Cách định khoản kế toán trường học công lập không chỉ là việc xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có cho từng chứng từ phát sinh. Kế toán tại trường công lập còn phải nhận diện đúng nguồn kinh phí, nội dung nhiệm vụ, đối tượng thanh toán, thời điểm ghi nhận và mối liên hệ giữa sổ kế toán với Kho bạc, ngân hàng, quỹ tiền mặt và tài sản của đơn vị.
Bắt đầu từ một chứng từ: kế toán trường công phải xác định gì trước khi định khoản?
Ở trường công lập, cùng một khoản chi 10 triệu đồng nhưng cách hạch toán có thể khác nhau nếu khoản tiền đó thuộc kinh phí ngân sách không giao tự chủ, hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, nguồn thu của đơn vị hay khoản thu hộ học sinh. Vì vậy, kế toán không nên nhìn chứng từ rồi lập tức chọn tài khoản Nợ – Có mà phải xác định bản chất nghiệp vụ trước.
Thông tư 24/2024/TT-BTC hiện sử dụng hệ thống tài khoản hành chính, sự nghiệp mới, trong đó ngoài các tài khoản trong bảng như 111, 112, 135, 334, 511, 531, 611…, đơn vị còn phải theo dõi dự toán ngân sách bằng các tài khoản ngoài bảng như TK 008, TK 009 theo trường hợp áp dụng. Sổ theo dõi dự toán phải phản ánh dự toán được giao, số đã sử dụng, cam kết chi và số còn lại.
Khoản tiền thuộc nguồn ngân sách, nguồn thu sự nghiệp hay nguồn khác?
Đây là câu hỏi đầu tiên. Nếu khoản tiền là kinh phí NSNN cấp cho hoạt động của đơn vị thì kế toán phải xác định đó là kinh phí giao tự chủ, không giao tự chủ, chi đầu tư hay kinh phí thực hiện dịch vụ sự nghiệp công. Việc xác định đúng nguồn rất quan trọng để theo dõi dự toán và quyết toán ngân sách.
Nếu khoản tiền do học sinh, phụ huynh hoặc tổ chức khác nộp, kế toán tiếp tục xác định đó là doanh thu của hoạt động dịch vụ, khoản thu sự nghiệp, khoản nhận trước, tài trợ hay chỉ là khoản thu hộ. Một khoản tiền vào tài khoản ngân hàng của trường không đương nhiên trở thành doanh thu.
Khoản thu – chi đang thuộc hoạt động nào của nhà trường?
Sau khi xác định nguồn, kế toán phải xác định hoạt động. Ví dụ, chi tiền mua hóa chất cho phòng thí nghiệm phục vụ hoạt động giáo dục có thể thuộc hoạt động chuyên môn; mua thực phẩm cho bếp ăn bán trú lại gắn với hoạt động dịch vụ; mua thiết bị bằng dự toán không giao tự chủ lại mang bản chất khác.
Thông tư 24/2024/TT-BTC nhấn mạnh việc hạch toán chi phí theo bản chất hoạt động. Bộ Tài chính cũng đã hướng dẫn rằng chi phí phát sinh cho hoạt động nào thì hạch toán vào tài khoản chi phí của hoạt động đó, chứ không đơn thuần hạch toán theo nguồn tiền dùng để chi.
Chứng từ nào là căn cứ để ghi nhận nghiệp vụ kế toán?
Tùy nghiệp vụ, bộ chứng từ có thể gồm quyết định giao dự toán, Giấy rút dự toán, chứng từ Kho bạc, hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng lương, bảng chấm công, danh sách học sinh, bảng thu tiền hoặc chứng từ ngân hàng.
Kế toán phải nhìn cả “bộ hồ sơ nghiệp vụ”, không chỉ nhìn một hóa đơn. Ví dụ hóa đơn mua máy tính mới chỉ chứng minh việc mua hàng; để ghi tăng tài sản còn phải xem điều kiện ghi nhận tài sản, biên bản bàn giao, thời điểm đưa vào sử dụng và nguồn hình thành.
Thời điểm nào phải ghi nhận nghiệp vụ vào sổ?
Nguyên tắc là nghiệp vụ được ghi nhận khi đã phát sinh và có đủ căn cứ kế toán phù hợp, không phải chờ đến khi tiền thực sự được chi hoặc thu. Ví dụ tiền lương tháng 9 phải được ghi nhận là chi phí và khoản phải trả người lao động khi nghĩa vụ trả lương đã phát sinh, dù trường trả vào đầu tháng 10.
Tương tự, đối với một số hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, doanh thu và chi phí có thể được ghi nhận khi thỏa mãn điều kiện kế toán, kể cả thời điểm đó đơn vị chưa rút dự toán hoặc chưa thực nhận tiền. Bộ Tài chính đã lưu ý nguyên tắc này khi hướng dẫn áp dụng TK 531 và các tài khoản chi phí dịch vụ.
Dòng tiền số 1 – Định khoản khi trường được giao và sử dụng dự toán ngân sách
Dự toán NSNN là phần mà kế toán trường công phải theo dõi song song giữa kế toán tài chính và kế toán quyết toán ngân sách. Khi mới được giao dự toán, trường chưa nhất thiết phát sinh tiền mặt hoặc tiền gửi nhưng đã phát sinh quyền sử dụng dự toán trong phạm vi được giao.
Thông tư 24 yêu cầu theo dõi dự toán nguồn NSNN trong nước trên sổ S101-H và các tài khoản ngoài bảng như TK 008 đối với dự toán chi hoạt động và TK 009 đối với dự toán chi đầu tư.
Cách theo dõi dự toán ngân sách được cấp đầu năm
Khi được giao dự toán đầu năm, kế toán căn cứ quyết định giao dự toán để ghi nhận vào hệ thống theo dõi dự toán ngoài bảng theo loại kinh phí, niên độ, mục lục NSNN và cơ chế tự chủ hoặc không tự chủ.
Về quản trị, nên mở chi tiết theo từng nhiệm vụ như tiền lương, chi chuyên môn, sửa chữa, mua sắm hoặc nhiệm vụ không thường xuyên. Nhờ đó, khi rút dự toán, kế toán biết số đã sử dụng và phần dự toán còn lại cho từng mục đích.
Định khoản khi rút dự toán ngân sách về tài khoản hoặc quỹ
Khi rút dự toán và tiền thực tế về tài khoản tiền gửi hoặc quỹ tiền mặt, kế toán phải phản ánh sự tăng tiền đồng thời ghi nhận doanh thu hoặc khoản phải thu kinh phí được cấp tùy trường hợp và bản chất nguồn kinh phí.
Ví dụ, đối với một số khoản kinh phí NSNN chưa ghi nhận doanh thu trước đó, khi rút có thể phát sinh bút toán theo hướng Nợ TK 111, 112 hoặc tài khoản tài sản liên quan/Có TK 511; đồng thời giảm dự toán ngoài bảng bằng bút toán Có TK 008 hoặc 009 theo nguồn. Việc chọn TK 511 hay TK 135 phải căn cứ loại kinh phí và thời điểm đã ghi nhận doanh thu.
Định khoản khi Kho bạc thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp
Trường hợp Kho bạc thanh toán trực tiếp, tiền không đi qua quỹ hoặc tài khoản tiền gửi của trường nhưng nghĩa vụ với nhà cung cấp vẫn được thanh toán. Kế toán phải phản ánh tài sản, chi phí hoặc công nợ liên quan theo bản chất nghiệp vụ và đồng thời ghi giảm dự toán đã sử dụng.
Ví dụ, khi mua công cụ dụng cụ từ dự toán và Kho bạc thanh toán trực tiếp, có thể ghi Nợ TK 153 hoặc tài khoản chi phí liên quan/Có TK 511 hoặc TK 135 phù hợp; đồng thời Có TK 008 hoặc TK 009. Thông tư 24 hướng dẫn cùng logic này đối với mua công cụ dụng cụ bằng dự toán NSNN.
Định khoản khi điều chỉnh, bổ sung hoặc giảm dự toán
Khi cơ quan có thẩm quyền giao bổ sung dự toán, kế toán phải cập nhật tăng số dự toán theo dõi ngoài bảng và mở chi tiết theo nguồn, nhiệm vụ mới. Nếu giảm dự toán, số được giao phải được điều chỉnh giảm tương ứng.
Không nên chỉ sửa số dư cuối kỳ mà phải lưu quyết định điều chỉnh và thể hiện lịch sử tăng – giảm. Điều này giúp số liệu của trường khớp với dữ liệu Kho bạc và báo cáo quyết toán ngân sách.
Dòng tiền số 2 – Định khoản tiền lương và các khoản theo lương của giáo viên, nhân viên
Tiền lương là nghiệp vụ phát sinh hàng tháng và thường chiếm tỷ trọng lớn trong trường công lập. Theo Thông tư 24, TK 334 dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán với người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, thu nhập tăng thêm, phụ cấp và những khoản phải trả khác.
Kế toán phải tách hai giai đoạn: ghi nhận nghĩa vụ phải trả và thực thanh toán. Nếu chỉ hạch toán khi chuyển tiền, chi phí tháng có thể bị ghi sai kỳ.
Khi tính tiền lương phải trả cho cán bộ, giáo viên
Khi tính lương, bút toán cơ bản là Nợ tài khoản chi phí của hoạt động tương ứng/Có TK 334 – Phải trả người lao động. Tài khoản chi phí có thể là TK 611 đối với hoạt động không giao tự chủ hoặc các tài khoản 154, 632, 642… nếu liên quan hoạt động dịch vụ theo cơ chế tương ứng.
Thông tư 24 hướng dẫn bút toán ghi nhận thu nhập phải trả theo hướng Nợ các TK 154, 611, 612, 353…/Có TK 334. Vì vậy kế toán trường phải xác định giáo viên đang làm việc cho hoạt động nào trước khi chọn tài khoản chi phí.
Định khoản phụ cấp chức vụ, thâm niên và các khoản phụ cấp khác
Các khoản phụ cấp có tính chất thu nhập của người lao động được tổng hợp vào nghĩa vụ phải trả qua TK 334. Về mặt chi phí, phụ cấp được ghi vào hoạt động tương ứng giống như tiền lương nếu thuộc chi phí của hoạt động đó.
Kế toán nên mở chi tiết TK 334 theo từng người và từng loại thu nhập để đối chiếu bảng lương. Điều này đặc biệt cần thiết với trường có nhiều khoản như phụ cấp chức vụ, ưu đãi nghề, trách nhiệm hoặc các khoản khác theo chế độ.
Định khoản BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn
TK 332 được sử dụng để theo dõi các khoản phải nộp theo lương như BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn. Khi trích phần đơn vị phải chịu, kế toán ghi Nợ tài khoản chi phí liên quan/Có TK 332.
Phần người lao động phải đóng được khấu trừ vào thu nhập theo hướng Nợ TK 334/Có TK 332. Khi thực nộp cho cơ quan quản lý quỹ, ghi Nợ TK 332/Có TK 111 hoặc TK 112 theo phương thức thanh toán.
Khi thực trả lương qua tài khoản ngân hàng
Khi trường chuyển lương vào tài khoản cá nhân của cán bộ, giáo viên, nghĩa vụ phải trả giảm. Bút toán cơ bản là Nợ TK 334/Có TK 112.
Nếu tiền lương được rút từ dự toán NSNN để chi trả, ngoài bút toán trong bảng còn phải theo dõi giảm dự toán trên tài khoản ngoài bảng theo nguồn kinh phí. Kế toán phải bảo đảm tổng số trên bảng lương, chứng từ ngân hàng và số rút tại Kho bạc khớp nhau.
Dòng tiền số 3 – Một học sinh đóng tiền, kế toán trường phải định khoản ra sao?
Không phải tiền nào học sinh nộp cũng có cùng bản chất. Trường công lập có thể thu học phí, tiền dịch vụ bán trú, xe đưa đón, hoạt động ngoại khóa hoặc một số khoản thu hộ theo quy định.
Trước khi định khoản, kế toán phải xác định trường đang cung cấp dịch vụ hay chỉ đứng ra thu hộ. Đây là điểm quyết định khoản tiền có đi vào doanh thu hay vào công nợ phải trả.
Phân biệt học phí với các khoản thu dịch vụ giáo dục
Học phí là khoản thu gắn với hoạt động giáo dục theo cơ chế tài chính áp dụng. Trong khi đó, tiền ăn, dịch vụ bán trú, xe đưa đón hoặc hoạt động khác có thể là doanh thu dịch vụ nếu trường trực tiếp cung cấp và chịu trách nhiệm.
Theo Thông tư 24, TK 531 phản ánh doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của đơn vị sự nghiệp công lập, bao gồm dịch vụ sự nghiệp công và các dịch vụ khác đơn vị được phép thực hiện.
Định khoản khi thu tiền trực tiếp bằng tiền mặt
Nếu khoản thu đủ điều kiện ghi nhận doanh thu dịch vụ ngay, bút toán có thể theo hướng Nợ TK 111/Có TK 531. Nếu khoản tiền là tiền nhận trước cho dịch vụ chưa cung cấp thì trước hết phải phản ánh là khoản nhận trước hoặc nghĩa vụ tương ứng theo tài khoản phù hợp.
Kế toán không nên chỉ nhìn việc đã thu tiền mà kết luận doanh thu. Đặc biệt với khoản thu trước cho nhiều tháng, phải căn cứ thời điểm và điều kiện ghi nhận doanh thu theo Thông tư 24.
Định khoản khi phụ huynh chuyển khoản vào tài khoản trường
Nguyên tắc tương tự tiền mặt, chỉ thay TK 111 bằng TK 112. Khi tiền vào ngân hàng, kế toán phải xác định rõ học sinh, khoản thu và kỳ thu để phân bổ đúng.
Nếu phụ huynh chuyển khoản nhưng không ghi rõ nội dung, nên tạm theo dõi khoản chưa xác định thay vì tự đưa vào doanh thu. Sau khi xác minh mới ghi nhận đúng bản chất nghiệp vụ.
Định khoản các khoản thu hộ – chi hộ học sinh
Khoản thu hộ không phải doanh thu của trường nếu trường chỉ thu thay cho bên khác. Khi thu tiền, kế toán ghi tăng tiền và đồng thời ghi tăng khoản phải trả hoặc khoản giữ hộ tương ứng, thay vì Có TK 531.
Khi chi trả cho bên thụ hưởng, kế toán ghi giảm khoản phải trả và giảm tiền. Hệ thống nên mở chi tiết theo từng loại khoản thu hộ để cuối kỳ không có số dư không xác định được đối tượng.
Dòng tiền số 4 – Định khoản tiền ăn bán trú từ lúc thu đến khi quyết toán
Tiền ăn bán trú cần được quản lý thành một dòng nghiệp vụ riêng vì nó liên quan đồng thời tới khoản thu của học sinh, thực phẩm, kho, nhân viên cấp dưỡng và quyết toán theo số suất ăn thực tế.
Trước hết trường phải xác định hoạt động bán trú là dịch vụ do trường trực tiếp tổ chức hay khoản thu hộ một đơn vị cung cấp suất ăn. Hai trường hợp sẽ có cách hạch toán khác nhau.
Khi thu tiền ăn của học sinh
Nếu trường trực tiếp tổ chức dịch vụ và khoản thu đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, có thể ghi Nợ TK 111, 112 hoặc TK 131/Có TK 531. Nếu phụ huynh nộp trước cho nhiều ngày hoặc nhiều tháng, trường có thể phải theo dõi khoản nhận trước trước khi chuyển sang doanh thu tương ứng.
Nếu trường chỉ thu hộ đơn vị cung cấp suất ăn, không ghi vào TK 531 mà ghi vào khoản phải trả hoặc tài khoản phù hợp phản ánh nghĩa vụ chi hộ.
Khi mua thực phẩm phục vụ bếp ăn
Nếu thực phẩm được mua nhập kho, kế toán có thể ghi Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu/Có TK 111, 112, 331 hoặc tài khoản nguồn tương ứng. Nếu mua về sử dụng ngay thì ghi trực tiếp vào chi phí hoặc TK 154 nếu hoạt động bán trú cần tính giá thành dịch vụ.
Với trường tổ chức dịch vụ bán trú, TK 154 có thể được sử dụng để tập hợp chi phí nguyên liệu, nhân công và các chi phí trực tiếp khác phục vụ tính giá thành dịch vụ theo nguyên tắc của Thông tư 24.
Khi xuất thực phẩm sử dụng trong ngày
Nếu thực phẩm đang theo dõi trên TK 152, khi xuất kho sử dụng cho bếp ăn có thể ghi Nợ TK 154/Có TK 152 nếu hoạt động cần tập hợp giá thành.
Kế toán nên kết hợp phiếu xuất kho với số suất ăn thực tế. Nếu chỉ ghi tổng giá trị xuất kho mà không biết số suất, trường khó phát hiện mức tiêu hao thực phẩm tăng bất thường.
Khi thanh toán tiền công nhân viên cấp dưỡng
Khi tính tiền công phải trả cho nhân viên bếp, nếu đây là lao động trực tiếp của hoạt động dịch vụ, chi phí có thể được tập hợp vào TK 154 hoặc tài khoản chi phí phù hợp, đối ứng Có TK 334.
Khi trả tiền, ghi Nợ TK 334/Có TK 111 hoặc 112. Phần bảo hiểm và khoản theo lương tiếp tục hạch toán qua TK 332 như đối với các nhân viên khác.
Dòng tiền số 5 – Định khoản mua sắm bàn ghế, máy tính và thiết bị dạy học
Không phải cứ mua đồ dùng phục vụ trường học là ghi ngay vào chi phí. Một máy tính, máy chiếu, bộ bàn ghế hoặc thiết bị thí nghiệm có thể là tài sản cố định, công cụ dụng cụ hoặc vật tư tùy điều kiện cụ thể.
Sai ngay bước phân loại có thể làm lệch cả tài sản, chi phí và báo cáo quyết toán.
Trước tiên phải xác định là tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay chi phí
Kế toán cần căn cứ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản công, thời gian sử dụng, giá trị và bản chất của tài sản theo quy định hiện hành. Những tài sản đáp ứng điều kiện ghi nhận tài sản cố định sẽ theo dõi trên TK 211.
Công cụ dụng cụ nhập kho theo dõi trên TK 153. Thông tư 24 quy định TK 153 chỉ phản ánh công cụ dụng cụ thực tế nhập – xuất qua kho; nếu mua đưa vào sử dụng ngay thì ghi thẳng vào tài khoản chi phí hoặc tài sản phù hợp và đồng thời theo dõi công cụ đang sử dụng trên TK ngoài bảng 003.
Định khoản mua tài sản bằng nguồn ngân sách
Nếu mua tài sản bằng dự toán NSNN, kế toán ghi tăng tài sản theo nguyên giá và ghi đối ứng với doanh thu NSNN hoặc khoản phải thu kinh phí đã được ghi nhận tùy bản chất nguồn.
Đồng thời, trường phải ghi giảm dự toán trên TK 008 hoặc 009 tương ứng. Việc ghi nguồn và giảm dự toán là bước không được bỏ qua dù tiền do Kho bạc thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp.
Định khoản mua công cụ dụng cụ phục vụ giảng dạy
Nếu công cụ được nhập kho, bút toán thường theo hướng Nợ TK 153/Có TK 111, 112, 331, 135 hoặc 511 tùy phương thức mua và nguồn. Khi xuất dùng, ghi Nợ tài khoản chi phí hoặc TK 242 nếu cần phân bổ/Có TK 153.
Đồng thời ghi Nợ TK 003 để theo dõi công cụ dụng cụ đang sử dụng. Đây là một điểm đặc trưng của Thông tư 24 mà trường nên thực hiện đầy đủ để quản lý hiện vật sau khi đã xuất khỏi kho.
Định khoản khi đưa tài sản vào sử dụng
Khi tài sản hoàn thành việc mua sắm, lắp đặt và đủ điều kiện sử dụng, kế toán ghi nhận tài sản theo nguyên giá nếu trước đó đang theo dõi ở giai đoạn đầu tư hoặc mua sắm dở dang.
Từ thời điểm đưa vào sử dụng, trường bắt đầu quản lý hao mòn hoặc khấu hao theo chế độ áp dụng cho tài sản công và mục đích sử dụng. Hồ sơ phải có biên bản giao nhận và xác định bộ phận quản lý tài sản.
Dòng tiền số 6 – Định khoản sửa chữa trường lớp và cơ sở vật chất
Sửa chữa là nhóm nghiệp vụ dễ bị nhầm giữa chi phí trong kỳ và tăng nguyên giá tài sản. Kế toán phải đọc hồ sơ kỹ thuật và nội dung công việc thay vì chỉ nhìn tổng giá trị hợp đồng.
Sơn lại phòng học và xây thêm một tầng đều có thể được gọi là “sửa chữa” trong hợp đồng, nhưng bản chất kế toán không giống nhau.
Sửa chữa nhỏ phòng học hạch toán thế nào?
Các khoản sửa chữa thường xuyên nhằm duy trì tài sản ở trạng thái hoạt động bình thường thường được ghi nhận vào chi phí của hoạt động sử dụng tài sản.
Nếu thuộc hoạt động không giao tự chủ, có thể liên quan TK 611. Nếu phục vụ hoạt động dịch vụ, chi phí được phản ánh vào tài khoản tương ứng như 154 hoặc 642 tùy bản chất.
Sửa chữa lớn trường học xử lý ra sao?
Sửa chữa lớn có thể cần tập hợp chi phí trong quá trình thực hiện trước khi phân bổ hoặc xử lý theo quy định tài chính và tài sản công. Kế toán phải xem xét công việc có chỉ khôi phục tài sản hay tạo ra lợi ích và công năng tăng thêm.
Không nên mặc định mọi sửa chữa lớn đều tăng nguyên giá. Căn cứ quyết định đầu tư, hồ sơ kỹ thuật, biên bản nghiệm thu và quy định quản lý tài sản để lựa chọn cách xử lý.
Cải tạo làm tăng công năng tài sản có khác sửa chữa thông thường?
Có. Nếu dự án cải tạo làm tăng công suất, mở rộng diện tích, kéo dài đáng kể thời gian sử dụng hoặc bổ sung chức năng mới thì cần đánh giá khả năng vốn hóa vào tài sản theo quy định.
Ví dụ thay bóng đèn hỏng khác với cải tạo toàn bộ hệ thống điện để phục vụ phòng máy mới. Kế toán phải phối hợp bộ phận kỹ thuật để hiểu bản chất trước khi định khoản.
Thanh toán cho nhà thầu sửa chữa cần những chứng từ gì?
Bộ hồ sơ thường gồm quyết định hoặc kế hoạch sửa chữa, dự toán được duyệt, hồ sơ lựa chọn nhà thầu theo trường hợp, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng xác định khối lượng, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Nếu thanh toán từ dự toán NSNN, cần có thêm hồ sơ kiểm soát chi Kho bạc phù hợp. Kế toán phải đối chiếu số thanh toán với khối lượng nghiệm thu chứ không chỉ dựa vào hóa đơn.
Dòng tiền số 7 – Điện, nước, internet, văn phòng phẩm được định khoản thế nào?
Đây là các khoản chi thường xuyên nhưng cần hạch toán đúng hoạt động. Cùng một hóa đơn điện có thể phục vụ cả hoạt động không giao tự chủ và hoạt động dịch vụ của trường.
Nếu cần phân bổ, đơn vị nên xây tiêu thức hợp lý và nhất quán như diện tích sử dụng, số người hoặc mức độ sử dụng.
Hạch toán hóa đơn điện và nước của trường
Khi phát sinh chi phí điện nước, ghi Nợ tài khoản chi phí của hoạt động tương ứng/Có TK 331 nếu chưa trả hoặc Có TK 111, 112 nếu thanh toán ngay.
Nếu chi phí thuộc hoạt động không giao tự chủ, TK 611 có thể được sử dụng. Nếu thuộc hoạt động dịch vụ, chi phí được ghi vào TK 154 hoặc 642 tùy là chi phí trực tiếp hay quản lý chung.
Hạch toán internet, điện thoại và phần mềm phục vụ quản lý
Các khoản này thường là chi phí quản lý hoặc chi phí hoạt động thường xuyên tùy mục đích. Nếu phần mềm mua quyền sử dụng nhiều kỳ, kế toán cần xem xét việc ghi nhận và phân bổ thay vì ghi hết vào một tháng.
Quan trọng là giữ hợp đồng, hóa đơn và thông tin thời hạn sử dụng. Các gói phần mềm trả trước một năm cần được phân bổ phù hợp nếu đáp ứng điều kiện.
Hạch toán mua giấy, mực in và văn phòng phẩm
Nếu mua số lượng lớn nhập kho, có thể theo dõi qua TK 152 hoặc TK 153 tùy bản chất. Khi xuất dùng, ghi vào chi phí hoạt động tương ứng.
Nếu mua và sử dụng ngay, có thể ghi trực tiếp vào chi phí, không cần qua kho nếu phù hợp với quy trình quản lý của trường.
Chi hội họp, công tác phí và hoạt động chuyên môn
Các khoản này phải có đầy đủ chứng từ theo chế độ chi tiêu và quy chế nội bộ, như quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, hóa đơn, bảng kê hoặc hồ sơ tổ chức hội nghị.
Kế toán ghi nhận vào tài khoản chi phí tương ứng với hoạt động. Nếu sử dụng kinh phí NSNN, đồng thời phải bảo đảm đúng dự toán, nội dung chi và mục lục NSNN.
Dòng tiền số 9 – Trường nhận tài trợ, viện trợ hoặc hiện vật thì định khoản ra sao?
Tài trợ và viện trợ không phải lúc nào cũng được ghi nhận ngay thành doanh thu. Phải đọc điều kiện tài trợ để xác định trường đã thực sự có quyền sử dụng không hoàn lại hay còn nghĩa vụ phải thực hiện.
Thông tư 24 quy định rõ đối với khoản viện trợ, hỗ trợ có điều kiện mà nếu đơn vị sử dụng không đúng phải hoàn trả thì khi nhận chưa thực hiện điều kiện phải hạch toán là khoản nhận trước trên TK 135; khi đáp ứng điều kiện mới kết chuyển sang doanh thu tương ứng.
Nhận tài trợ bằng tiền
Nếu khoản tài trợ không kèm điều kiện hoàn trả và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, trường ghi tăng tiền và ghi nhận doanh thu phù hợp theo bản chất nguồn.
Nếu tài trợ có điều kiện, khi nhận tiền có thể ghi Nợ TK 111, 112/Có TK 135. Khi trường thực hiện đúng điều kiện tài trợ và đủ căn cứ ghi nhận, kết chuyển Nợ TK 135/Có TK 512, 711 hoặc tài khoản doanh thu phù hợp.
Nhận máy tính, bàn ghế hoặc thiết bị dạy học
Kế toán phải xác định giá trị tài sản nhận tài trợ và phân loại là tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay vật tư. Sau đó ghi tăng tài sản và ghi nhận nguồn hoặc doanh thu phù hợp với bản chất giao dịch.
Hồ sơ cần có biên bản bàn giao, chứng từ xác định giá trị và tài liệu của bên tài trợ. Không nên chỉ ghi theo giá ước tính không có căn cứ.
Tài trợ có mục đích và không có mục đích khác nhau thế nào?
Tài trợ có mục đích thường yêu cầu trường sử dụng đúng cho chương trình, thiết bị hoặc nhóm đối tượng nhất định. Nếu vi phạm có thể phải hoàn trả nên khoản nhận ban đầu có thể chưa đủ điều kiện ghi nhận ngay thành doanh thu.
Tài trợ không ràng buộc có thể được ghi nhận khác nếu trường có quyền sử dụng ngay. Vì vậy, điều khoản tài trợ là chứng từ kế toán rất quan trọng.
Chi tiền từ nguồn tài trợ được hạch toán ra sao?
Khi chi, kế toán ghi nhận tài sản hoặc chi phí theo đúng nội dung thực tế, không ghi chi phí vào một tài khoản riêng chỉ vì tiền đến từ tài trợ.
Đồng thời, nếu trước đó tài trợ được ghi nhận là khoản nhận trước có điều kiện, trường thực hiện kết chuyển phần tương ứng sang doanh thu khi đã hoàn thành điều kiện. Đây là nguyên tắc tách “nguồn tài trợ” và “bản chất chi phí”.
“Bản đồ định khoản” – Tổng hợp các nghiệp vụ trường học công lập thường gặp
Một cách dễ quản lý là chia toàn bộ nghiệp vụ thành bốn nhóm đối tượng: tiền, người lao động, học sinh và nhà cung cấp. Mỗi nhóm có một số tài khoản trung tâm.
Từ đó kế toán chỉ cần bổ sung thêm chiều nguồn kinh phí và hoạt động để hoàn thiện bút toán.
Nhóm nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi
TK 111 phản ánh tiền mặt; TK 112 phản ánh tiền gửi ngân hàng và Kho bạc. Khi thu tiền, thường ghi Nợ 111 hoặc 112; khi chi tiền, thường ghi Có các tài khoản này.
Nhưng đối ứng bên kia phải tùy bản chất: Có 511 nếu là doanh thu NSNN đủ điều kiện, Có 531 nếu doanh thu dịch vụ, Có khoản phải trả nếu thu hộ hoặc Nợ 334 nếu thanh toán lương.
Nhóm nghiệp vụ liên quan đến người lao động
TK 334 là tài khoản trung tâm của nghĩa vụ với người lao động. Khi tính lương, Có 334; khi trả hoặc khấu trừ, Nợ 334.
TK 332 theo dõi các khoản phải nộp theo lương. Kế toán phải đối chiếu 334, 332 với bảng lương, hồ sơ BHXH và chứng từ ngân hàng vào cuối tháng.
Nhóm nghiệp vụ liên quan đến học sinh
Nếu học sinh là đối tượng phải thu cho hoạt động dịch vụ, TK 131 có thể được sử dụng để theo dõi công nợ. Khi phát sinh doanh thu, có thể ghi Nợ 131/Có 531; khi thu tiền ghi Nợ 111,112/Có 131.
Khoản thu hộ cần theo dõi ở tài khoản phải trả thích hợp, không đi vào doanh thu. Hệ thống chi tiết nên có mã từng học sinh và từng loại khoản thu.
Nhóm nghiệp vụ liên quan đến nhà cung cấp
TK 331 được sử dụng để theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp. Khi nhận hàng hoặc dịch vụ chưa thanh toán, ghi Nợ tài sản hoặc chi phí/Có 331.
Khi thanh toán, ghi Nợ 331/Có 111,112 hoặc xử lý qua nguồn dự toán tương ứng. Công nợ cần đối chiếu với từng nhà cung cấp cuối kỳ.
10 lỗi định khoản khiến sổ kế toán trường học lệch ngay từ đầu
Lỗi trong trường công thường không nằm ở cộng trừ sai mà ở việc xác định sai nguồn hoặc sai hoạt động. Một bút toán có thể cân Nợ – Có nhưng vẫn sai bản chất và làm báo cáo quyết toán sai.
Vì vậy kế toán phải kiểm tra cả số tiền, nguồn, mục lục ngân sách, hoạt động và đối tượng.
Nhầm khoản thu hộ với nguồn thu của trường
Nếu khoản phụ huynh nộp để trường chuyển cho bên thứ ba nhưng kế toán ghi Có TK 531, doanh thu của trường bị tăng sai.
Cách đúng là theo dõi như khoản phải trả hoặc thu hộ – chi hộ và tất toán khi chuyển tiền cho bên thụ hưởng.
Mua tài sản nhưng lại ghi toàn bộ vào chi phí
Một thiết bị đáp ứng tiêu chuẩn tài sản nhưng bị ghi thẳng vào TK 611 hoặc 642 sẽ làm chi phí tăng sai và tài sản bị thiếu.
Trước khi định khoản hóa đơn mua sắm, luôn phải có bước phân loại tài sản – công cụ – chi phí.
Hạch toán đúng số tiền nhưng sai nguồn kinh phí
Đây là lỗi đặc biệt nguy hiểm trong quyết toán ngân sách. Chi phí kế toán có thể đúng nhưng nguồn dự toán và mục lục NSNN lại sai.
Kế toán nên gắn mã nguồn và nhiệm vụ ngay từ khi lập chứng từ, không sửa vào cuối năm.
Chứng từ Kho bạc và sổ kế toán không khớp nhau
Nguyên nhân thường là đơn vị quên ghi tài khoản ngoài bảng khi rút dự toán hoặc ghi nhầm tiểu mục.
Định kỳ phải đối chiếu TK 008, 009 và sổ theo dõi dự toán với dữ liệu giao dịch Kho bạc. Thông tư 24 yêu cầu sổ dự toán theo dõi số tiếp nhận, sử dụng, cam kết và số còn lại.
Quy trình 6 bước tự kiểm tra một bút toán kế toán trường công
Một bút toán tốt phải trả lời được không chỉ “Nợ gì – Có gì” mà còn “tiền từ nguồn nào, thuộc hoạt động gì, chứng từ nào chứng minh và có phải theo dõi ngoài bảng hay không”.
Có thể xây một checklist sáu bước và sử dụng cho tất cả nhân viên kế toán của trường.
Bước 1 – Xác định tiền từ đâu đến
Đầu tiên xác định NSNN, nguồn thu sự nghiệp, dịch vụ, tài trợ, thu hộ hay nguồn khác.
Nếu từ NSNN, tiếp tục xác định dự toán giao tự chủ, không tự chủ, đầu tư hoặc cung cấp dịch vụ sự nghiệp công.
Bước 2 – Xác định tiền được sử dụng cho việc gì
Xác định hoạt động hưởng lợi: hoạt động chuyên môn, dịch vụ, bán trú, đầu tư, quản lý hay nhiệm vụ riêng.
Điều này quyết định tài khoản chi phí và cách theo dõi quản trị.
Bước 3 – Kiểm tra bộ chứng từ
Kiểm tra quyết định, hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập xuất, bảng lương hoặc chứng từ Kho bạc tùy nghiệp vụ.
Chứng từ phải thống nhất về số tiền, đối tượng, thời điểm và nội dung kinh tế.
Bước 4 – Xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có
Sau ba bước đầu mới chọn tài khoản. Tài sản tăng thường ghi Nợ; chi phí phát sinh ghi Nợ; công nợ hoặc doanh thu tăng thường ghi Có theo nguyên tắc từng tài khoản.
Sau khi chọn, kiểm tra lại hướng dẫn cụ thể trong Phụ lục I Thông tư 24, đặc biệt với các nghiệp vụ NSNN và dịch vụ.
Ví dụ xuyên suốt – Một tháng làm việc của kế toán trường học công lập
Có thể hình dung một tháng điển hình của Trường A gồm nhận và sử dụng dự toán, tính lương, thu tiền học sinh, thanh toán bán trú và mua một số thiết bị.
Nếu kế toán xử lý các nghiệp vụ theo đúng thứ tự, cuối tháng việc khóa sổ sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Ngày đầu tháng – nhận dự toán và lên kế hoạch thanh toán
Kế toán kiểm tra số dự toán còn lại trên TK 008, 009 và đối chiếu với kế hoạch chi. Những khoản lương, chi chuyên môn và hợp đồng đến hạn được lập lịch.
Nếu có quyết định bổ sung dự toán, cập nhật ngay vào sổ dự toán. Không nên đợi tới lúc rút tiền mới ghi nhận.
Tuần thứ nhất – tính lương và các khoản bảo hiểm
Căn cứ bảng chấm công và hồ sơ tiền lương, kế toán ghi Nợ tài khoản chi phí/Có 334; trích phần bảo hiểm đơn vị chịu vào Nợ chi phí/Có 332.
Phần người lao động chịu ghi Nợ 334/Có 332. Khi chuyển lương và nộp bảo hiểm, ghi giảm 334 và 332 tương ứng.
Tuần thứ hai – thu tiền học sinh và thanh toán chi phí bán trú
Kế toán phân loại học phí, tiền ăn và khoản thu hộ. Thu dịch vụ trực tiếp có thể ghi vào 531; khoản thu hộ phải đưa vào khoản phải trả.
Chi thực phẩm được tập hợp vào 154 hoặc tài khoản phù hợp nếu trường trực tiếp tổ chức bán trú, sau đó theo dõi giá thành dịch vụ.
Tuần thứ ba – mua thiết bị và thanh toán nhà cung cấp
Trước khi hạch toán, kế toán phân loại thiết bị là tài sản cố định hay công cụ dụng cụ. Nếu là công cụ nhập kho, ghi Nợ 153; nếu tài sản cố định đủ điều kiện thì ghi tăng tài sản.
Nếu thanh toán từ dự toán, ngoài bút toán trong bảng còn phải giảm TK 008 hoặc 009 theo đúng loại dự toán.
Checklist cuối tháng dành cho kế toán trường học công lập
Cuối tháng không nên chỉ kiểm tra tổng Nợ bằng tổng Có. Kế toán cần đối chiếu cả tiền, dự toán, công nợ, nguồn và hiện vật.
Một checklist cố định giúp giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm từng nhân viên.
Đối chiếu tiền mặt – tiền gửi – Kho bạc
Kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu TK 112 với sao kê ngân hàng và số liệu Kho bạc.
Mọi khoản chênh lệch phải được xác minh ngay trong tháng, không chuyển sang tháng sau khi chưa rõ nguyên nhân.
Đối chiếu nguồn kinh phí với các khoản đã chi
Kiểm tra dự toán đầu kỳ, phát sinh tăng giảm, số đã sử dụng và số còn lại trên các sổ ngoài bảng.
Đối chiếu với báo cáo quyết toán theo mục lục ngân sách để phát hiện chi sai nguồn hoặc sai mục.
Kiểm tra tiền lương, bảo hiểm và công nợ
TK 334 phải khớp số lương còn phải trả. TK 332 phải khớp số phải nộp cơ quan BHXH và công đoàn.
TK 331, 131 và các khoản phải trả khác cần có đối tượng cụ thể, không để số dư “treo” không biết của ai.
Kiểm tra tài sản, công cụ dụng cụ và vật tư
Đối chiếu sổ tài sản, TK 153, TK 152 với phiếu kho và hiện vật. Công cụ đã xuất dùng phải được theo dõi theo quy định, kể cả trên TK 003 trong trường hợp áp dụng.
Thiết bị mới mua nhưng chưa bàn giao hoặc công cụ đã mất phải có hồ sơ xử lý rõ ràng trước khi khóa kỳ.
Câu hỏi thường gặp về cách định khoản kế toán trường học công lập
Kế toán trường công có nhiều điểm khác doanh nghiệp vì vừa phải phản ánh tài chính vừa phải theo dõi dự toán và quyết toán NSNN. Do đó, việc lấy một bút toán kế toán doanh nghiệp rồi áp dụng nguyên xi có thể dẫn đến sai.
Bốn câu hỏi dưới đây là những vấn đề thường gặp nhất khi triển khai thực tế.
Kế toán trường học công lập sử dụng hệ thống tài khoản nào?
Từ ngày 01/01/2025, Thông tư 24/2024/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp và thay thế chế độ kế toán HCSN cũ theo phạm vi quy định. Thông tư áp dụng hệ thống tài khoản trong bảng và ngoài bảng, bao gồm TK 111, 112, 131, 135, 152, 153, 211, 331, 332, 334, 511, 531, 611… cùng TK 008, 009 để theo dõi dự toán.
Do đó, khi đọc các bài hướng dẫn cũ sử dụng cơ chế theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, kế toán cần kiểm tra lại trước khi áp dụng cho năm 2025–2026 vì hệ thống và nguyên tắc hạch toán đã thay đổi.
Tiền học sinh đóng có phải khoản nào cũng ghi nhận là doanh thu không?
Không. Phải phân biệt học phí, doanh thu dịch vụ, tiền nhận trước và thu hộ – chi hộ. Chỉ những khoản thuộc lợi ích kinh tế của trường và đáp ứng điều kiện ghi nhận mới được phản ánh vào doanh thu phù hợp.
Nếu phụ huynh nộp tiền để trường chuyển cho một bên khác, khoản này về bản chất là nghĩa vụ phải trả chứ không phải doanh thu. Nếu nộp trước cho dịch vụ chưa thực hiện, cần xem xét việc ghi nhận khoản nhận trước trước khi chuyển sang doanh thu.
Mua máy tính cho trường phải ghi chi phí hay tài sản?
Không thể kết luận chỉ từ tên “máy tính”. Kế toán phải căn cứ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản công và chính sách áp dụng, bao gồm giá trị, thời gian sử dụng và mục đích.
Nếu đủ điều kiện tài sản cố định, phải ghi tăng tài sản và theo dõi hao mòn hoặc khấu hao theo chế độ. Nếu không đủ nhưng sử dụng nhiều kỳ, có thể thuộc công cụ dụng cụ và được quản lý, phân bổ theo quy định phù hợp.
Tiền ăn bán trú nên theo dõi riêng như thế nào?
Trước hết xác định trường trực tiếp cung cấp dịch vụ hay chỉ thu hộ. Nếu trực tiếp tổ chức, nên mở riêng doanh thu bán trú, chi phí nguyên liệu, nhân công và chi phí liên quan để tính được giá thành suất ăn.
Có thể tập hợp chi phí trực tiếp trên TK 154 và khi dịch vụ hoàn thành kết chuyển giá thành sang TK 632 theo nguyên tắc kế toán hoạt động dịch vụ. Bộ Tài chính đã hướng dẫn đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng TK 154, 632, 642 cho hoạt động dịch vụ thay vì đưa toàn bộ vào TK 611.
Cách định khoản kế toán trường học công lập sẽ trở nên dễ kiểm soát hơn khi kế toán không xử lý từng bút toán một cách rời rạc mà luôn đặt nghiệp vụ trong mối quan hệ giữa nguồn kinh phí, chứng từ, đối tượng kế toán và mục đích sử dụng tiền. Từ rút dự toán, chi lương, thu học phí, tiền ăn bán trú, mua sắm tài sản đến tính hao mòn và khóa sổ cuối năm, mỗi nghiệp vụ đều cần được kiểm tra theo đúng trình tự trước khi ghi nhận.
