử dụng tài sản công. Tài sản sử dụng cho hoạt động sự nghiệp công thông thường có thể thực hiện hao mòn; tài sản thuộc trường hợp phải trích khấu hao thì thực hiện theo quy định tài sản công và cơ chế tài chính tương ứng.
Sửa chữa, nâng cấp tài sản bằng kinh phí tự chủ
Sửa chữa để duy trì trạng thái hoạt động bình thường thường được ghi nhận là chi phí của hoạt động phù hợp.
Nếu khoản đầu tư làm tăng năng lực, kéo dài đáng kể thời gian sử dụng hoặc đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá, kế toán phải xem xét vốn hóa. Việc gọi hợp đồng là “sửa chữa” không quyết định bản chất kế toán; phải nhìn nội dung kỹ thuật thực tế.
Điểm hay bị bỏ sót – Hạch toán công nợ phát sinh từ kinh phí tự chủ
Tự chủ tài chính không có nghĩa mọi nghiệp vụ đều thanh toán ngay bằng tiền. Trường vẫn có công nợ với nhà cung cấp, người lao động và các đối tượng khác.
Nếu chỉ quản lý số tiền đã chi thì chi phí và nghĩa vụ tài chính cuối kỳ sẽ không đầy đủ.
Chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán
Ví dụ trường đã sử dụng điện tháng 12 nhưng hóa đơn được thanh toán vào tháng 1. Chi phí vẫn thuộc kỳ mà dịch vụ được sử dụng nếu đủ điều kiện ghi nhận.
Kế toán ghi tăng TK 612 tương ứng và ghi tăng khoản phải trả. Khi chuyển tiền tháng sau, chỉ giảm phải trả và giảm tiền, không ghi lại chi phí lần thứ hai.
Khoản ứng trước cho nhà cung cấp
Nếu trường chuyển trước tiền mua thiết bị hoặc thuê dịch vụ nhưng hàng hóa chưa nhận, dịch vụ chưa hoàn thành thì chưa thể ghi toàn bộ vào chi phí.
Khoản tiền đó về bản chất là một khoản ứng trước cho nhà cung cấp. Khi hàng được nhận hoặc dịch vụ được nghiệm thu mới chuyển sang tài sản hoặc chi phí thích hợp.
Tạm ứng cho giáo viên hoặc nhân viên
Giáo viên nhận tiền để công tác, mua vật tư hoặc tổ chức hoạt động chưa đồng nghĩa trường đã phát sinh chi phí toàn bộ số tiền tạm ứng.
Kế toán phải theo dõi khoản tạm ứng đến khi cá nhân nộp hồ sơ quyết toán. Phần đủ chứng từ được chuyển thành chi phí hoặc tài sản; phần thừa phải hoàn trả; phần thiếu hợp lệ có thể được thanh toán thêm.
Khoản phải thu liên quan đến hoạt động tự chủ
Khi trường đã cung cấp dịch vụ hoặc có quyền thu nhưng chưa nhận tiền, khoản phải thu cần được ghi nhận và theo dõi theo đối tượng.
Không nên đợi tiền về ngân hàng mới ghi doanh thu nếu bản chất giao dịch đã đủ điều kiện ghi nhận trước đó. Ngược lại, tiền nhận trước cũng không tự động trở thành doanh thu.
Mấu chốt cuối kỳ – Xác định kinh phí tự chủ đã sử dụng và còn lại
Cuối kỳ, kế toán phải trả lời được ít nhất ba con số: được giao bao nhiêu, đã rút bao nhiêu và đã thực sự sử dụng bao nhiêu.
Ba con số này không phải lúc nào cũng bằng nhau.
Đối chiếu số kinh phí được giao với số đã rút
Với kinh phí giao bằng dự toán, kế toán đối chiếu tổng số trên quyết định giao dự toán với số theo dõi tại TK 008 và dữ liệu Kho bạc.
Theo hướng dẫn TK 008, dự toán được giao được phản ánh bên Nợ, số đã rút phản ánh bên Có; phần còn dư bên Nợ thể hiện dự toán còn lại chưa rút.
Đối chiếu số đã chi với chứng từ hợp lệ
Không phải toàn bộ số đã rút khỏi Kho bạc đều đã trở thành chi phí. Một phần có thể còn ở tài khoản tiền gửi, nằm trong tạm ứng, công cụ, vật tư hoặc tài sản.
Do đó phải đối chiếu số đã sử dụng theo bản chất từng nghiệp vụ. Đây là bước giúp phát hiện sự khác nhau giữa “đã rút dự toán” và “đã phát sinh chi phí”.
Xác định khoản kinh phí còn dư cuối kỳ
Khoản dư cuối kỳ có thể bao gồm dự toán chưa rút, tiền đã rút nhưng chưa chi, vật tư còn tồn, tài sản hình thành từ nguồn kinh phí hoặc phần tiết kiệm của hoạt động tự chủ.
Không thể lấy số dư tài khoản ngân hàng làm duy nhất số “kinh phí tự chủ còn lại”. Kế toán phải xác định theo toàn bộ tài sản, công nợ, nguồn và quy định tài chính liên quan.
Xử lý khoản kinh phí sử dụng chưa hết
Việc khoản kinh phí chưa sử dụng hết có được chuyển sang năm sau hay phải xử lý theo cách khác phụ thuộc loại kinh phí, nguồn hình thành và quy định của pháp luật ngân sách cũng như cơ chế tự chủ.
Đối với phần kinh phí hoặc kết quả tài chính được phép tiếp tục sử dụng, Thông tư 24 có TK 468 để theo dõi kinh phí mang sang năm sau trong các trường hợp phù hợp. Vì vậy, không nên mặc định toàn bộ tiền tiết kiệm tự chủ cuối năm đều bị hủy hoặc đều được chuyển tiếp.
Chênh lệch thu – chi tự chủ được xử lý thế nào?
Đây là phần cần đặc biệt phân biệt giữa “tiền còn trong tài khoản” và “chênh lệch thu lớn hơn chi”.
Chỉ sau khi ghi nhận đầy đủ doanh thu, chi phí, khấu hao nếu có, thuế, nghĩa vụ ngân sách và các khoản phải trích theo quy định mới xác định được kết quả tài chính thực tế.
Xác định tổng nguồn thu được phép tính vào kết quả
Nguồn thu đưa vào kết quả tài chính phải là các khoản doanh thu thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị và đủ điều kiện ghi nhận.
Không được đưa các khoản thu hộ – chi hộ, tiền nhận trước chưa đủ điều kiện ghi nhận hoặc khoản phải hoàn trả vào doanh thu chỉ để làm tăng chênh lệch thu – chi.
Xác định tổng chi phí hợp lệ của hoạt động tự chủ
Chi phí phải bao gồm đầy đủ tiền lương, vật tư, dịch vụ, hao mòn hoặc khấu hao, các khoản phải trả đã phát sinh và các chi phí khác liên quan đến hoạt động tự chủ.
Thông tư 24 quy định TK 612 không có số dư cuối kỳ và cuối kỳ được kết chuyển vào TK 911 – Xác định kết quả.
Xác định chênh lệch thu lớn hơn chi
Cuối kỳ, sau khi kết chuyển doanh thu và chi phí, nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì hình thành thặng dư. Theo Thông tư 24, thặng dư được kết chuyển từ TK 911 sang TK 421 – Thặng dư (thâm hụt) lũy kế.
Tuy nhiên, số thặng dư kế toán không đồng nghĩa toàn bộ đều được phép phân phối. Một phần có thể tương ứng với giá trị còn lại của TSCĐ hoặc khoản không được phân phối. Vì vậy phải tiếp tục áp dụng cơ chế tài chính để xác định phần được trích lập quỹ.
Trích lập và sử dụng các quỹ theo cơ chế tài chính
Thông tư 56/2022/TT-BTC quy định sau khi hạch toán đầy đủ các khoản thu – chi thường xuyên giao tự chủ, khấu hao, thuế, nghĩa vụ ngân sách và nguồn cải cách tiền lương, phần chênh lệch thu lớn hơn chi được phân phối theo nhóm tự chủ của đơn vị.
Nghị định 111/2025/NĐ-CP đã sửa đổi một số quy định về Quỹ bổ sung thu nhập, Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi và Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. Ví dụ tổng Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi đối với trường hợp thuộc quy định tương ứng được giới hạn theo số tháng tiền lương và thu nhập tăng thêm bình quân; Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp được sử dụng cho nhiều nội dung như mua sắm, sửa chữa, nâng cấp và phát triển năng lực hoạt động.
Đừng học thuộc bút toán – Dùng sơ đồ “Nguồn → Chi → Số dư → Quyết toán”
Đối với kinh phí tự chủ, học thuộc một danh sách bút toán rất dễ dẫn đến sai khi nguồn tiền hoặc cách thanh toán thay đổi.
Sơ đồ bốn bước dưới đây giúp kế toán xác định bản chất trước rồi mới lựa chọn tài khoản.
Bước 1 – Xác định khoản tiền thuộc nguồn nào
Đầu tiên hỏi: đây là ngân sách giao tự chủ, nguồn thu dịch vụ, quỹ của đơn vị hay khoản thu hộ?
Nếu không xác định được nguồn, không nên định khoản vội. Một giao dịch đúng tài khoản chi phí nhưng sai nguồn vẫn có thể làm sai báo cáo quyết toán.
Bước 2 – Xác định khoản chi có đúng mục đích của nguồn hay không
Tiếp theo cần kiểm tra khoản chi có phục vụ nhiệm vụ được giao và nằm trong phạm vi được phép sử dụng nguồn đó hay không.
Quy chế chi tiêu nội bộ là công cụ quản trị quan trọng nhưng không thể hợp pháp hóa một khoản chi vốn không được pháp luật hoặc cơ chế tài chính cho phép.
Bước 3 – Xác định khoản này là chi phí, tài sản hay công nợ
Mua giấy sử dụng ngay có thể là chi phí; mua máy tính có thể là TSCĐ hoặc công cụ; chuyển tiền đặt cọc cho nhà cung cấp lại là khoản phải thu hoặc ứng trước.
Việc tiền đã đi khỏi tài khoản ngân hàng không quyết định loại nghiệp vụ kế toán.
Bước 4 – Xác định phần kinh phí còn lại sau giao dịch
Sau mỗi nghiệp vụ lớn, kế toán nên biết dự toán còn bao nhiêu, số kinh phí đã rút là bao nhiêu và phần nào đã thực sự trở thành chi phí.
Việc này giúp trường tránh tình trạng đến cuối năm mới phát hiện đã sử dụng gần hết nguồn nhưng còn nhiều nghĩa vụ chưa thanh toán.
Bảng tra cứu nhanh các nghiệp vụ hạch toán kinh phí tự chủ trường học công lập
Bảng này nên được sử dụng theo hướng nhận diện nghiệp vụ, không thay cho việc xem xét hồ sơ và nguồn cụ thể.
Tài khoản chi tiết có thể phải mở thêm theo nhu cầu quản lý của trường.
Nhóm nghiệp vụ nhận kinh phí
Khi được giao dự toán tự chủ và đáp ứng điều kiện ghi nhận theo Thông tư 24: có thể ghi Nợ TK 1351/Có TK 511; đồng thời Nợ TK 008.
Khi rút dự toán về tài khoản: có thể ghi Nợ TK 112/Có TK 1351; đồng thời Có TK 008 để phản ánh phần dự toán đã rút.
Nhóm nghiệp vụ chi hoạt động thường xuyên
Khi xác định chi phí tự chủ phải trả: Nợ TK 612/Có các TK 331, 332, 334… tùy đối tượng.
Nếu rút dự toán NSNN tự chủ để thanh toán trực tiếp chi phí trong kỳ, Thông tư 24 hướng dẫn có thể ghi Nợ TK 612/Có TK 1351, đồng thời Có TK 008.
Nhóm nghiệp vụ tài sản và công cụ dụng cụ
Mua TSCĐ: Nợ TK 211/Có tiền hoặc phải trả. Nếu nguồn là dự toán ngân sách tự chủ thì đồng thời xử lý phần dự toán ngoài bảng theo cơ chế tương ứng.
Công cụ dụng cụ dùng nhiều kỳ được quản lý và phân bổ dần. Khi phân bổ cho hoạt động giao tự chủ, giá trị phù hợp được tính vào TK 6122.
Nhóm nghiệp vụ công nợ
Chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán: Nợ TK 612/Có TK 331, 334, 332 hoặc tài khoản phải trả phù hợp.
Ứng trước hoặc tạm ứng chưa đủ điều kiện ghi chi phí thì trước tiên ghi nhận công nợ. Chỉ khi có hồ sơ quyết toán mới chuyển sang chi phí hoặc tài sản.
8 lỗi thường gặp khi hạch toán kinh phí tự chủ trường học công lập
Sai sót tự chủ thường không phải do cộng trừ sai mà do nhầm bản chất của nguồn.
Một sai nguồn nhỏ nếu lặp lại nhiều tháng có thể làm sai cả kết quả tài chính và quyết toán ngân sách.
Không tách kinh phí tự chủ và không tự chủ
Đây là lỗi nền tảng. Hai khoản đều do ngân sách cấp nhưng mục đích và mức độ chủ động sử dụng khác nhau.
Nếu gộp chung, kế toán khó xác định khoản nào được tiết kiệm, khoản nào phải quyết toán theo nhiệm vụ và khoản nào còn được phép sử dụng.
Hạch toán dựa trên dòng tiền mà không xét bản chất nghiệp vụ
Thấy tiền ra rồi ghi chi phí là lỗi phổ biến. Tiền có thể đi ra vì mua tài sản, ứng trước hoặc tạm ứng.
Muốn ghi chi phí phải xác định lợi ích kinh tế hoặc nguồn lực đã thực sự được sử dụng trong kỳ.
Ghi toàn bộ khoản mua sắm vào chi phí
Máy tính, máy chiếu hoặc thiết bị sử dụng nhiều năm không nên mặc định đưa hết vào TK 612.
Phải xác định TSCĐ, công cụ dụng cụ hay vật tư trước. Nếu là tài sản, chi phí được phản ánh dần thông qua hao mòn hoặc khấu hao theo cơ chế phù hợp.
Không theo dõi riêng từng nguồn kinh phí
Ngay cả trong hoạt động tự chủ, trường có thể sử dụng đồng thời ngân sách, nguồn thu dịch vụ và các quỹ.
Nếu không mở mã nguồn riêng, kế toán không thể xác định chính xác phần thặng dư và khả năng sử dụng của từng nguồn cuối năm.
Checklist cuối tháng dành cho kế toán phụ trách nguồn kinh phí tự chủ
Checklist cuối tháng giúp kế toán xử lý sai lệch sớm thay vì dồn đến quyết toán năm.
Nên lập thành biểu mẫu cố định và lưu kèm hồ sơ khóa sổ.
Kiểm tra số dư tiền mặt và tiền gửi
Đối chiếu quỹ tiền mặt với sổ quỹ và kiểm kê thực tế. Đối chiếu TK 112 với sao kê ngân hàng và Kho bạc.
Các khoản tiền đang chuyển, tiền chưa rõ nguồn và khoản ngân hàng hoàn lại phải được xử lý hoặc đánh dấu rõ trước khóa sổ.
Đối chiếu số kinh phí đã rút và số đã sử dụng
So sánh TK 008 với dữ liệu Kho bạc để xác định dự toán được giao, số đã rút và số còn lại.
Sau đó đối chiếu số tiền rút với chi phí, tài sản, tạm ứng và tiền còn tồn để hiểu nguồn đã đi đâu.
Kiểm tra các khoản phải thu và phải trả
Rà soát công nợ với học sinh, phụ huynh, nhà cung cấp, người lao động, cơ quan bảo hiểm và đối tượng khác.
Mọi số dư phải xác định được đối tượng và hồ sơ gốc. Không nên để số dư tổng hợp tồn nhiều tháng mà không biết xuất phát từ giao dịch nào.
Kiểm tra chi phí phát sinh nhưng chưa thanh toán
Tìm các dịch vụ đã sử dụng nhưng chưa nhận hoặc chưa thanh toán hóa đơn, chẳng hạn điện, bảo vệ, vệ sinh, internet.
Nếu nghĩa vụ đã phát sinh thì phải xem xét ghi nhận chi phí và công nợ đúng kỳ, tránh dồn sang tháng sau chỉ vì chưa chuyển tiền.
Tình huống thực hành – Theo dõi kinh phí tự chủ từ đầu năm đến cuối năm
Giả định Trường công lập A được giao dự toán tự chủ để chi hoạt động thường xuyên.
Các bút toán minh họa dưới đây nhằm giải thích logic theo Thông tư 24; khi áp dụng thực tế cần căn cứ nguồn, phương án tự chủ và hồ sơ cụ thể.
Tình huống 1 – Trường nhận dự toán kinh phí tự chủ đầu năm
Giả sử trường được giao 5 tỷ đồng kinh phí tự chủ. Sau khi kiểm tra quyết định, kế toán mở mã nguồn và dự toán.
Nếu đáp ứng điều kiện ghi nhận theo Thông tư 24, kế toán có thể ghi Nợ TK 1351/Có TK 511 số kinh phí được ghi nhận; đồng thời Nợ TK 008 để phản ánh dự toán chi hoạt động.
Tình huống 2 – Rút kinh phí để trả lương giáo viên
Khi tính lương, trường ghi nhận chi phí tiền lương của hoạt động tự chủ và khoản phải trả người lao động.
Nếu rút dự toán để thanh toán, số dự toán được sử dụng phải đồng thời được ghi giảm trên TK 008. Không được chỉ theo dõi chuyển tiền ngân hàng mà bỏ bước cập nhật dự toán.
Tình huống 3 – Dùng kinh phí tự chủ mua máy tính
Giả sử trường mua 10 máy tính phục vụ phòng chuyên môn. Trước hết phải xác định từng tài sản có đáp ứng tiêu chuẩn TSCĐ hay chỉ là công cụ dụng cụ.
Nếu là TSCĐ thì ghi tăng TK 211, không ghi toàn bộ vào TK 6122. Nếu mua bằng dự toán ngân sách tự chủ, đồng thời phải phản ánh phần dự toán đã sử dụng trên TK 008.
Tình huống 4 – Thanh toán tiền điện, internet và dịch vụ bảo vệ
Giả sử cuối tháng trường nhận hóa đơn điện, internet và nghiệm thu dịch vụ bảo vệ. Đây là các dịch vụ đã sử dụng cho hoạt động tự chủ.
Kế toán ghi Nợ TK 6122/Có TK 331 nếu chưa thanh toán. Khi trả tiền, ghi giảm TK 331 và tiền. Nếu thanh toán trực tiếp bằng rút dự toán thì xử lý thêm nghiệp vụ dự toán theo quy định.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán kinh phí tự chủ trường học công lập
Cơ chế tự chủ đã được sửa đổi đáng kể từ năm 2025 và hướng dẫn tài chính tiếp tục được cập nhật năm 2026.
Vì vậy, khi xử lý thực tế cần đồng thời xem Nghị định 60/2021/NĐ-CP, Nghị định 111/2025/NĐ-CP, Thông tư 56/2022/TT-BTC đã được sửa đổi bởi Thông tư 03/2026/TT-BTC và chế độ kế toán tại Thông tư 24/2024/TT-BTC.
Kinh phí tự chủ và kinh phí thường xuyên có giống nhau không?
Không nên coi hai khái niệm này hoàn toàn đồng nhất. “Thường xuyên” nói về tính chất nhiệm vụ chi, trong khi “giao tự chủ” nói về cơ chế đơn vị được chủ động sử dụng nguồn tài chính.
Có những khoản chi thường xuyên nằm trong phạm vi giao tự chủ, nhưng cũng có kinh phí chi thường xuyên thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao được quản lý riêng. Nghị định 111/2025/NĐ-CP tiếp tục phân định nhóm kinh phí nhiệm vụ Nhà nước giao này.
Kinh phí tự chủ chưa sử dụng hết cuối năm xử lý thế nào?
Không có một câu trả lời “đều phải nộp lại” hoặc “đều được chuyển sang năm sau” cho mọi khoản. Cần xác định khoản còn lại là dự toán chưa rút, kinh phí tiết kiệm, nguồn thu của đơn vị, quỹ hay nguồn kinh phí có điều kiện riêng.
Phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động tự chủ sau khi hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ có thể được phân phối theo cơ chế tài chính áp dụng cho nhóm tự chủ của trường. Đối với kinh phí được phép mang sang năm sau, kế toán thực hiện theo quy định ngân sách và phản ánh nguồn phù hợp, trong đó Thông tư 24 sử dụng TK 468 cho kinh phí mang sang năm sau trong các trường hợp tương ứng.
Trường công lập được dùng kinh phí tự chủ để mua tài sản không?
Có thể, nếu việc mua sắm phục vụ chức năng, nhiệm vụ của trường, nằm trong phạm vi nguồn được phép sử dụng và tuân thủ quy định về ngân sách, mua sắm và quản lý tài sản công.
Ngoài nguồn chi thường xuyên phù hợp, Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp cũng có thể được sử dụng cho mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp và phát triển năng lực hoạt động theo cơ chế tài chính hiện hành. Nghị định 111/2025/NĐ-CP đã quy định khá rõ các mục đích sử dụng của quỹ này.
Chi tiền lương có được tính vào kinh phí tự chủ không?
Có thể. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các chi phí khác cho người lao động là một trong những nhóm chi tiêu biểu của hoạt động giao tự chủ. TK 6121 theo Thông tư 24 được thiết kế riêng để phản ánh các khoản chi phí này.
Nghị định 111/2025/NĐ-CP cũng quy định đơn vị sự nghiệp công thực hiện chi trả tiền lương, các khoản đóng góp và phụ cấp theo cơ chế hiện hành; đồng thời trong một số trường hợp khi Nhà nước điều chỉnh tiền lương, đơn vị phải tự bảo đảm phần tăng thêm từ nguồn thu của đơn vị theo quy định. Vì vậy, tiền lương thường là một cấu phần quan trọng khi lập và quản lý kinh phí tự chủ của trường công lập.
Hạch toán kinh phí tự chủ trường học công lập sẽ chính xác và dễ kiểm soát hơn khi kế toán xây dựng quy trình theo dõi xuyên suốt từ dự toán được giao đến từng khoản chi thực tế. Thay vì chỉ kiểm tra bút toán sau khi phát sinh, kế toán nên xác định ngay từ đầu nguồn kinh phí, nội dung chi, chứng từ, đối tượng thanh toán và số dự toán còn được sử dụng.
